مهارات التواصل عبر الايميل: ما هي أهم الاخطاء الشائعة التي يمكن أن أرتكبها عند التواصل مع العملاء عبر الايميل؟ وكيف يمكنني تجنبها؟

الايميل يعتبر هو وجه المتحدث وله قوانين متعارف عليها دوليا منها

1 - الا يكتب الايميل بحجم خط كبير هذا يدل على الصوت المرتفع

2 - الا يكتب الايميل باللوان وخاصتنا اللون الاحمر يدل على الغضب

3 - الا يستخدم الايميل فى المرسالات الخاصة والتهانى الخاصة خارج نطاق العمل

4 - الايحتوى الايميل على اى اسئات غير اخلاقية

من أهم الأخطاء التي يمكن ارتكابها في هذا الجانب ما يلي :

1- الخطأ في كتابة البريد الالكتروني للمرسل

2- ارسال الرسالة الى اكثر من عميل من خلال CC 

3- الإشارة الى مرفق في الرسالة دون ارفاقة عبر البريد الالكتروني

4- عدم استخدام الاطار العام للرسالة احتراماً للمرسا اليه ، وهي تحية المقدمة المختصرة ، العرض ، المطلوب ، تحية الختام

5- الاطالة في الرسالة الى حد الانشاء وارباك العميل بذلك 

6- عدم مراعاة المستوى الثقافي والتعليمي للمتعامل من خلال استخدام الالفاظ الصعبة والغريبة 

7- إظهار جانب الاستعطاف مع العميل او النفور منه خلال الرسالة

8- التلميح للعميل بالسلبية او الايجابية خلال الرسالة

9- ابراز أي قرار بالموافقة او الرفض خلال الرسالة

10- عدم التطرق الى التفاصيل التي تمس المؤسسة كعبارة "وهذا لا يجب" ، "عليك اللجوء الى" ، .. الخ

11- استخدام نوع خط واضح ومقروء من حيث الحجم واللون

12- ارسال اية مرفقات غير لازمة 

13- ذكر تفاصيل الاجراء الذي تم بشأن العميل ، تجنباً للتناقض مع متخذ القرار

14- عدم تحديد المطلوب من العميل بشكل واضح مثل : هذا للعلم فقط ، يرجى موافاتنا بما يلي ، يرجى المراجعة في يوم كذا ، تم الاجراء ، .... الخ

15- عدم الارسال الا من البريد الالكتروني الرسمي وتجنب بريدك الالكتروني الخاص

16- عدم العمومية في استكمال الاجراء - ان وجد - وضرورة تحديد الجهة أو الشخص الذي يجب على العميل المتابعة معه

17- عدم ارسال البريد الالكتروني خارج أوقات الدوام الرسمي ما أمكن

وفي حال تطبيق عكس ما ورد أعلاه نكون قد تجنبنا العديد من المشكلات والاخطاء

1- لا تستخدم أسماء غريبة ومنتقدة لبريدك الإلكتروني 

2- لا تطلب ارسال الرد على عنوان بريدك الاخر

3 - لا ترسل نفس الرسالة إلى أكثر من عميل باستخدام CC

4 - لا تهمل العنوان , و اجعله قصيرا لسهولة القراءة من الاجهزة المحمولة 

5 - لا ترسل رسالة فارغة

6 -  التأكد من خلو البريد من الفيروسات