ما هو الفرق بين سكرتير تنفيذي وسكرتير؟

السكرتير التنفيذي يختلف عن السكرتير العادي بأنه لديه جزء من صلاحيات المدير وينوب عنه في حالة غيابه في بعض جزئيات العمل التي تتطلب تواجد شخص لتنفيذ العمل 

قد تكون الوظيفتين متقاربتين في بعض المهام والواجبات عدا أن الفرق بينهما أن مهام وواجبات السكرتير التنفيذي تكون اكثر من مهام السكرتير العادي وحسب نوع المنشأة .مهام السكرتير ومتطلباتهالصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير1 التخصصاكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.2 الثقافةأ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.3 اللغةالقدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير1 التنظيمالإلمام بالنظم الإدارية.2 العلاقاتالقدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.3 اللوائح والتعليماتالإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.أعمال السكرتيرالاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.الاتصالات الهاتفيةأهمية الاتصالات الهاتفية:1 السرعة في نقل المعلومات2 السرعة في انجاز الاعمال3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب،2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية،4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية،6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ،7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير1 التأكد من صحة الرقم المطلوب2 الايجاز في الحديث ،3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث1 التحدث بصورة مهذبة،2 التحدث في السماعة بهدوء ،3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ،4 عدم الغضب أثناء الحديث ،5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ،6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ،7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.ملاحظة:هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة،2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز،3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت،4 إعداد جدول خط سير الرحلة،5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس،6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس،7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة،8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر،9 إعداد ملف كامل للرحلة.أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس1 التصرف في المسائل الروتينية،2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين،3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس،4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة،5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.ب ملف المواضيع المؤجلةالسكرتير بعد عودة الرئيس1 عرض الملفين السابقين ،2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة،3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.تنظيم مقابلات الزوار1 السماح بالمقابلات الضرورية ،2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً،3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ،4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد،5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس،6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً،7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته،8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ،9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.المهارات المكتبية للسكرتير1 فتح البريد،2 كتابة المراسلات،3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة،4 التخلص من الأوراق الزائدة،5 استخدام آلة التصوير.أولا: فتح البريد:عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،2 افتح البريد فور وصوله ،3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،6 وزع البريد على من يهمه الأمر.ثانياً: كتابة المراسلاتيجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات،2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردةلاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدةخصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .خامساً: استخدام آلة تصوير المستنداتتوفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.تلخيص المقالاتالتعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.أهمية تلخيص المقالات:1 توفير وقت القارىء،2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى،3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.الهدف من التلخيص:1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة،2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال،3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية،2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.الطريقة العلمية للتلخيص1 جمع البيانات.2 تصنيف البيانات والمعلومات،3 الربط بين المعلومات،4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية,5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية،6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها،7 تحليل النتائج،8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ،9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة،10 كتابة المرجع هذا المختصر.المبادئ الأساسية1 عزز وحافظ على الاحترام.2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.3 اطلب المساعدة لحل المشاكلمهام السكــــــــــرتير التنفيــــــــــذي.....اولا - معالجة البريد :1- يسلتم البريد اليومي .2- يفرز البريد اليومي .3- يعرض البريد على المدير .4- يوجه البريد حسب الاختصاص.5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .8- يسجل البريد الصادر.9- يحفظ صورة من البريد الصادر.10- يرسل البريد الصادر.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.ثالثا - اعداد المراسلات :1- يحرر المادة المكتوبة.2- يطبع المادة المحررة.3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.رابعا - تنظيم الاجتماعات :1- يحجز قاعة الاجتماعات.2- يوجه الدعوة للمشاركين.3- يجهز قاعة الاجتماع.4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.5- يدون الملاحظات في الاجتماع .6- يعد محضر الاجتماع.7- يوزع محضر الاجتماع.خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :1- يسجل بيانات الزوار.2- يعرض الاجندة على المدير.3- يجهز البيانات المطلوبة.سادسا - استقبال زوار المدير العام :1- يستقبل الزوار.2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.سابعا - ترتيب السفريات:1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.3- يجهز ملف السفر.4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .2- يصنف المحفوظات .3- يرمز المحفوظات.4- يفهرس المحفوظات .5- يحفظ المحفوظات .6- يتلف المواد المحفوظة.7- يحضر الملفات عند الطلب.تاسعا - متابعة اعمال الادارة:1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:1- يومن المواد والمستلزمات.2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.3- ينشى الجداول باستخدام Excel.4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:1- يستخدم جهاز الفاكس.2- يستخدم آلة التصوير.3- يستخدم فرامة الورق.4- يستخدم الماسح الضوئي.5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :1- يغير احبار الاجهزة .2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.3- يصلح الاعطال البسيطة.4- يبرمج الفاكس.رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.4- يتابع البرامج المتخصصة.5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.2- ينسق اجازات العاملين.3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.

مسئولياتُ السكرتاريةِ زادتْ مسئولياتُ «السكرتاريةِ» وتشعبتْ تقسيماتُهَا التنظيميةُ في سبيلِ تحقيقِ عملياتِ الاتصالِ والربطِ بين أجزاءِ المشروعِ بعضه البعض، وبينَهُ وبينَ جمهورِهِ الخارجي لتكون قنواتُ الاتصالِ سريعةً وفعّالةً، ويسهلُ إعدادُ وتقديمُ البياناتِ اللازمة، وعرضُها وفقًا للأساليبِ العلميةِ والفنيةِ في أقلّ وقتٍ ممكنٍ؛ مما يساعدُ الإدارةَ على اتخاذِ القراراتِ الرشيدةِ في الوقتِ المناسبِ. السكرتيرالتخصصُ منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ. الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ. علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ. تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.التعاملُ مَعَ الآخرِين :استخدامُ الهاتفِ لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ. مقابلةُ الزّائرينَ منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.النسخُ والتصويرُ من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.تشغيلُ البياناتِ منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.حفظُ السجلاتِ الماليةِ يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.التخطيطُ اليومِيُّ :تخطيطُ العملِ اليوميِّ إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.استخدامُ المفكرةِ من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت». ترتيباتُ السفرِ يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها. التدريبُ والمرانُ على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.

مهام السكرتير Secretary

1- تنظيم العمل بالمكتب2- تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة4- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة5- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج6- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى7- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين8- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل9- عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى

مهام السكرتير التنفيذي Executive Secretary

1- تحضير المراسلات والتقارير.2- تحضير مواد العروض التقديمية.3- تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.4- تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.5- متابعة أجندة Calendar المدير العام.6- إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.7- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.8- استقبال الزوار والعملاء.9- أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.10- إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.11- التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.12- الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته