ما هي مهام السكرتيرة التنفيذية؟

المقصود بها ما هي اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي وساقوم إن شاءالله بوضع بحث شامل عنها اولا - معالجة البريد :1- يستلم البريد اليومي .2- يفرز البريد اليومي .3- يعرض البريد على المدير .4- يوجه البريد حسب الاختصاص.5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .8- يسجل البريد الصادر.9- يحفظ صورة من البريد الصادر.10- يرسل البريد الصادر.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.ثالثا - اعداد المراسلات :1- يحرر المادة المكتوبة.2- يطبع المادة المحررة.3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.رابعا - تنظيم الاجتماعات :1- يحجز قاعة الاجتماعات.2- يوجه الدعوة للمشاركين.3- يجهز قاعة الاجتماع.4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.5- يدون الملاحظات في الاجتماع .6- يعد محضر الاجتماع.7- يوزع محضر الاجتماع.خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :1- يسجل بيانات الزوار.2- يعرض الاجندة على المدير.3- يجهز البيانات المطلوبة.سادسا - استقبال زوار المدير العام :1- يستقبل الزوار.2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.سابعا - ترتيب السفريات:1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.3- يجهز ملف السفر.4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .2- يصنف المحفوظات .3- يرمز المحفوظات.4- يفهرس المحفوظات .5- يحفظ المحفوظات .6- يتلف المواد المحفوظة.7- يحضر الملفات عند الطلب.تاسعا - متابعة اعمال الادارة:1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:1- يومن المواد والمستلزمات.2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.3- ينشى الجداول باستخدام Excel.4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:1- يستخدم جهاز الفاكس.2- يستخدم آلة التصوير.3- يستخدم فرامة الورق.4- يستخدم الماسح الضوئي.5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :1- يغير احبار الاجهزة .2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.3- يصلح الاعطال البسيطة.4- يبرمج الفاكس.رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.4- يتابع البرامج المتخصصة.5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.2- ينسق اجازات العاملين.3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.إلى هنا ارجو من الله ان اكون قد وفقت في سرد اهم واجبات ومهام السكرتير التنفيذي.

تختلف بحسبمهام المنظمة أو الإدارة ولكن الاساسيات ومهامه كالتالي:

 

1- يؤدي أعمال ومهام السكرتارية بكفاءة وفاعلية.2- ينسخ ويعالج النصوص باللغتين العربية والإنجليزية أو بحسب اللغة المطلوبة بطريقة اللمس بسرعة لاتقل عن (20) كلمة صحيحة في الدقيقة بكفاءة وفاعلية.3- ينظم المكاتب ويديرها بكفاءة وفاعلية.4- ينظم الوثائق ويحفظها بدقة وإتقان.5- يعد الرسائل والتقارير ويعرضها بكفاءة وفاعلية.6- يستخدم تطبيقات الحاسب الآلي في الأعمال المكتبية بدقةوإتقان.7- يستخدم الأجهزة المكتبية الحديثة ويشغلها بكفاءة وفاعلية.8- يتعامل بطريقة إيجابية مع الآخرين بكفاءة وفاعلية.9- يجري العمليات المحاسبية البسيطة بدقة وإتقان.

 

المصدر موقع معهد الإدارة العامة مع بعض التعديلات من عندي

بالتوفيق

الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير: التخصص -اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتاريه الثقافة أ- الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية. ب- الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها. اللغة -القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها. -الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير -التنظيم الإلمام بالنظم الإدارية. العلاقات -القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية. -اللوائح والتعليمات -الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها - تكتسب مهارات التحصيل العلمي في مجال السكرتارية - تجميع الثقافة -التساهل بالمواضيع الإجتماعية والعامة. -المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد. -مهارة استخدام اللغة -المقدرة على الكتابة و التحدث بلغة البلد التي يعمل فيها. -المعرفة بالقدرة على كتابة التقارير والمحاضرات - القدرة على إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية - مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين - القدرة على الإتصال اللفظي . -القدرة على التعامل مع الرؤساء و الاستفادة من الأنماط السيكولوجية للتعامل معهم المهارات المكتبية للسكرتير - فتح البريد - كتابة المراسلات - متابعة المراسلات الصادرة والواردة -التخلص من الأوراق الزائدة -استخدام آلة التصوير. أولا: فتح البريد: عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية: -تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، -افتح البريد فور وصوله ، -افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، -تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، -اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، -وزع البريد على من يهمه الأمر. ثانياً: كتابة المراسلات -يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات، - يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، - يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، - احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، - يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية. ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة -لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت. -يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد. -يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة. رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة -خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله. -حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها. -حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية. -هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.

أعتقد أن الاجابات الواردة قد ذكرت المهام الرئيسية للسكريتيريا التنفيذية ... شكرا

تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارة العليا• اجتماعات التخطيط والجدولة والتعيينات• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية• قراءة وتحليل المذكرات الواردة، المذكرات، والتقارير من أجل تحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.• فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة، بما في ذلك الفاكسات والبريد الإلكتروني.• ترتيب لحزم البريد الصادرة أن يتم انتقاؤها• تحديد المسائل ذات أولوية قصوى، والتعامل وفقا لذلك• إعداد جدول أعمال اجتماعات• تنسيق ترتيبات السفر وإعداد خطوط السير، يجمع ويحافظ على قسائم السفر والسجلات.• وضع الترتيبات اللازمة للسفر وانتقادات• تلقي ونقل رسائل الهاتف• الحفاظ على نظام الايداع الورقية والإلكترونية• أداء واجبات أخرى يكلفه بها الإدارة.

 

لمعرفة مهام وواجبات السكرتير قبل واثناء وبعد الاجتماعات تفضل تجد الجواب بهذا المقالة

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

مهام و مسئوليات السكرتيرة التنفيذية :

- الإنابة عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة في التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتيرة التنفيذية مسئولة عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

 

الإجابات المميزة السابقة أفادت وأجادت ...