ما هي الجوانب الأساسية لقسم المشتريات فيما يتعلق بشراء المعدات الرأسمالية؟

اعتماد كفاءة الاستثمار في الاصول الثابته

توافر جدولة زمنيه لمواجهة الزيادة المتوقعه في الطلب على منتجات الشركة

استثمار مبالغ ضخمه و هذا يتطلب الحكمه و التروي

ضرورة التنبؤ بمقدار التدفقات النقديه الداخلة و الخارجه

دراسة فنيه متكامله

طبعا بالنسبة لشراء الاصول عملية ليست ساهلة ولابد من اتباع الاتى :

1- من كتابة مواصفات واضحة وصريحة من القسم الطالب .

2 - لو كان هناك دفتر للموردين طبعا العملية سريعة بالارسال مباشرة لتقديم عروض اسعار .

3 - فى حالة عدم وجود دفتر للموردين يتم اما عمل مناقصة عاملة بالجرائد او عن طريق مراسلة الموردين المحليين او الوكلاء .

4 - وفى الغالب تحديد طريقة الشراء بتكون متوقفة على عدة عناصر اهما قيمة الاصل - والطريقة المتفق عليها مع الادارة العليا للشركة .

سوف أذكر بعضها ، علما بأنه في مجالي فإن الدراسة الفنية وتحديد الفائدة المرجوه من الأصل تتم بواسطة القسم الذي طلب الأصل مع الإدارة والأقسام الأخرى بحيث يتم توضيح أسباب الشراء والفائدة العائده وغيره من الأمور فيما بينهم ، أيضا بعض النقاط أدناه فيما يخص اجراءات تجهيز طلب شراء الأصل قد لا تخص المشتريات بشكل مباشر ولكن يبدأ بها موظف المشتريات (كمسؤول جزئي) حتى يسهل على الأقسام الأخرى العمل عليها مستقبلا فيما يخصها من تكاليف وتسجيل ضمن ممتلكات الشركة وإهلاك وميزانية وغيره :

عند بدء إجراءات طلب شراء الأصل:

أخذ الموافقة عليها من الإدارة العليا سواءا بشكل مباشر أو عن طريق المدراء المختصين

توثيق الأصول في ملف خاص أو تحت تصنيف معين يميزها عن المشتريات العادية  لسهولة الرجوع إليها

التأكد من تسجيلها في قسم المالية وإدخالها كأصول حتى يتم تحميل التكلفة وضمها لميزانية الجهة الطالبة لهذا الأصل  والإهلاك وتكلفة المنتج وغيره من الأمور المحاسبية التابعة.

عند شراء الأصل:

التأكد من المواصفات المطلوبه والأخذ بعامل الجودة  وإنتقاء المميزات الأفضل تحسبا للإستخدام المستقبلي ، وسيكون من الضروري الحصول على عدة عروض (لايكتفى بعرض واحد) إلا في حالة إذا كان الأصل موجود لدى مورد واحد بشكل حصري.

التأكد من الذهاب للمورد نفسه وليس وسطاء تجاريين (وذلك لحفظ المال والوقت والتعامل في حالة الضمان أو الأعطال ) 

اختيار المورد الأفضل قياسا على عدة عوامل مثل : سمعة المورد وجودة منتجاته وتخصصه في هذا المجال ، السعر ، طريقة الدفع ، موعد التسليم ، الضمانات والميزات الإضافية ،، وعدم الإعتماد على شئ واحد وإهمال البقية.

تحياتي ،،،