لإعداد حقيبة تدريبية للقيام بدورة في إدارة الوقت . فما الخطوات الواجب اتباعها لإعداد تلك الحقيبة.؟ ما إعراب تدريبية / إدارة

شكراً للدعوة اتفق مع إجابة الأستاذ أسعد. أما الإعراب. تدريبية:صفة حقيبة مجرورة مثلها بالكسرة الظاهرة على آخره. إدارة:اسم مجرور بحرف الجر وعلامة جره الكسرة الظاهرة على آخره. 

من الصعب تقديم تعريف دقيق محدود للوقت لكن بصفة عامة يمكن القول بأن الوقت يتجسد فى وجود العلاقة المنطقية لإرتباط نشاط أو حدث معين بنشاط أو حدث آخر ويعبر عنه بصيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل، والوقت يمضى نحو الأمام دون تأخير أو تقديم، دون توقف أو تراكم ،دون إلغاء أو تبديل أو إحلال.

والوقت مورد هام من موارد الإدارة إن لم يكن أهمها إذ يؤثر فى الطريقة التى تستخدم بها الموارد الأخرى، إنه رأس المال الحقيقى للانسان، ومع ذلك لا نجد الحرض اللازم والكافى على هذا المورد الفريد من نوعه والضرورى لكل شىء فى الوجود، كما نجد إختلافات جوهرية فى النظر إلى مفهوم الوقت وقيمته وأهميته بين مجتمع وآخر وبين الأفراد فى المجتمع الواحد.

ويتكون وقت العمل من وقت فعال( محتوى أساسى للعمل - لمنتج أو لعملية) وهو الوقت المستغرق فى إنتاج هذا المنتج أو أداء هذه العملية بفرض سلامة المواصفات وطرق التشغيل وعدم وجود أى مصدر من مضيعات الوقت أثناء أداء العملية ( باستثناء أوقات الراحة الرسمية ) ووقت غير فعال يمكن تخفيضه أو التخلص منه تعدد مسبباته، وما يهمنا هنا هو الوقت غير الفعال الناتج عن قصور الإدارة أو عيوب فيها فى أحد أو بعض أو كل عناصر العملية الإدارية: التخطيط - التنفيذ - التوجيه والقيادة - التنسيق - والرقابة.

فالتخطيط يجد الزمن مرافقاً له فى كل العمليات فهو يربط بين أجزاء العملية الإدارية وكذلك بين العمليات المتسلسلة والمتعاقبة التى يشتمل عليها النشاط الإداري كما يحدد لكل مرحلة من مراحل التنظيم أو التوجيه أو التنسيق أو الرقابة زمنا لبدايتها ونهايتها وعلى العاملين فى المنظمة أن ينجزوا أعمالهم ضمن هذه الخطة الزمنية، واعداد الخطة الإدارية يتطلب من المخطط أن يراعى التسلسل الزمنى فى مراحل الخطة وإختيار الزمن المناسب لكل مرحلة بها.

وفى مجال التنظيم أصبح واضحاً أن التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب للانتاج أو الخدمات ولا شك أن التنظيم الجيد يعكس السمات التى تظهر كل منها أهمية الوقت فى التنظيم من حيث التفاهم التعاون التوافق والاتساق، التنسيق إلى آخر هذه السمات، وبصفة خاصة تحديد مهام واختصاصات العاملين وتحديث وتبسيط الإجراءات باستبعاد ما هو غير ضرورى وما إلى ذلك.

وتظهر أهمية  الوقت كذلك فى التوجيه باعتباره ملازما للتخطيط وأيضاً فى عملية إتخاذ القرارات التى هى جوهر الإدارة، كما تظهر فى الرقابة حيث يتم الكشف عن الأخطاء أو منع وقوعها فى الوقت المناسب كما تظهر أهمية الوقت ودوره فى شكل الرقابة من حيث زمن اجراءتها وما اذا كانت ذاتية أم خارجية وغير ذلك مما لا يخفى على دارسي الإدارة.

