أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
مهام السكرتارية تتجاوز تلك التي يقوم بها مدير المكتب؛ سكرتير المؤسسة هو الدينمو للمؤسسة. فهو يؤدي أعمال الاستقبال وأعمال العلاقات العامة والاتصالات إلخ...
شكرا للدعوة وفي انتظار باقي اجابات الخبراء للاستفادة منهم
السكرتارية ترتيب وتنظيم مواعيد واعمال مدير المكتب
اما مدير المكتب فهو المنوط بالتفكير والتطوير والتنفيذ لاعمال المكتب والشركة
من مهام السكرتاريه تنسيق عمل المدير الاداري
مدير المكتب:يقوم مدير(ة) المكتب بتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكل عام.ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظر منه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة، وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.وبشكل عام بنهاية المطاف.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.أما..السكرتير التنفيذي:يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقية الأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلال أشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء.***مهام مدير(ة) المكتب بشكل عام تتضمن:ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.تفويض الأعمالتأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.إعداد التقاريرالإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل. صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.الاحتفاظ بسجلات الذاتية.تنظيم عملية جلب موظفين جدد.ترأس بعض الاجتماعات.إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.تأمين الأثاث المكتبي اللازم.تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.مهام السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بشكل عام تتضمن:تحضير المراسلات والتقارير.تحضير مواد العروض التقديمية.تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.متابعة أجندة Calendar المدير العام.إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.استقبال الزوار والعملاء.أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.إعداد نظامك أرشفة ورقي والكتروني.التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته.
السكرتارية :
القيام بالمهمام والتعليمات الخاصة بتنظيم وترتيب مواعيد لقاء موظفى الادارة العليا بالمدير العام واستقبال المكالمات التليفونية والايميلات وتسجيل ذلك ، طباعة الرسائل الصادرة والواردة من المؤسسة للغير، تنسيق عملية الاستلام والتسليم للبريد الوارد والصادر وتوزيعة على الاقسام من خلال صندوق البريد واعطاءها رقم مسلسل وتاريخ من واقع سجلات المراسلات، متابعة تنفيذ اقرارات والتوصيات الصادرة من المسؤولين فى الادارة العامة الموجهة للوحدات الإدارية الادنى وحفظ صورة منها حسب تسلسل الرقم والتاريخ، اعداد التعاميم والاوامر الادارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير، كما تقوم بإستقبال الضيوف الوافدين للمؤسة وتحديد مواعيد لقاء حسب المواعيد المنسقة والمنظمة بموجب تعليمات المسؤولين، ترتيب أرشيف السكرتارية ومسؤولة عنه مسؤولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات واصول اوراق المؤسسة، والمتابعة المستمرة لتواريخ المستندات التى تحتاج لتجديد بصورة دورية .
مدير المكتب:
تنظيم وإدارة المكتب فى الاعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد من الادارة العليا، تحديد وصياغة الاهداف المطلوبة لضبط اداء المكتب، المشار اليه فى صياغة إجراءات إدارة المكتب وكل ما يتبع له، استقبال زوار المدير، الاشراف على اظهار المكتب بمظر لائق من حيث النظافة والترتيب، مراجعة واعتماد تنسيق جدول المواعيد والمقابلات وبيان ما تم تأجيلة مع ذكر الاسباب، اعداد خطة اسبوعية تتضمن جدول المدير، مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير، التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المديرالعام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة، مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام، مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل، مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد، حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها، مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع، مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها، التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام، التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام، توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام، مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل، تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية والارتقاء بمستواهم الوظيفي، وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم ، مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف والتي لا تخالف قوانين وأنظمة الشركة والقوانين والأنظمة المعمول بها والتي تساهم في تحقيق هدف الشركة بناءاً على طلب شخصي من الإدارة العليا.
عمل السكرتير هو تنظيم و استقبال البرد و الرسائل و المكالمات
أما المدير فمهمته تسيير المؤسسة أو الشركة و إصدار التعليمات و الأوامر
هل تحتاج لمساعدة في كتابة سيرة ذاتية تحتوي على الكلمات الدلالية التي يبحث عنها أصحاب العمل؟