لديك موظفات مختصات بتحرير المكاتبات المتنوعة و فجاة تراجع اداء احداهن بشكل مفاجئ و كثرت اخطاؤها ؟ماذا تفعل؟ تجازيها =تؤنبها = تنقلها ؟تصرف اخر اذكره

حدث هذا الامرشخصيا فى ادارتى العامة للانتاج و الشئون الاقتصادية و كانت الفتاة احدى فتاتين احتصصتهما لتحرير و المكاتبات و دربتهما شخصيا  قد تعرضت لبعض الاوجاع و تغيبت اسبوعا ما كان ينبغى ان يؤدى الى تراجع حاد فى المستوى لكنها استسلمت لمشاعر المرض و هى من المتميزات و اردت تنبيهها و ايقاظ الهمة لديها بعد محاولات نصح هادئة و تشجيع فقررت معاقبتها بهذه الالية :1= اعفاءها بدون قرار معلن من الاعمال و اعطائها قدرا من الراحة.

2- اتركها بلا عمل فى الادارة لمدة اسبوع كامل

3- مراقبة تصرفاتها خلال هذه الفترة لتتبع ردود افعالها خلال الراحة الاجبارية.

4-تلاحظ لى حالتها التى تتطور الى نوع من الضيق من عدم العمل و الاهمال و التجاهل و هى التى كانت تحظى بالتقدير الادبى .

5- لدات تحاول معاونة من يعملون و تختلق الاسباب للدخول الى مكتبى المفتوح لهم جميعا .

6- بعد الاسبوع اعطيتها مكاتبة لتحريرها و كتبتها كافضل ما يكون تحريرا و تنسيقا و لغة .

7- المكاتبات تحرر من3 نسخ احداها للحفظ بالادارة فى سجل الارفاق العام وقعتها كلها و كتبت على صورة الحفظ بالقلم الاحمر .. شكرا يا اسراء

 

امسكت بالمكاتبة كما حكوا لى داخل الادارة و بين الموظفين ... شايفين م عادل كتب لى ايه مسرورة مجبورة الخاطر ثم شكرتها بنفسى  و لا استطيع وصف سعادتها فقد استعادت مستواها و تركيزها  و كسبتها من جديد

