ما هي أهم واجبات السكرتير في أعماله؟

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير

اولا - معالجة البريد

يستلم البريد اليومي

.يفرز البريد اليومي

.يعرض البريد على المدير

.يوجه البريد حسب الاختصاص

.يصور البريد الوارد حسب الاهمية

.يوزع البريد على الاقسام المختصة

.يحفظ البريد الموجه للحفظ

.يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر

.يرسل البريد الصادر

 

.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف

.يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة

.يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال

.يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص

.يجري الاتصالات المطلوبة للمدير

.يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

 

.ثالثا - اعداد المراسلات :

يحرر المادة المكتوبة

.يطبع المادة المحررة

.يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة

.يصور الاوراق والمستندات المطلوبة

.يصمم النماذج المطلوبة للعمل

 

.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

يحجز قاعة الاجتماعات

.يوجه الدعوة للمشاركين

.يجهز قاعة الاجتماع

.يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع

.يدون الملاحظات في الاجتماع

.يعد محضر الاجتماع

.يوزع محضر الاجتماع.

 

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

يسجل بيانات الزوار

.يعرض الاجندة على المدير

.يجهز البيانات المطلوبة

 

.سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

يستقبل الزوار

.يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة

.يقوم باستقبال كبار الضيوف

 

.سابعا - ترتيب السفريات:

يجمع البيانات المتعلقة بالسفر

.يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها

.يجهز ملف السفر

.يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير

.يلغى الزيارة حسب طلب المدير

 

.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .

يصنف المحفوظات .

يرمز المحفوظات.

يفهرس المحفوظات .

يحفظ المحفوظات .

يتلف المواد المحفوظة.

يحضر الملفات عند الطلب.

 

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

يطلع على ملف المتابعة يوميا.

يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

 

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

يؤمن المواد والمستلزمات.

يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

يستلم المواد والمستلزمات للادارة.

يحضر المصروفات النثرية للادارة.

 

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج

يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج

.ينشى الجداول باستخدام 

ان يكون السكرتير دقيق وملتزم بمواعيد العمل 

لمعرفة واجبات السكرتير انصحك بقراءة هذا المقال 

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

أن يكون السكرتير دقيق وصبور فى عمله وتحمل ضغط العمل وكتوم لأسرارالمكتب

        والتأكد من سير الأمور الإدارية بسلاسة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده (مكان – زمان – طريقة اتصال التذكير بالتكليفات) .التأكد من اتخاذ كافة الإجراءات الإدارية بشكل ----مناسب.قبل – اثناء –-بعد 

   ( تدوين الملاحظات الدقيقة عن فعاليات الاجتماع.( اثناء 

-وكتابة محضر الاجتماع أو ملاحظات لتكون سجلاً دائماً ورسمياً.- اثناء معرفة الإجراءات التي تسري على الاجتماع والتعريف بها عند الضرورة.--

 

 

-ثم مساعدة القائد طوال الاجتماع- اثناء 

-التركيز على القرارات فى نهاية الاجتماع .- اثناء – بعد

-مراجعة القائد فى حدود اجراءات التكليف - قبل

-التذكير بجدول المرة القادمة وتكليفاتها .اثناء –بعد 

والاحتفاظ بكافة الوثائق ذات العلاقة بالاجتماع والمعرفة التامة بها وتوزيعها وتوفيرها عند الضرورة.قبل – بعد 

•              احرص على وجود سكرتير لاجتماعات     

ان يكون يعرف يعمل تحت ضغط ان يكون ملم بلائحة العاملين بالشركة ومعرفة تامة بالواجبات والمسئوليات التي تقع عليه في نطاق الواجب الوظيفي المسند له والتعاون فيما يسند له من اعمال

سكرتير في وفاكاش او بريد بانك

اهم حاجة يكون طويل البال ودقيق فى مواعيدو