مفهوم إدارة الوقت

تتعدد تعريفات الإدارة بدءاً من تعريف F.W.Tylor وحتى الوقت الراهن لكنها بصفة عامة تدور وتتركز حول انجاز الأعمال بشكل منسق ومنظم وفعال وتحقيق الأهداف بأفضل الوسائل وأقل التكاليف، وهذا ما يتطلب استغلالاً جيداً  وفعالاً لكل الطاقات والامكانيات المتاحة للمنظمة ويأتى الوقت ضمن هذه الامكانيات بل فى مقدمتها.وتأتى دراسة إدارة الوقت من منطلق كيفية تحقيق الاستغلال الأمثل أو الأكثر فعالية للوقت وليس تغييره أو تعديله أو تطويره فهذا غير ممكن، ونحن حين نتحدث عن الاستغلال الأمثل للوقت فإننا فى واقع الأمر نتحدث عن الاستفادة من الموارد البشرية والمالية والإدارية ضمن هذا الوقت وذلك بكفاءة وفعالية ذلك أننا إذا لم نكن قادرين على إدارة الوقت فلن نستطيع إدارة أى شىء آخر.

إن معظم أفكار إدارة الوقت بدهية ولكنها ليست شائعة، والعديد من الدراسات كتب حول موضوع إدارة الوقت والكثير منها يحتوى على توصيات متشابهة للحفاظ علتى هذا  المورد الحيوى الفريد، لكن المطلوب الآن هو جمع هذه الأفكار والاقتراحات المبعثرة وتكوينها فى نظام مفيد لإدارة الوقت، والفوائد التى تجنى من الإطار الفكرى لإدارة الوقت متشابهة لتلك التى تجنبها من نظرية الإدارة ذاتها، فاذا كانت هذه النظرية وسيلة لتنظيم الخبرات بحيث يمكن تحسين الممارسات الإدارية من خلال البحث العلمى والاختبار التطبيقى للمبادئ والتدريس المناسب لها وكان ممكنا تصفية هذه الخبرات المجمعة واستخراج مبادئ عملية منها للاستخدام العام، حينئذ يكون لدينا أساس لنظرية   " إدارة الوقت".

ومفهوم " إدارة الوقت " من المفاهيم المتكاملة والشاملة الصالحة لأى زمان ومكان وأى عمل وأى شخص وأى مجتمع فقد ارتبط هذا المفهوم بشكل كبير بالعمل الإدارى.

وقد بدأ التركيز على موضوع إدارة الوقت بالمفهوم اشلمل والمتعارف عليه حالياً فى أواخر الخمسنيات وأوائل السنيات من هذا القرن وكانت أول محاولة فى هذا المجال للكاتـــب جيمس ماكاى James Mckay فى عــــام 1958، حيــث وضع كتابه إدارة الوقـت The Management of Time))  وكان من أهم عبارته فى هذا الكتاب، والتى لا تزال تتردد إلى وقتنا الحاضر هى:

" اذا كنت تشعر بنقص فى الوقت أثناء عملك، فهذا مؤثر بأن مهارتك الإدارية تتجه نحو العدم".