لا يمكن أن ينخفض أداء موظف من دون سبب. بعض هذه الأسباب مصدرها الموظف نفسه وبعضها يكون خارج إرادته. والمدير الناجح هو الذي يتعين عليه تحديد من الذين ينخفض أداؤهم، ويتعرف على أسباب ذلك، ويحاول علاجه، لأنه 'إذا عرف السبب بطل العجب'. وتجدر الإشارة إلى أن تأجيل المدير لمشكلة انخفاض أداء العاملين لن يحل المشكلة، وإنما سيزيد من تفاقمها، لذا لابد أن يقتنع المديرون أن تأجيلهم لمواجهة مرؤوسيهم، يجعل الموظفين عرضة للتسيب الإداري. كما أن انخفاض مستوى الأداء يعد أحد 'الأمراض الإدارية السارية' التي تنتقل بالعدوى، وإن لم يعالجه فستكون العواقب وخيمة، حيث سينتقل هذا المرض إلى سائر العاملين في الإدارة. ولتخفيف تداعيات هذا الأداء غير المرضي، لابد أن يحدد المدير ما الأداء المطلوب بالتحديد من الموظفين، لا أن يترك 'حبل الموظف على الغارب' فيتخبط يمنة ويسرة من دون فائدة. ويكون تحديد الأداء، مثلا، بتحديد المدير للمعايير التي سوف يستخدمها في قياس هذا الأداء، من حيث جودته وكميته ومدى انضباط الموظف ومبادأته وتعاونه وغيرها. أسباب انخفاض الأداء هناك أسباب رئيسية لانخفاض الأداء وهي كالآتي: أسباب شخصية وهذه الأسباب شائعة وتعود إلى خصائص الفرد نفسه، أو تعود إلى مشاكل يواجهها شخصيا، ولا سيطرة للمنظمة عليها، إلا في حالات نادرة ومنها: القدرات العقلية، والقدرات الجسمية، والاتزان الانفعالي، والمشاكل الأسرية، والمشاكل الصحية. أسباب تنظيمية هذه الأسباب ليس للفرد فيها 'لا ناقة ولا جمل' كما يقال، لأنها تعود إلى تنظيم العمل نفسه، ولا يقع عليه اللوم بسبب انخفاض مستوى أدائه في هذه الحالة. ولذا فإن مبادرة المنظمة أو المدير بوضع حلول لهذه المشاكل التنظيمية، من شأنه تحسين أداء المرؤوسين المتدني الكفاءة. ومن صور هذه المشاكل: أن تكون المهام المسندة إلى الموظف غير واضحة أو صعبة، أو أن الأجر غير مناسب، أو أن ظروف العمل غير ملائمة. وفي بعض الأحيان يكون انعدام أو ضعف التدريب، أو عدم توافر الأجهزة أو المعدات أو الآلات التي تزيد من الإنتاجية وسرعتها: كالحاسوب والطابعات الورقية والإنترنت وغيرها. عدم الانسجام بين الفرد والعمل كيف للفرد أن ينتج وهو غير منسجم مع طبيعة عمله؟! ومن أعراض أو أسباب عدم الانسجام بين الفرد ووظيفته: عدم فهم طبيعة عمل الوظيفة التي يمارسها، والشعور بانعدام أو انخفاض السلطات والصلاحيات الممنوحة، لاسيما الخلافات المستمرة مع الرئيس المباشر أو زملاء العمل، وهي كلها أمور تؤدي على انخفاض مستوى الحماسة والدافعية لدى الفرد في الإنتاج. علاج انخفاض الأداء أحد أهم طرق علاج انخفاض الأداء يكون بتحديد أهداف العمل. ويكون ذلك من خلال تحديد المهام والأعمال المنوطة بذي الأداء المنخفض، شريطة أن يشترك الموظف نفسه في تحديد هذه المهام والأعمال، وذلك لكي يتأكد من أنها في حدود قدرته وطاقته، ولا يكون فرض طبيعة عمل معين سببا لتعذر الموظف بانخفاض أدائه. أما التدريب فهو يساعد الموظف على تقديم أفضل أداء ممكن. ذلك أن التدريب يعطي الموظف الأدوات الرئيسية ويشجعه على الإنتاج، من خلال عمله. فلا فائدة من التدريب من دون تطبيق عملي. وتجدر الإشارة إلى أنه لا يرتفع أداء الفرد مادامت ظروف العمل المحيطة به غير مشجعة على الإنتاج. فالمدير عليه أن يكتشف مع الموظف هذه الظروف الواجب تعديلها: كنظام الحوافز، والأجور، وأوقات العمل والراحة، وهذا كله قد يساعد على تحسين ظروف العمل والسيطرة على انخفاض الأداء. ضغط الجماعة أو زملاء العمل يكون ـ في أحيان كثيرة ـ له تأثير أكبر وأكثر فعالية من ضغط المدير نفسه. فعندما يعلم الفرد أن زملاءه الذين يعمل معهم في مشروع معين سيتأثرون بتقاعسه عن أداء مهامه على الوجه الأمثل، سيضطر إلى تغيير سلوكه لكي لا يسبب إحراج زملائه. ومن الطرق التي يلجأ إليها المسؤول المباشر لعلاج انخفاض أداء المرؤوس أن يثقل عليه أو يرهقه بأعمال عديدة في وقت ضيق، وذلك لكي يجد المرؤوس بنفسه حلا سريعا للمشكلة. بمعنى آخر يصدر الحل من الموظف نفسه. بعض المديرين لا يجدون أمامهم حل سوى عقاب الفرد على تقصيره وانخفاض أدائه، وذلك من خلال التدرج في تطبيق لائحة الجزاءات بشأن الموظف المتقاعس أو الذي يتجاهل النداءات المتكررة برفع مستوى أدائه. هناك حقيقة مهمة لابد أن يعيها من يعد من فئة ذوي الأداء المنخفض، وهي أن انخفاض أدائه يؤثر في أداء رئيسه المباشر مما يؤدي إلى انخفاض في أداء من يعلوه في القطاع نفسه وهلم جرا. وعليه فإن من يقبل في المشاركة في العمل الجماعي لا بد أن يلتزم بأبجدياته وهو أن يشمر عن ساعديه ويبادر إلى تقديم أداء منتج يبهر جميع العاملين معه، ولو التزم كل منا بذلك فسيعم الود والوئام جميع أرجاء المعمورة.

