برأيك ما هي مهام المطلوبة من قسم السكرتارية في الشركة؟

اعطني سكرتاريا فعالة إعطيك مؤسسة متميزةتعتبر السكرتاريا بمثابة كتابة ضبط أو أمانة الإدارة ومستودع سرها ومقود نجاحها، بل هي القلب النابض والجندي المجهول في أي تطور أو ازهادر تكسبه الشركة.

فإذا كان المدير هو المسؤول ، فإن قسم السكرتاريا هذاكرته، فأول ما يتميز به المدير الناجح هو الانضباط، وماهذا الانضباط إلا أحد صور انجازات السكرتاريا، ولذلك لابد للمسؤول عن السكرتاريا أن يتوفر على مجموعة من المواصفات المتميزة من اهمها:الصدق والنزاهة فهي امانة حساسة ومستودع أسرار المهن للهئية أو الشركةالذكاء اللباقة وسرعة البديهية إذهي واجهة الادارية للهئية أو الشركة فلابد له من طاقة استيعابية للتمكن من تحليل بعض المعطيات إتقان فن التواصل ولغة العمل إذ السكرتير يفترض به أن يكون مديرا افتراضيا يمكن أن يحل دونه في تصريف الأمور على فيما يتعلق بالجوانب الشكلية للملفات على سبيل المثال.ومن اهم مهام السكرتاريا:تسييربريد لاإدارة (واردات وصادرات) من خلال سجل لا يوازيه في الاتقان سوى سجل المحاسبة.إعداد وحفظ البيانات والوثائق الادارية.متابعة نشاطات واهتمامات المدير (متابعة الملفات المفتوحة، ضبط المواعيد، وتذكيره بالواجبات اللازم عند اللزوم)

اعداد قاعدة بيانات تفصيلية عن المعطيات ذات الصلة بعمل الهئية وتحضيرها في شكل إحصائياتلعب دور المضيف في استقبال المرتفقين الزوار واعطاء الانطباع الحسن عن الهيئة والمسؤولين فيها.الاسهام في المجهود التنموي للهيئة أو الشركة كلما سنحت الفرصة.وعموما يعتبر رهان التقدم في الادارة أو الشركة بقدر كفاءة وتميز قسم السكرتاريا،باختصار "إعطني سكرتاريا فعالة إعطيك مؤسسة متميزة".

على السكرتارية أن تنظم عمل المدير وتنظم المواعيد والإجتماعات وعرض تلخيص للعمل الذى قام به الموظفين

المظهر وسرعة البديهه وحسن الخلق

ترتيب الموعيد استقبال العملاء تلقى الاتصالات والمراسلات

السكرتاريه من اهم مهام خلق مناخ وظيفي منظم ومريح لي مدير او المسوؤل عن عمل معه ...مثل تنظيم الاعمال والاوراق عمل و موعيد والاجتماعات ومقابلات عمل وكل ما يخص مديرها مه باقي الاقسام وكادر الوظفي 

 

•  التخصصاكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.2 الثقافة أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.3 اللغةالقدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير1 التنظيم الإلمام بالنظم الإدارية.2 العلاقاتالقدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.3 اللوائح والتعليماتالإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.أعمال السكرتيرالاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.الاتصالات الهاتفيةأهمية الاتصالات الهاتفية:1 السرعة في نقل المعلومات2 السرعة في انجاز الاعمال3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب،2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية،4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية،6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ،7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير1 التأكد من صحة الرقم المطلوب2 الايجاز في الحديث ،3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث 1 التحدث بصورة مهذبة،2 التحدث في السماعة بهدوء ،3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ،4 عدم الغضب أثناء الحديث ،5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ،6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ،7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.ملاحظة:هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة،2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز،3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت،4 إعداد جدول خط سير الرحلة،5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس،6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس،7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة،8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر،9 إعداد ملف كامل للرحلة.أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس1 التصرف في المسائل الروتينية،2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين،3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس،4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة،5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.ب ملف المواضيع المؤجلة السكرتير بعد عودة الرئيس1 عرض الملفين السابقين ،2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة،3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.تنظيم مقابلات الزوار1 السماح بالمقابلات الضرورية ،2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً،3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ،4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد،5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس،6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً،7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته،8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ،9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.المهارات المكتبية للسكرتير1 فتح البريد،2 كتابة المراسلات،3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة،4 التخلص من الأوراق الزائدة،5 استخدام آلة التصوير.أولا: فتح البريد:عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،2 افتح البريد فور وصوله ،3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،6 وزع البريد على من يهمه الأمر.ثانياً: كتابة المراسلاتيجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات،2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردةلاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدةخصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .خامساً: استخدام آلة تصوير المستنداتتوفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.تلخيص المقالاتالتعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.أهمية تلخيص المقالات:1 توفير وقت القارىء،2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى،3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.الهدف من التلخيص:1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة،2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال،3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية،2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.الطريقة العلمية للتلخيص1 جمع البيانات.2 تصنيف البيانات والمعلومات،3 الربط بين المعلومات،4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية,5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية،6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها،7 تحليل النتائج،8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ،9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة،10 كتابة المرجع هذا المختصر.المبادئ الأساسية1 عزز وحافظ على الاحترام.2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.

القيام بالمهام الموكله وعدم التاجيل ومتابعة مصالح الموضفين وحلول مشاكلهم ومناقشتها مع مدير الموارد البشريه لانها الوسيط بينهم

اللباقة واللياقة

تنظيم الوقت

ادارة الاعمال

اجادة برامج الاوفيس

حسن المظهر

الثقافة والتطلع والقراءة

مهارات الاتصال والتواصل الفعال

اجادة تدوين الملاحظات والتنبيه المستمر والفولو المستمر