ما هو المقصود بمرونة التنظيم؟ ولماذا نحتاج إلى مرونة التنظيم؟

يساعد التنظيم على تحقيق الأهداف التالية:1- إظهار أهمية ومدى المساهمة التي تقدمها الوحدة التنظيمية، وبالتالي مكانتها بالهيكل التنظيمي.2- تخفيض التضارب والإزدواجية والتداخل بين أهداف المستويات المختلفة وتخلصها من الغموض.3- يساعد على تحديد نوعية ومدى النشاط الذي يعهد به المدير إلى كل وحدة وفرد بالتنظيم مهما كان حجمها ودرجة تخصصها.4- يوفر المعايير اللازمة لقياس أداء الوحدات وبالتالي يمكن من تحسين مستوى الأداء ووضع قواعد لضبطه والتحكم فيه.5- يسهم في تحقيق التمايز بين الأهداف والغايات الوسائل.- كيف يتمّ التنظيم؟: هناك ثلاثة عناصر أساسية للإجابة على هذا الاستفسار:1- تحديد التقسيمات الإدارية Departmentation: حيث يتم هنا تجميع الأعمال المتشابهة من حيث التخصص ووضعها في وظائف، والوظائف في وحدات إدارية صغيرة، والوحدات في أقسام، والأقسام في إدارات، ويتمّ هذا العمل بطريقة موضوعية، بغض النظر عمن سوف يشغل تلك الوظائف تبعاً لمبدأ "الوظيفة ليست ملكاً لشاغلها".2- تحديد السلطات والصلاحيات الممنوحة لكل قسم وداخل كل إدارة.3- تحديد العلاقات وطرق الاتصال بين الإدارات والأقسام المختلفة بالمنظمة.ولعل من المبررات الواضحة لعملية التنظيم مايلي:1- أن العمل أكبر من أن يؤديه شخص واحد، ومن ثم ينبغي تقسيمه حتى يتمكن عدة أشخاص من القيام به.2- يساعد التنظيم وتقسيم العمل على توزيعه على أعضاء الجماعة، فتوزيع العمل يتطلب تقسيمه لأجزاء.3- الرغبة في الحصول على مزايا التخصص وتقسيم العمل، بحيث تتطلب مهمة ما مهارة متخصصة يتمتع بها المتخصص.4- تحديد مسؤولية أداء العمل.و التنظيم ليس هدفاً بحد ذاته، ولكنه وسيلة لتحقيق الهدف بكفاءة، وبالنسبة للمنظمة يكون هدف التنظيم مساعدة جميع العاملين بها على العمل بكفاءة وفي انسجام وتنسيق تام، كما يجب أن ندرك أيضاً من البداية أنه لا يوجد تنظيم أمثل بمعنى أنه لا يوجد هيكل أو شكل تنظيمي نعتبره مثالياً يصلح للتطبيق في جميع المنظمات على اختلافها، حيث أن لكل منظمة ظروفها وطبيعة أعمالها وحجمها وإمكانياتها وأهدافها الخاصة بالإضافة للضغوط البيئية المختلفة – داخلية وخارجية – والتي تؤثر في طرقة تصميم الهيكل التنظيمي وتحدد ملامحه الرئيسية.- خصائص التنظيم الجيد: التنظيم الجيد هو الذي يتفاعل مع التخطيط وتناسق معه لتحقيق الهدف الواحد وعن طريقه تتحق فوائد، منها:1- تيسير إنجاز الأعمال بأسلوب يتفق مع السياسات المقررة وبما يحقق الأهداف بسرعة.2- إحكام الإطار الذي ينجز فيه العمل ويباشر فيه النشاط، بحيث يشجع على النمو ويتجاوب مع التطور ويحقق زيادة تنوع النشاط.3- الاستخدام الأمثل للقوى البشرية والمواد والمعدات والسعي ورائ الوسائل الفنية الحديثة في تأدية العمل.4- استقرار حياة المنظمة أو المنشأة، وتليها ثقة المتعاملين معها لأن التنظيم القائم يعتبر قوة دافعة لعجلة النشاط.5- تحقيق التعاون والانسجام بين أعضاء المنظمة وتجنب التضارب والازدواجية والاحتكاك الذي يضر بمصالح العمل.6- الاقتصاد في الجهد والوقت والمال ما دام كل شخص في موضعه ويؤدي عمله الموكل إليه وما دام كل شيء بمكانه مما يؤدي لاستخدامه أفضل استخدام.ومن هذا كله يتضح أن هناك خصائص معينة يلزم أن يتصف بها التنظيم الجيد، تتلخص في الآتي:1- وحدة الأمر: بحيث يتلقى المرؤوس الأوامر مباشرة من رئيس واحد فقط هو رئيسه المباشر ولا يجوز له أن يرفع تقاريره إلا إليه.2- التسلسل الرئاسي: أو مبدأ التسلسل الهرمي كما أسماه فايول، ومعناه أن يتضمن التنظيم تسلسلاً وظيفياً يوضح العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين، ويوضح اتجاهات خطوط السلطة من أعلى لأسفل.3- النطاق المناسب للإشراف: هو العدد الأمثل من المرؤوسين الذ يستطيع أن يشرف عليهم الرئيس بكفاءة، وقد اختلفت فيه الآراء، فهو يخضع لعوامل عدة:· طريقة العمل.