الكثير من المؤسسات تعتبر إدارة التكنولوجيا مركز مصروفات فقط، فكيف تقنعهم بالعكس؟

في إعتقادي إذا ادخلنا على المؤسسات انظمة وبرمجيات توفر لهم زمن وتزيد من دقة البيانات والمعلومات وبالمقارنة بسنوات فائتة لم يكن موجود فيها هذة  النظم نجد ان من السهل جدا اكتشاف ان قسم تكنلوجيا المعلومات هو من الأقسام التي تشارك في تتقين وتجويد عمل جميع الإدارات والربط بينهما وزيادة الانتجاية ورفع الكفائة وزيادة الربحية

السلام عليكم

قبل كل شيء لازم يكون في إقتناع ودعم من الإدارة العليا واقصد هنا المالك او المدير التنفيذي، لإنه قسم تقنية وإدارة المعلومات قسم ضعيف وينظر اليه على انه قسم خسائر وصرف ووظيفته خدمية فقط وهي خدمة الموظفين والأقسام والفروع وحل مشاكلها التقنية وسيكون الهجوم والحرب قوية.

والدعم هنا من الإدارة العليا والمالك لن يأتي إلا بتوضيح الرؤية والهدف من قسم المعلومات، طبعا هناك مدرسة ITIL والتي تقنعك وتعطيك الأدوات والخبرة لتحويل قسم IT من قسم صرف إلى قسم إنتاج وتوليد أرباح, بمعنى هنا انه من خلال حصر الأنظمة والخدمات في قسم IT يتم تسعير هذه الخدمات وتقديمها للأقسام والإدارات الأخرى....الأمثلة بسيطة تبدأ من مثلا يتم توحيد نوع وموديل اللابتوبات المستخدمة في الأقسام لتسهيل عملية التعاقد في توريد اللابتوبات من مورد او اكثر والحصول على خدمة الدفع الآجل cridet ...وان على مدير كل إدارة مثلا تحديد لماذا إدارته بها عدد اللابتوبات اكبر من عدد الموظفين..ولماذا يحتاج سكرتيره مثلا لابتوب.

لايتم إقناع الإدارة بقيمة قسم IT إلا بعد

1-ان يكون هناك حصر وتقييم كامل لكل ممتلكات الشركة من اصول IT سواء كانت هاردوير, سوفت وير, رخص, قطع الغيار والمستهلكات مثل اوراق احبار...الخ...يتم عمل جرد Inventory لكل هذه الممتلكات

2- بعد الحصر والجرد سيتضح نمط الإستهلاك للأفراد والأقسام وسيتضح معه سوء الصرف واكمية الهدر

3- يبدأ هنا عمل مايسمى بطرح الحلول البديلة للتوفير مثل إستبدال نظام الفاكس الورقي بنظام خدمة الفاكس الإلكتروني e-Fax

4- يتم إصدار او تعديل مايسمى بالأنظمة والقوانين المنظمة لطلب وإستخدام الخدمات مثل عمل ايميل، إستخدام الإنترنت والتي تنظم العمل وتحفظ وقت العامل والموظف من الهدر

بسم الله الرحمن الرحيم،

يجب أن تعلم المؤسسات غير المتخصصة فى تكنولوجيا المعلومات أن تكنولوجيا المعلومات هى استثمار لما تقوم المؤسسة بالإنفاق عليها، حيث استثمارها تظهر نتيجته فى مخرجات ومنتجات تلك المؤسسات.

مثال : رسالة عبر البريد إلكترونى تيصل فى توقيتها المحدد قد تجنى المؤسسة من وراءها ربح عظيم، ولو تأخرت هذه الرسالة لعدم وجود إنترنت مثلاً فقد تفوت على المؤسسة صفقة .

ما أعنيه أن الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات ليس استثمار فى التكنولوجيا ولكنه استثمار فى منتجات المؤسسة وهذا دور مدير تكنولوجيا المعلومات.

أرجو أن تكون الإجابة واضحة و أن تكون أزالت اللبس فى موضوع السؤال.

تحياتى

م.. احمد أمين

القاهرة- مصر

بإجراء دراسة جدوى عن النفقات التي توفرها إدارة التكنولوجيا في حال لم تكن الإدارة موجودة وتتم الاستعانة بطرف ثالث