اقوم بمناقشتها  والاستعلام عن سبب تراجعها ومحاوله حل مشاكلها وتحفيزها معنويا للعوده لمستواها

ساقوم بالتاكد من مسببات هذا الخمول ووفق ما اصل اليه اقرر الانسب

لا انقلها ولا اؤنبها ولا اجازيها بل انبهها على تكرار خطأئها او ارسل لها انذار بعدم تكرار الخطا والا سيتم توقف صعود الدرجه الوظيفيه التي تحصل عليها حسب نظام تلك المؤسسه اذا كانت سنويه او كل دورتين . هنا اكيد ستحاول ان تصلح اخطائها والا ستتعرض للخساره هيه اولا

اي كان الموظف في أي مجال طالما انك لاحظت أن الأداء انخفض يجب أن اجتمع مع واتعرف منه عن سبب الانخفاض في الأداء وكثرة الأخطاء وعليه يجب عليك كمدير أن تحاول المساعدة قدر المستطاع وستجد من نفس الموظف نشاط وحيوية وحب وتفادي في العمل أكثر مما كان قبل ذلك

اعرف منها ماهى اسباب تراجع المستوى وذلك بالحوار المباشر والوقوف على الاسباب وايجاد حلول واقعيه لهذه المشاكل

معرفة الاسباب  ومن ثم ايجاد الحلول 

ربما تحتاج لوقت راحه  وربما تحتاج للتطزيور والتدريب والتشجيع والمكافائه  لها دور في تغيير النفسبة خصوصا اذا كانت من افضل الموظفين 

ممكن ان يكون هناك  مشاكل ادارية وتدخلات

على حسب المشكله  احاول ايجاد الحل بما يناسب الطرفين  

إذا كان الأمر أول مره كما ذكرت حضرتك فلا تتخذ أى إجراء من ذلك كله ، ولكن ( اجلس معها وتحدث معها حيث قد تكوم تمر بظروف شخصية سيئة وتحتاج من يرشدها ويقف بجانبها ) وهذا يؤتى بثماره عادة أما إذا تكرر الأمر بعد ذلك مرارا وتكرار بعد تلك الجلسة مرة بعد مرة ، فتنؤنبها وإذا تكرر بعذلك جازيها ،و إذا لم يكن هناك فائدة قم بنقلها على الفور

محاولة معرفة السبب قبل اتخاذ القرارات لأنه عز وجل من لا يخطيء والانسان بطبعه خطاء  لهذا ممكن هذا الموظف يمر بظروف شخصية  اجتماعية قاهرة خارج المؤسسة أو ممكن داخل المؤسسة تعيق الفكر   المهم المطلوب منا بحث الخلل ومعالجته لأن الظروف في بعض الأحيان تتطلب منا الرجوع الى الخلف كي نستطيع التقدم الى الامام

اجلس معها و احاول ان افهم سبب تراجع اداءها و ادعمها لترجع الى سابق عهدها و احاول ان اخبر اعز صديقاتهاا بالتحدث معها ونقل صورتي و رايي بها و بعملها