ما هي أدوات مراقبة المخزون لضبط المخزون و ضمان الشفافية في التقارير الخاصة به؟

ادوات مراقبة المخزون هي

لجان الجرد  الدوري

لجان الجرد غير المبرمج

لجان التدقيق الداخلي و الخارجي 

و ما سبق يستند على الامور التالية في عمله 

بطاقات المخزون و التي تحوي جميع بيانات المادة و مكان تواجدها و الحركات التي تمت عليها من صرف و استلام 

بيانات الحاسب الالي والتي يجب ان تتطابق مع بيانات بطاقة المخزون 

سجل اليومية سجلاة الجرد الفواتير البطاقات الزرقاء بطاقة المخزون بطقة المحاسبة 

أ-

بصفة عامة:

1-  يتم أولآ بأول (شهريآ أو كل اسبوعين) مقارنة جرد  الدفاتر الورقية(اضافة - منصرف - تحويل) مع جرد الكمبيوتر .

ثم مقارنة الجردين السابقين مع الجرد الفعلى على أرضية المخزن.

ثم مقارنة ما سبق مع المشرفين المسئولين عن اجزاء المشروع المختلفة مثل مشرف كل فيلا يتم تشطيبها مثلآ..إلخ

بذلك سيتم تضييق السرقة  بدرجة كبيرة من مواد المخزن او المشروع.

ب-

بصفة خاصة:

وجود دورة مستندية للمخزن منتظمة  وتنفذ بدقة  يسهم فى الشفافية فى العمل.

((و لكن رغم ذلك يمكن اهدار او سرقة الكثير من المواد المخزنية وبطريقة شرعية100% ووفقآ لتنفيذ دورة المخزن بطريقة سليمة100% دون ان ينتبه أحد لشىء. كأن مثلآ يتم تسجيل صرف مواد من المخزن للمشروع  ويقر مشرف لأحد اجزاء المشروع بذلك (رغم عدم صرف المشروع لها!)وبالتالى تكون غير موجودة  بالمخزن و بنفس الوقت تم صرفها بطريقة سليمة على الورق و على ارض الواقع وبنفس الوقت تم سرقتها ^ ر ^))

وبالتالى فالأهم فى المقام الأول لأى جهة هو التأكد من صدق وأمانة الشخص المسئول عن المخازن ومسئول المخازن بدوره يتأكد منصدق و أمانة الطاقم الذى يعمل تحت يده.

وتأكد كل مدير لكل جزء من أجزاء المشروع من صدق وأمانة الفريق الذى يعمل تحت يده.

وتأكد مدير المشروع من صدق و أمانة مديرى الأجزاء المختلفة للمشروع.

وتأكد ادارة المشاريع بالشركة من صدق و نزاهة مدير كل مشروع يتعاملون معه.

وهكذا حتى نصل إلى تأكد صاحب الشركة من صدق و أمانة من يعمل لديه .

و هذا يحتاج إلى فن بالعمل وخطط و أساليب ومناورات ومفاجئات بالزيارة  مثلآ من كل مسئول الى الاشخاص الذين يعملون تحت يده للوقوف على حقيقة الامور.

الجرد الدورىصرف المخزون طبقا للخطة الموضوعة مع مراعاه شرائها بمواصفات خاصة فى التعبئة لعدم إهدارها إعادة المرتجع وحسابه بطرقة صحيحة وجود سيتم إلكترونى لمراقبة المخزونتعيين الشخص المناسب فى المكان المناسبالمراجعة المراجعة المراجعة

الدورة المستندية هي الضمان الأول والأهم لمراقبة المخزون بدءاً من طلب الشراء ثم اذن الاستلام ثم اذن  الصرف وانتهاءاً بكارت  الصنف الذي يشمل كل المعلومات المتعلقة بالصنف من صرف أو اضافة وتلك الدورة سواء كانت مميكنة أو يدوية لا غنى عنها لأنها الخيط الأهم في أي عملية جرد لهذا  المخزون وبالنسبة لعملية الجرد المطلوب فيها ولضمان الشفافية ودقة الأداء وتقليلا مخاطر الإهدار أو التبديد قصر مدة الجرد كأن تكون شهرية أو نصف شهرية وهذا حسب بيئة العمل يدوية أو محوسبة

المهم اولا / الدورة المستندية المستخدمة والتى تحكم حركة المخزون بأشكالة وأنواعة المختلفة بداية من دخول الصنف من بوابة الشركة  وحركتة بالتشغيل والإنتاج بالإضافة والصرف والتسويات الجردية المتبعة لأن المخزون من اكبر ارقام التكلفة داخل اى منشأة حكومية كانت او قطاع خاص..

ثانيا / حركة صنف المخزون التي تشمل حركة المخزون ( اضافة . صرف ) مسعر لتحديد المشتريات وكذا التكلفة و أرصدة الأصناف لمعرفة الكميات وتقييم المخزون سواء كانت كارتة الصنف هذة يدوية أو ضمن برنامج المخازن بالبرامج الجاهزة

هناك طرق مختلفة لمراقبة المخزون تعتمد على نوع البضاعة المخزنة ولكن بشكل عام هناك ما يسمى ببطاقة الصنف يعتمد في عملية الرقابة المخزنية وحديثاً هناك برامج آلية تحدد طريقة الرقابة المخزنية المثلى على ضوء نوع البضاعة ...