إذا كنت سكرتيراً وعينت في إدارة تعمها الفوضى المعلوماتية (أي ليس هناك أرشفة للمعلومات) فما هي الأمور التي ستركز عليها لإصلاح هذه الفوضى والعشوائية؟

يعتبرُ التصنيفُ العمودَ الفقريَّ لعمليةِ الفهرسةِ؛ لذلك من الضروريِّ أن يكونَ لدى المصنفِ (أوِ المفهرسِ) الخبرةَ العلميةَ والعمليةَ بماهيةِ التصنيفِ حتى تتمَّ مراحلُهُ بطريقةٍ منتظمةٍ، وإذا كانتْ إجراءاتُ تداولِ المراسلاتِ الواردةِ والصادرةِ والمتابعةِ تهدفُ إلى ضبطِ مسارِ المراسلاتِ لضمانِ وصولِها في النهايةِ إلى مرحلةِ الحفظِ، فإنَّ إجراءاتِ الحفظِ تعتبرُ نقطةَ البدايةِ لتصنيفِ هذه المراسلاتِ وفهرستِها تمهيدًا لحفظِها في ملفاتِها الصحيحةِ؛ مما يسهلُ استرجاعَها عند الحاجةِ؛ لذلك فإنه من الضروريِّ الاهتمامُ بإجراءاتِ الحفظِ من ناحيةِ تحديدِها، والتدقيقُ في تطبيقِها لما لها من أهميةٍ كُبْرَى. 

1- تحديدُ موضوعِ أو مجالِ الملفِّ بحيثُ يتمشى مع الأنشطةِ التي تتمُّ في الإدارةِ.

2- كلما تضخمتِ الوثائقُ المحفوظةُ في أيِّ ملفٍ وتبينُ وجودَ موضوعاتٍ فرعيةٍ تكونُ محلَّ اهتمامِ العملِ؛ فإنه منَ الضروريِّ إعادةُ تصنيفِ وثائق ملفِّ المشروعِ فيكونُ هناك ملفٌّ عامٌّ للمشروعِ ثم ملفاتٌ فرعيةٌ أحدُها للشئونِ الماليةِ والثاني للشئونِ الهندسيةِ.. وهكذا.

3- عدمُ فتحِ ملفاتٍ ذاتِ صيغةٍ عامةٍ كملفِّ المتنوعاتِ أو ملفاتِ المراسلاتِ الواردةِ التي تحفظُ فيها المراسلاتُ الواردةُ فقط دونَ الصادرةِ.

4- لا بد أن يكونَ لدى المصنفِ (أو المفهرسِ) ذاكرةً قويةً تساعدهُ على التعرفِ على الملفاتِ الصحيحةِ التي يجبُ حفظُ الوثائقِ فيها بحيثُ تستمرُّ عمليةُ تجميعِ وثائقِ الموضوعِ الواحدِ في ملفٍّ آخرَ؛ إذ أنها المظهرُ الحقيقيُّ لسلامةِ التصنيفِ. 

 

أأسس نظام لأرشفة الملفات 

نظام حفظ المعلومات والارشفة .

أنا لا أعلم بالمهام لانها ليست وظيفتي لكن وضع الاولويات والمهام هي نقطة البداية

من اسوء شيء العمل في بيئة تعمها الفوضى لانك بالتالي تفقد التركيز بمجرد التفكير في أمر الإصلاح ولكن بعد تجربة قد مررت بها الأهم هو أن أعمل بنظامي وأسلوبي وأنظم ملفاتي وأوراقي واحاول تنظيم الأرشفة الإلكترونية والورقية شيء فشيء حتى لا أشعر بالملل والقلق 

اول  ابدا بتنظيم  الامور عندي ثم مع من حولي  ثم مع مدري ابدا ارشفته

حتى  احفظ  ماهو لي  وماهو علي

البدأ فوراً بتنظيم الأمور و عمل نظام للأرشفة و تدريب الموظفين عليه و متابعته بشكل يومي

قبل كل شيء تنظيم الورقيات وفرزهم حسب السنوات والموضوع او الجهة ذات العلاقة وتصنيفهم في ملفات ورقيه ثم البدء لاحقا بارشفتهم الكترونيا

تنظيم هذه العلومات وتبويبها حسب تصنيفها