كمدير قدم بعض المبادرات لمواجهة الظواهر الاتية: إرتكاب أخطاء في التقارير المقدمة لك، مشكلة شخصية أثرت على أداء الفريق،هبوط الروح المعنوية في الآداء؟

شكرا لدعوتك

المشاكل المذكورة هي من المشاكل المعتادة في العمل الاداري ولكن معالجتها تختلف من شخص لاخر .... وبكل الاحوال ومن وجهة نظري يمكن حل هذه المشاكل كالاتي

• اخطاء التقارير : بما ان هذه التقارير يبنى عليها اتخاذ قرار فيجب تدريب الموظف جيدا على تنظيم التقرير خاصة وان كان هذا التقرير يحوي ارقام او جداول او منحنيات تحدد نسبة انجاز او مستوى اداء وبالتالي سيتم تقييم مرحلة معينة او موظف على اساسها , الموضوع بسيط جدا الموظف الذي تم تعينه لاداء هذه المهمة بالغالب يجهل الطريقة فيتم اعطاءه تدريب بسيط وتجربة هذا الاداء معه ( وسوف اخبره شخصيا بأنني احتاج الى ان يكون شكل التقرير بهذه الطريقة ) وبالتالي سوف تحل المشكلة ويتم تدريب الموظف وتحفيزه في نفس الوقت لان انجازه هو اعداد هذا التقرير بالشكل الصحيح
• مشكلة شخصية تؤثر على اداء الفريق : مشاكل الافراد داخل الفريق تأتي من موضوعين اساسيين اما قلة المهام الموكلة لفرد من افراد الفريق  وبالتالي لايوجد لديه مايفعله سوى ان يثير المشاكل بين اعضاء الفريق او انه تم وضعه في مكان غير مناسب له وبالتالي لكي يغطي على الخطأ الذي لاذنب له به يفتعل المشاكل .... بكل الاحوال يمكن حل الموضوع من خلال

1. وضع الشخص المناسب بالمكان المناسب
2. توحيد اعضاء الفريق دائما نحو هدف واحد بغض النظر عن خلفياتهم الثقافية والعلمية والعملية من خلال اعلامهم ان نجاحهم هو نجاح الفريق وفشلهم هو فشل الفريق .... واذا فشل احدهم في تحقيق الهدف فيجب عدم تحميله المسؤولية وحده بل يجب تحميل المسؤولية للجميع فهم يعملون كجسد واحد وفشلهم احدهم معناه عدم قدرة الاخرين على انجاحه
3. توزيع المهام بشكل متساوي على الجميع
4. التحفيز والمكافاة تكون حسب الانجاز الكمي وليس بالتقدير وتكون لجميع اعضاء الفريق ولو كان مبلغ الحافز دولار واحد
5. استبعاد اي شخص لاينجز ضمن العمل لانه لايريد ان ينجز والا سوف يثير المشاكل ويكسر وحدة الفريق

• هبوط الروح المعنوية : ويحدث هذا عندما يكون القائد سلبيا او غير معترف بأنجازات فريقه او عندما تنعدم العدالة ضمن الفريق ولتجنب انكسار الفريق وهبوط معنوياته انصح كل مدير ان يبدأ صباحه بأبتسامة بوجه فريقه مع كلمة شكرا لانكم تعملون سوية معنا فهذا يجعلهم يشعرون بقيمة وجودهم ضمن الفريق وليس فقط هم رجال اليون يبصمون صباحا لتسجيل الدخول ويبصمون مساءا لتسجيل الخروج ومابينهم عمل * عمل , كما يجب ان يحتفل المدير دوما بأي انجاز يقوم به اعضاء فريقه ولو كان هذا الانجاز بسيطا ولايشترط ان يكون الاحتفال صاخبا فكلمة شكرا او تسلم ايدك او حياك الله تكفي ولكن بحضور زملاءه لكي يشعر الموظف انه قام بشئ مهم فيقوم بما هو اكبر ليحصل على ماهو اعلى وكذلك يتحفز زملاءه ليحصلوا على نفس الاحتفاء والتقدير

مع التقدير

من مبدأ معالجة الأمور نتوافق مع جميع الأراء المنتجة ،

.... شكراً جزيلا للجميع .....

 

ارتكاب اخطاء فى التقارير المقدمة ..........