وبعد هذه الفترة الزمنية بالتحديد، ازداد الاهتمام بموضوع إدارة الوقت بشكل كبير وبدأت الكثير من الأبحاث والدراسات والمقالات والكتب والعديد فى هذا المجال، وقد كان للتطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية أثراً كبيراً فى زيادة الاهتمام بموضوع إدارة الوقت  وخاصة التطورات التقنية الهائلة فى مجال الاتصالات والمواصلات وارتفاع مستوى المعيشة، وارتفاع معدلات الاستثمار فى المشروعات والمؤسسات ، وارتفاع تكاليف الانتاج وغيرها الكثير. والحقيقة أن كثير من هذه المساهمات العملية بدأت فى الدول الغربية وبشكل قليل جداً فى العالم العربى، فقد قدم الباحث المعروف بيتر دركر كتابة المدير الفعال ( The Effective Fxecutive)(1967) والباحث ماكنزى ( R. Alec Mackenzie) كتابه مصيدة الوقت (  The Time Trap) ( 1972) فضلاً عن كتاب إدارة وقتك ( Managing You Time) بالمشاركة مع تد نجستوم، (1967) وأسهمت فى هذا المجال الباحثة  المعروفة روز مارى ستيورات بدراستها الميدرون ونشاطاتهم ( Managers and Their Jobs) (1967)، علاووة على المساهمات الجيدة التى قدمت من جوزيف كوبر (Joseph Cooper) (1962) وروس وبير ( Ross Webber) ( 1972) وجارك فيرنر (Jack Ferner) (1980)، أما فى العالم العربى فقد أسهم الدكتور/ سيد الهوارى فى هذا المجال بكتابة " الميدر الفعال " (1976) والأستاذ محمد شاكر عصفور بدراسته " إدارة الوقت فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية" 1982م، 1402 هـ وبدراسة أخرى تتعلق بكيفية أشغال المدير لوقت العمل الرسمى فى الأجهزة الحكومية بالمملكة العربية السعودية، 1980م 1400 هـ، على أن هذه الحداثة لا تجعلنا نغفل الإشارة إلى أعمال وجهود فردريك تايلور مؤسس الإدارة العلمية   فى مجال دراسة الحركة ولازمن فقد كانت البداية فى مجال الاهتمام بدراسة الوقت والتفكير فى إدارته. فاذا ما انتقلنا إلى آخر التطورات فى مجال مفهوم الوقت فإننا نجد الفكرة الأساسية هى ضرورة تعديل فلسفة الإدارة ونظريتها إلى الوقت بحيث يعتبر مورداً Resource وليس قيداً Constraint وفى هذا يكمن الفارق الأساسى بين الإدارة التقليدية والإدارة الجديدة، ويعنى هذا أن أساليب الإدارة وتنظيماتها ينبغى أن تتبنى مفهوم المرونة وسرعة الحركة والتحول المستمر عبر الزمن وليس أسلوب الانتقال من حالة سكون إلى حالة سكون أخرى .

وأخيراً فإن أهم هدف فى إدارة  الوقت نسعى إلى تحقيقه هو أن يجد الإدارى لنفسه  أكبر تحت تصرفه، وهو الجزء الوحيد من يوم العمل الذى يمكن للإدارى أن يتحكم فيه ويدعى ملكيته فعلا  فالوقت الخاص ضرورى للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب مبدع. فإدارة الوقت لا تقدم حلولا للمشكلات الإدارية ولكنها توجد الوقت الخاص الذى يمكن للمدير خلاله أن يجد الحلول ويخطط للمستقبل ويقيس مدى التقدم.

وإدارة الوقت تعنى إدارة الذات وإدارة شئون الوظيفة بما يكفل الحصول على النتائج المحددة فى الوقت المتاح.

ونختتم هنا بالإشارة إلى قانون " باركنسون" والذى يؤكد أن العمل يتمدد لكى يملاً الوقت المتاح أو المخصص لاتمامه، فالشخص المشغول جدا هو الشخص الذى لديه فاض من الوقت، وأن ظاهرة " الانشغال" فى العمل لا يمكن أن تعتبر تفانيا من الإدارى وأداء جيداً له ومميزاً، ولكنها تعتبر عن تدنى مستوى إدارته وسوء استغلال الوقت المحدد له.

 

ثانيا: خصائص الوقت وانواعه

خصائص الوقت

يتميز الوقت من حيث طبيعته وخصائصه بسمات خاصة لا يشاركه فيها مورد آخر من الموارد التى نملكها فى الحياة  بصفة عامة والإدارة بصفة خاصة ، وأهم هذه الخصائص ما يلى:

1- لا يوجد شىء أطول من الوقت لأنه مقياس الخلود، ولا أقصر منه لأنه ليس كافياً لتحقيق ما يريده المرء.

2- لا شىء يمكن عمله بدون الوقت، صحيح كثيراً من الناس يتجاهلونه لكنهم جميعاً يأسفون على ضياعه.

3- يسير الوقت بنفس السرعة والوتيرة، وإن كان يبدو غير ذلك فهو الشعور وليس فى الحقيقة.