· درجة تفويض السُلطة.· مدى القُرب المكاني بين الرؤساء والمرؤوسين,· نوعية التقنية المستخدمة.4- تفويض السُلطة: أن يعهد الرئيس ببعض سلطاته إلى عدد من مرؤوسه وبهذا:· يخفف عبء العمل عن كاهله.· يتفرّغ للمسائل الهامة وأهمها التخطيط.· يتيح الفرص لمساعديه للتدريب على القيادة.· تحقق السرعة في اتخاذ القرارات والبت في المشاكل اليومية.5- الوضوح في تحديد المسؤوليات: إي لا بد أن تكون واجبات ومسؤوليات كافة أعضاء التنظيم واضحة ومحددة ومفهومة لكل منهم ومعلنة عليهم حتى يتمكن المدير المدير من تجنب الفوضى والتضارب بين نواحي النشاط، وحتى تسهل مكافأة المجد ومعاقبة المقصر.6- تكافؤ السلطة مع المسؤولية: تتمثل المسؤولية المترتبة على القيام بالواجبات، وعلى ذلك فليس من المعقول أن يتحمل شخص مسؤولية عمل معين دون أن يكون قادراً على مباشرة ذلك الواجب.7- مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات: لا ينبغي أن يعمل الفرد بأكثر من طاقته، فالتنظيم عبارة عن تفاعل بين الواجبات والقدرات، لذه لا بد من دراسة قدرات كل فرد بالمنظمة، لكي يتمّ تكليفه بالواجبات التي يستطيع القيام بها وتتناسب مع قدراته.8- شبكة فعالة للاتصالات: حتى يتم تدفق المعلومات من أدنى المراتب لأعلى المستويات بسرعة ودون عوائق، يجب أن تكون هناك خطوط واضحة للسُلطة تبين وضع كل أفراد المنظمة، والتنظيم الأمثل هو الذي يرسم الطرق لعلاقات التعاون بين العاملين في مستوى إداري واحد أو متقارب، حتى يقلل من احتمال ظهور تنظيمات وعلاقات غير رسمية.9- تجنب الإزدواجية: يؤدي الازدواج لإرباك العمل ويتيح الفرصة للتهرب من المسؤولية وضياع الجهد والمال، لهذا كان من خصائص التنظيم الفعال أن يجمع الأعمال أو الوظائف المتشابهة في جهاز واحد، وقد يلجأ إليه أحياناً لتحقيق نوع من الرقابة الذاتية شريطة أن لا يكون مفهوماً منه أن قد وضع بسبب الشك في تصرفات العاملين وعدم الثقة بهم.10- المرونة والبساطة: أن يقبل التنظيم التعديل وفقاً لمقتضيات التطور دون إحداث تغيير جذري في معاملة الأقلية، كذلك يجب أن يكون بسيطاً ولا تعقيد فيه كأن يشتمل عدد كبير من الأجهزة التي لا داعي لوجودها، أو أن يكثر عدد الرساء بالدرجة التي لا تتناسب مع عدد المرؤوسين.11- استقرار التنظيم: ألا تجري فيه تعديلات إلا إذا كانت هناك أسباب قوية، وألا تبتكر واجبات وظيفية لكي تلائم شخص ما، أو أن تجزأ وظائف أخرى لمصلحة شخص آخر.. الخ.- أنواع التنظيم وإعداد البناء التنظيمي: يعود مصطلح التنظيم الرسمي لعلماء الاجتماع الذين يعبرون عنه "بالبيروقراطية" وبمقتضاها فإن التنظيم الرسمي يتمثل في صورة هرمية من المسؤولين الذين يقومون بتوجيه وتنسيق الجهود من خلال الإجراءات الرسمية. وبحسب تعبير شستريرنارد فإن التنظيم الرسمي يتحقق حينما:1. يكون في استطاعة الأفراد الاتصال ببعضهم البعض.2. حين يرحب هؤلاء الأفراد بتنفيذ ما يعطى إليهم من أوامر.3. حين يجمعهم هدف واحد مشترك.ولكي يتحقق للتنظيم الرسمي بالمنظمات أهدافه فلا بد من توفر بعض المبادئ العامة، التي يمكن حصرها في:أولاً: مبدأ تسهيل تحقيق الأهداف: ليكون الأداء ذا فعالية فإن على المنظمة توفير الإمكانيات والتسهيلات التي تضمن أداء الأعمال وتنفيذها بصورة فعالة تتطابق مع الأهداف المعلنة.