التقارير احصل عليها من 3 جهات هى ادارة العمليات وبحوث التسويق والادارة المالية فمهما كان الخطأ لابد من عمل اجتماع يشمل تلك الادارات يتم مناقشة فييه المشاكل التى حدثت نتيجة تلك التقارير وايجاد طرق حلها ويكون المسؤول عنها عند انهاء ذلك الاجتماع هو مدير الادارة صاحبة الخطأ 

المشاكل الشخصية دائما تحال الى قسم التحليل النفسي بادارة الموارد البشرية فور تأخر اداء احد الموظفين واذا اثرت على باقى الفريق فاجابتها فى التحدي الثالث

وهى كيفية رفع الروح المعنوية فى الاداء 

بسهولة اجتماع الادارات مع الموظفين صباح كل يوم  يشمل تحفيزهم ووضعهم موضع الاهمية لسير العمل بالاضافة الى المكفأت والحوافز وبناء بيئة اجتماعية تعاونية بين الموظفين يساعد على الرفع من ادائهم

شكرا على الدعوة .......................................... كان السؤال عن ردة الفعل أو الإجراء الذي يمكن أن تتخذة كمدير مشروع تجاه المواقف الثلاث ......... أولا عن الأخطاء في كتابة التقارير. ... ومعلوم مدى أهمية التقارير لسير العمل وخاصة انه تبنى على أساسها أشياء عديدة لذلك يشترط فيها الدقة ... إذا أخطأ الموظف في كتابة التقرير ننظر إلى طبيعة الخطأ أن الخطأ ناتج عن جهل وعدم دراية أو عدم خبرة فهذه الحالة نقوم عضو الفريق المسؤل عن كتابة التقارير وتدريبه على الوجه المطلوب ....................... لكن أن كان الخطأ ناتج عن تقصير من عضو الفريق ناتج عن عدم المتابعة والتقصير في أداء واجبه تتم محاسبة عضو الفريق في هذه الحالة ...................... في حالة حدوث مشكلة شخصية أثرت على أداء الفريق .. معلوم أن النزاعات غالبا ما تقع بين أعضاء الفريق .... ولكن على مدير المشروع حل تلك النزاعات وذلك بالتصدي لها و مواجهتها والوصول فيها إلى حل نهائي حتى لا تظهر الى السطح مجددا .................................. أم هبوط الروح المعنوية للفريق فيجب أن نعرف ألأسباب التي تسببت فيها ..... بعدها يمكن لفريق المشروع الاجتماع مع أعضاء الفريق وتبصيرهم بأهمية الدور الذي يقومون به وتثمين دورهم وتعريفهم بأهمية المشروع بالنسبة للإدارة العليا .... وأفضل الطريق لرفع المعنويات تحفيظ الفريق وزرع روح التعاون والتآلف وبسط العدل والمساواة بينهم ......امل ان اكون قد وفقت في الاجابة. ..... ودمتم ............

أتفق مع الزملاء خاصة السيد " محمد حيدر " يجب عقد  لقاءات لمعرفة الأسباب 

و تدريب من يحتاج لتدريب .

.................... متابع   ....................

شكرا على الدعوة. أتفق مع إجابات الأساتذة الأعزاء أعلاه وخاصة جواب الأستاذ عمر سعد أبراهيم.

سوف اقوم بالإتى: ١- لعلاج الاخطاء المتكررة فى التقارير، سوف اجهز قائمة اسئلة لتلخيص هذه التقارير يقوم هذا الموظف بالاجابة عليها جميعا قبل تقديم التقارير. وهذه الاسئلة هى بمثابة مراجعة داخلية يتحمل على اساسها الموظف مسئولية اصدار + مراجعة التقرير. ٢- اذا استمرت الاخطاء، فساطلب من كل موظف بمراجعة تقارير زميله بحيث تكون المسئولية مشتركة. ٣- اذا استمرت الاخطاء، سوف الجاء لارسال الموظف لبرنامج تدريب وتحفيز على العمل وجودة الانتاج. ٤- اما اذا استمرت الاخطاء فسابدأ باعادة توزيع الموظف لمهمات اخرى بالتنسيق مع الموارد البشرية وبما يناسب قدراته. ٥- اما فى حالة المشكلات الشخصية او هبوط الروح المعنوية، سوف انظم يوم عمل خارج المكتب فى مكان مفتوح او غير مألوف ولك لكسر الحواجز النفسية بين الزملاء او تنظيم رحلة للفريق الى وجهة للاستجمام وعمل لقاء مجمع للفريق لكناقشة مشكلات العمل وافضل الحلول.

اتفق مع الاستاذ عمر سعد ابراهيم

شكرا على الدعوه الكريمه

اولا  فيما يتعلق "بالتقارير الغير دقيقه"، فأنه لابد من إعاده تدريب القائمين على إعداد تلك التقارير، مع مراجعه الأجراءات الخاصه بإعداد تلك التقارير للتأكد من سلامه البيانات التى تعتبر هى المصدر الذى من خلاله إعداد تلك التقارير

ثانيا فيما يتعلق "برفع الروح المعنويه لفريق العمل"،  فيتم التركيز على عمليات التحفيز بإختلاف الوسائل الماديه والمعنويه ، مع التأكيد على روح التعاون بين أعضاء فريق العمل