اذا كنت مدير مالي في شركة ، كيف يمكنك متابعة أمين الصندوق ؟ هل يكون بشكل يومي ام عن طريق جرد مفاجىء وغير دوري ؟ أم ماذا ؟

من أهم أدوار المدير المالى متابعه الحركه النقديه وحركات البنوك المختلفه لتكون لديه معرفه مستمره بالأرصده النقديه المتوافره لديه سواء بالخزينه او البنوك ولا يجب ان يرتفع الرصيد النقدى بالخزينه عن مبلغ محدد حسب طبيعه كل شركه . أما عن مصادره فى هذا الموضوع فحركه الخزينه بالنسبه للنقديه بالخزينه وكشف حساب البنك الشهرى بالنسبه للبنك . ويجب عليه من فتره لأخرى بأجراء جرد مفاجئ للخزينه .

من خلال الحركة اليومية للصندوق وهو عبارة عن كشف يتكون من اصل وصورتين مكربنتين يدون فيه الحركة المالية للصندوق مقبوضات ومدفوعات (مدين / دائن) ويرفق فيه كل المستندات الدالة على صحة الحركة وهو اشبة بكشف الحساب الصادر من البنك ولكن في حالة الصندوق يكون صدورة بصورة يومية ويوافى المدير المالي به نهاية اليوم بعد اغلاق السجلات المحاسبية نهاية اليوم لغرض الاطلاع والمصادقة عليه وعلى نتائج المطابقة وهذا يسهل من عملية الجرد المفاجيء او حتى الجرد اليومي في صباح كل يوم او نهاية اليوم.

نهاية كل يوم مع مراعاة مطابقة الرصيد الى الحركة اليومية دفتريا

لا احبز فكرة الجرد المفاجئ حتي لا أشعر أمين الخزنة بالتخوين و دائما تؤتي هذه الطريقة بنتيجة عكسية   أو الجرد غير المنتظم ’ ولكن يقابل ذلك    التقارير والمتابعة اليومية لحركة الصندوق من ايداعات او مصورفات بتقارير يومية مرفق معها المستندات الدالة علي الحركة وذلك بالمتابعة مع المحاسب المختص او نائب المدير المالي

أقوم بعمل مهامي تجاهه وذلك عن طريق تتبع السندات والفواتير اليوميه سواء من النظام المحاسبي أو الحسابات اليدويه ويتم هذا التتبع بطريقه نظاميه يكون أمين الصندوق على معرفه بها أما بأعتقادي أن أتباع اساليب جرد دوري أو مفاجئ قد يطرح هذا الاسلوب نظره متضايقه عند أمين الصندوق بقصد الخيانه أو الخوف من السرقه مما قد يدفع  أمين الصندوق الى كرهه للعمل وعدم قيامه بعمله بأكمل وجه أو قد يقوده هذا الى الذي كان يخاف منه المدير المالي أما الخيانه أو السرقه ,,,,,,,,,,,,,, تحيــــــــــــــــــــــــــاتي 

رصد ومتابعة الصندوق بصورة مبسطة يتطلب من المدير المالى متابعة ورصد المقبوضات والمدفوعات للصندوق خلال اليوم ويطابق الرصيد الختامى  فى نهاية اليوم مع أمين الصندوق مع نتيجة رصده بدفتره الخاص

 يفضل كلاهما

يتم المتابعة اليومية على كشف يومية الصندووق  الذي يسجل فيه جميع الحركات النقدية التي تحدث في اليوم  

والتاكد من صحة بياناتهاوالتدقيق عليها 

ويتم عمل محاضر جرد مفاجئة بصفة غير دورية للتاكد من الرصيد الفعلي الموجود

وبذلك يهتم امين الصندووق بالتسجيل الدقيق للعمليات ويزداد حرصه 

إذا كان أمين الصندوق يعمل على نظام محاسبي محترف فهذا يسهل من مهمة المدير المالي في المتابعة والمراقبة

فدائما الرصيد المرتفع برصيد الصندوق يجعل الإدارة المالية تبحث عن الأسباب وخاصة إذا لم يابلها إيداع نقدي بالبنوك

بخصوص الجرد يفضل الجرد الغير منتظم ولكن بالنسبة للجرد المنتظم يكون مسئولية محاسب المسئول عن متابعة حركات الصندوق

اقوم بربط مسئول الصندوق ببرنامج محاسبى يمكن الاداره من المتابعه بالصوره التى تفضلها

متابعة الحركة اليومية للخزينة من صرف وتوريد ورصيد ومطابقته يوميا مع حركة الاستاذ المساعد للخزية للوقوف علي الرصيد المطابق بين الحسابات والخزينة مع توقيع كلا منهم علي الحركة اليومية

عمل الجرد الدوري علي الخزينة

عمل جرد مفاحئ للخزينة

الجرد اليومى بعد انتهاء حركة الايرادات و المصروفات اليومية مع وجود شاهد لأمين الخزينه و التصديق على الجرد بالتوقيع من الطرفين ثم استمرار دورة التوقيع من رئيس الحسابات و المدير المالى فى نفس اليوم - وعمل جرد مفاجئ من المدير المالى على فترات  متفاوته