ثانياً: مبدأ الفعالية في الأداء: وكي يكون البناء التنظيمي الرسمي أكثر فعالية يجب على الإدارة أن تسعى لتحقيق الأهداف بأقل تكلفة ممكنة، وبدون إسراف في الموارد المتاحة وبأقصى استغلال للقدرات الفردية الموجودة وتحديد واضح لخطوط السلطة والمسؤولية والمحاسبة، وتقديم الوسائل اللازمة لتطوير الأفراد.ثالثاً: مبدأ تجميع الوظائف المتشابهة: وهذا يعني أن تقويم الإدارة بتجميع الوظائف المتشابهة تحت سقف إداري واحد، من أجل تحديد المهارات البشرية المطلوبة لكل مجموعة من هذه الوظائف، و هذا المبدأ هو الأساس الذي يقوم في إطاره إيجاد مراكز العمل، الوحدات، الأقسام، والإدارات.رابعاً: مبدأ التوازن بين السُلطة والمسؤولية: نظراً لأن السُلطة تعني الحق المكتسب من الوظيفة للمارسة العمل، ونظراً لأن المسؤولية تعني أن لا يُحاسب الشخص إلا على العمل المطلوب منه وفي إطار السُلطة الممنوحة له.خامساً: مبدا المحاسبة الفردية: على ضوء مفهوم السلطة والمسؤولية فإن محاسبة الفرد وماجعة أعماله يجب أن تتم من قبل شخص واحد وهو رئيسه المباشر.سادساً: مبدأ وحدة الأمر والتوجيه: ويرتبط بالمبدأ السابق مبدأ وحدة الأمر تعني أن الفرد يجب أن يتلقى التوجيه والأوامر من شخص واحد فقط هو رئيسه المباشر، إن إحساس الفرد هنا بأنه مسؤول عن أداء عمل معين من قبل رئيسه المباشر يولد لديه الشعور بالالتزام بهذه المسؤولية ومن ثم الرجوع لهذا الرئيس لاستقاء التوجيهات والأوامر، وعدم الالتفات إلى أي أوامر أخرى من جهة أخرى غير هذا الرئيس.سابعاً: مبدأ النمو الظائفي: يعني كلما زاد حجم العمل بالمنظمة كلما تطلب ذلك توسيع قاعدة الوظائف من أدنى الهرم الوظيفي لأعلاه، وكلما تطلب الأمر للاستعانة بشكل أكبر بالاستشاريين (Staff Personal).ثامناً: مبدأ نطاق الإشراف Span of Control: يبنى مبدأ نطاق الإشراف ومفهومه حول فكرة أن قدرات المديرين محدودة ولا يستطيعون بالتالي الإشراف والمتابعة على عدد كبير من المرؤوسين لا حدود له، وفي العادة فإن نطاق الإشراف يتأثر بطبيعة العمليات ومدى تعقيدها أو سهولتها وأنواع المرؤوسين وقدراتهم التعليمية والتدريبية، ويلاحط أنه كلما كانت طبيعة العمليات صعبة ودقيقة كلما تطلب ذلك إشرافاً ضيقاً، أي يشرف المدير على عدد محدود من الأفراد، وكلما كان العمل مبسطاً وروتينياً كلما كان بإمكان المدير الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين.تاسعاً: مبدأ التوازن الوظيفي: أن توضح الحدود حيال توسيع الأعمال الوظيفية وحجم الوحدات أو الأقسام أو الإدارات بحيث يصبح الحد الأقصى لتوسيع العمل هو الحد الذي يترتب عليه تساوي التكلفة مع الفوائد المترتبة على العمل على الأقل.عاشراً: مبدأ التوفيق بين أعمال الاستشاريين والتنفيذين: يعني أن يخضع عمل الاستشاريين للمبادئ التالية:أ*. أن للاستشاريين الحق في تقديم النصح والاستشارة وليس فرضها.ب*. أن عملهم يجب أن لا حد من عم التنفيذيين.ت*. أن يستمع التنفيذيون لاستشارة ونصح الاستشاريين دون الالتزام أو الإجبار على الأخذ بهذه الاستشارة.ث*. أن يعبر الاستشاريون عن آرائهم ومقترحاتهم دون خوف أو تردد.حادي عشر: مبدأ مرونة التنظيم: ويتضمن هذا المبدأ ضرورة التغيير في التنظيم عند حدوث ظروف ملزمة للتغيير سواءً داخلية أو خارجية، وقد تصل حدود التغيير إلى إعادة النظر بشكل كامل في التنظيم وإعادة تشكيله مرة أخرى على ضوء هذه الظروف,

سأتابع اجابة الزملاء ايضا :)

متابع......................................................

قابلية التنظيم على إحتواء التغيرات في العمل 

اتفق مع اجابات الاخوة الاساتذة 

-----------------------------

مع الشكر