ما هو دور المراجع في كشف اختلاسات النقدية بالشركة وطرق مراجعتها ؟

إختلاس النقدية : Misappropriation Of Cash

      ويتم ذلك بعدة طرق منها : 

·       إختلاس قيمة مبيعات نقدية .

·       إختلاس تحصيلات العملاء .

·       إثبات فواتير شراء صورية .

·       التلاعب في الأجور و الرواتب .

·       تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية .

-        إختلاس قيمة مبيعات نقدية :

ويكتشف المراجع الفاحص هذا الإختلاس عن طريق الإجراءات التالية :

1.   مطابقة الملخصات التي يعدها موظفي البيع بالملخصات التي يعدها أمين الخزينة.

2.وخوفاً من وجود إحتمال للتواطؤ بين موظفي البيع و أمين الخزينة ، يجب الإحتفاظ بسجلات للعهد الموجودة لدى كل بائع حيث تثبت فيها قيمة البضاعة المسلمة لهم بسعر البيع ويخصم منها قيمة مبيعاتها ، ويكون الباقي عبارة عن قيمة رصيد البضاعة الموجودة لديهم ، وإذا تم الجرد الفعلي لتلك البضائع و تبين أن قيمتها أقل من رصيدها الظاهر بسجلات العهد دل ذلك على عجز في البضاعة ، وهذا بالطبع يمثل مقدار الإختلاس .

-        إختلاس تحصيلات العملاء  :

      ويأخذ هذا الإختلاس صوراً عديدة منها :

1.   إثبات المبلغ المختلس في شكل خصم مسموح به :

ويعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية و لا يورد لخزينة الشركة و إنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين كما لو أن العميل منح خصماً مسموحاً به بقيمة ذلك الرصيد ، ويكتشف ذلك الإختلاس عن طريق فحص الشروط الخاصة بمنح الخصم المسموح به للعملاء، ومراجعة فواتير البيع التي تتضمن خصماً ، والتأكد من إعتماد الخصم المسموح به المقيد بالدفاتر من قبل المختصين في الشركة .

2.   إثبات المبلغ المختلس في شكل دين معدوم :

ويعني ذلك أن المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الشركة وإنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد أعتبر ديناً معدوماً ،  ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع مايلي :

-   التأكد من أن جميع الديون التي أعدمت و أستبعدت من حسابات العملاء قد أعتمدت من الجهات المختصة .

-        التحقق من سلامة و قانونية إعدام تلك الديون .

3.   إثبات المبلغ المختلس في شكل مردودات مبيعات صورية :

 يعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لايقيد في دفتر النقدية ولايورد لخزينة الشركة وإنما يختلس و يسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد قام برد البضاعة له إلى الوحدة ،  ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع ما يلي :

                   أ‌-   تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة وترسلها للعملاء مع ما هو مقيد بدفتر يومية مردودات المبيعات .

                  ب‌-  تدقيق بعض الإشعارات الدائنة مع ما هو مقيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة فعلاً و دخولها في حيازة الوحدة

4.   إستخدام تجزئة الدفعات لتسوية تحصيلات العملاء المختلسة :

يلجأ المختلس إلى سداد الرصيد المستحق على أحد العملاء الذين تم اختلاس تسديداتهم عن طريق استخدام المبالغ المحصلة من عملاء آخرين ، وتستمر هذه العملية بصورة متكررة  ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع ما يلي :

   ‌أ-   بفرض أن جميع المتحصلات النقدية أو الشيكات تودع بالبنك ، يقوم الفاحص بمراجعة تسديدات العملاء على الإيداعات بالبنك كما هي واردة في كشف حساب البنك ، مع التأكد من تطابق التواريخ و المبالغ المسددة من العملاء مع المبالغ المودعة بالبنك .

  ‌ب-  فحص حسابات المدينين و ملاحظة الأرصدة المتأخر سدادها و التغيرات التي طرأت على طريقة السداد .

   ‌ج-   إرسال المصادقات إلى العملاء بأرصدة حساباتهم لدى الوحدة ويطلب منها إرسال موافقتهم أو عدم موافقتهم إلى المدقق مباشرة .

-        إثبات فواتير شراء صورية  :

            حين يحدث تواطؤ بين موظفي الشركة وبين أحد الموردين فإن إختلاس النقدية في هذه الحالة يتم عن طريق إثبات فواتير شراء صورية أو بمبالغ أكثر من قيمة البضاعة المستلمة منهم ، أو قيد فواتير الشراء مرتين  ويترتب على العمليات السابقة ظهور حساب المورد بأعلى من حقيقته وعند سداد حسابه يختلس الفرق ، ويمكن إكتشاف هذا الإختلاس من خلال الإجراءات التالية :

         ‌أ-         التأكد من إعتماد عملية الشراء من الموظف المختص .

  ‌ب-  الإطلاع على فاتورة الشراء و مطابقة ما ورد بها بما قيد بدفتر النقدية تحت خانة المشتريات النقدية .

   ‌ج-   التأكد من ورود البضاعة المشتراة وذلك بالإطلاع على سجلات المخازن ودفتر البضاعة الواردة .

   ‌د-   يجب أن يقوم الفاحص بإعتبار بعض فواتير المشتريات مع أوامر وعقود الشراء وإذا كانت المشتريات تتم بطريقة المناقصة أو المزايدة فعليه أن يطلع على ملفات المناقصات أو المزايدات .

-        التلاعب في الأجور :

يتم ذلك عن طريق إدراج أسماء موظفيين وهميين في كشوف الأجور أو بإستخدام فئات أجر أعلى من الحقيقة و إختلاس المبالغ المقابلة ، ويكتشف هذا الإختلاس من خلال الإجراءات التالية :

   ‌أ-    إجراء مطابقة بين بطاقات الحضور ( الدوام) أو كشوف تسجيل ساعات العمل وبين ماهو وارد بكشوف الإستحقاقات المختلفة .

      ‌ب-      مطابقة الشيكات المسحوبة للأجور مع إجمالي كشوف الأجور والرواتب .

   ‌ج-   تدقيق بعض ملفات العمال للتأكد من صحة إجراءات التعيين والعلاوات و الإستقطاعات المختلفة .

        ‌د-        التأكد من وجود توقيع العامل أو ختمه على كشوف الأجور والرواتب .

-        تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية :

يمكن للفاحص إكتشاف الإختلاسات المتعلقة بهذا البند عن طريق تدقيق مستندات الصرف مع ماهو مقيد بدفتر المصاريف النثرية بعد فحص المستندات نفسها ، والتأكد من صحتها شكلاً و موضوعاً .

وبالنسبة لبعض المصروفات النثرية الصغيرة التي لا توجد مستندات مؤيدة لها ، يجب على الفاحص أن يحصل على إعتماد لها من الجهة المختصة وعلى الفاحص قبل كل هذا جرد المتبقي من رصيد السلفة المستديمة ومطابقة الرصيد مع مستندات الصرف وأصل السلفة وعمل محضر بنتيجة الجرد .

المراجع غير مسئول عن كشف اختلاسات النقديه لكنه مسئول عن تقييم والتقرير عن الرقابه الداخليه عل المتحصلات والنقديه