4- لا يمكن تغيير الوقت أو تحويله.

5- هو مورد نادر لا يمكن تجميعه، ولما كان ما مضى لا يعود ولا يعوض فهو أنفس ما يملك الأنسان.

6- يختلف الوقت عن الموارد الأخرى الرئيسية، كالقوى العاملة والأموال والأجهزة والمعدات   ذلك أنه لا يمكن تخزينه ولا يمكن احلاله وهو يتخلل كل جزء من أجزاء العملية الإدارية  ولا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأخيره أو استعادته أو اقتراضه أو توفيره أو مضاعفته أو تصنيعه وكل ما يفعله المرء هو أن يقضيه ( سواء اختار ذلك أم لا ) وفق معدل ثابت مقداره ستون ثانية لكل دقيقة.

7- الوقت مورد يملكه جميع الناس بالتساوى، ولا يستطيع أحد زيادته فكل انسان يملك (24) ساعة فى اليوم، (168) ساعة فى الأسبوع  (8766) ساعة فى السنة.

8- إدارة الوقت تختلف عن إدارة غيره من الموارد/ وقد لخـــص " دركر" هذا الاختلاف بقوله أن إدارة وقت الآخرين، وإدارة الذات تتطلب - مثل إدارة أى شىء آخر - مهارات التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة.

9- رغم  أن الوقت مورد فريد، ورغم خصائص التى تميزه عن غيره من الموارد إلا أنه يمكن سرقته واللصوص الذين يسرقون الوقت هم:

      ü   الذين يذهبون إلى العمل متأخرين وينصرفون مبكراً.الذين يضيعون بعض الوقت فى تناول الطعام أثناء العمل.

      ü   الذين يتحدثون فى المكتب عن أخبار الكرة وسير الآخرين.

      ü   الذين يعملون ببطء من أجل الحصول على أجر إضافى.

      ü   الذين يقرأون الصحف أو يحلون مسابقات الكلمات المتقاطعة أثناء ساعات العمل.

      ü   الذين يسرحون أو ينامون فى مواعيد العمل الرسمية.

      ü   الذين يشغلون التليفونات خلال ساعات العمل بمكالمات شخصية أو عائلية.

      ü   الذين يستغلون ساعات العمل فى أداء بعض المهام الشخصية.

      ü   الذين يضيعون ةقت العمل فى اجتماعات لا فائدة منها.

      ü   الذين يتجولون بين المكاتب للثرثرة مع الآخرين.

 

أنواع الوقت

بصفة عامة ينقسم الوقت إلى أربعة أنواع رئيسية وهى:

 

1- الوقت الإبداع  Creative Time

يخصص هذا النوع من الوقت لعملية التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلى علاوة على تنظيم العمل وتقويم مستوى الإنجاز، ويلاحظ أن كثير من النشاطات الإدارية يمارس فيها هذا النوع من الوقت  فهى بحاجة إلى تفكير علمى عميق وتوجيه وتقويم، كما تواجه فى هذا النوع من الوقت المشكلات الإدارية من كافة جوانبها بأسلوب علمى منطقى بهدف تقديم حلول منطقية وموضوعية تضمن فاعلية ونتائج القرارات التى تصدر بشأنها.

2- الوقت التحضيرى Preparatory Time

يمثــل هذا النوع من الوقت الفترة الزمنية التحضيرية التى تسبق البدء فى العمل، قد يستغرق هذا الوقت فى جمع معلومات أو حقائق معينة أو تجهيز معدات أو قاعات أو آلات أو مستلزمات مكتبية هامة قبل البدء فـــى تنفيذ العمل ويفترض أن يعطـــى الإدارى هــذا النوع من النشاط ما يتطلبه من وقت، نظراً للخسارة الاقتصادية التى قد تنجم عن عدم توفر المدخلات الأساسية للعمل.

 

3- الوقت الانتاجى Productive Time

يمثل هذا النوع من الوقت، الفترة الزمنية التى تستغرق فى تنفيذ العمل الذى تم التخطيط له فى الوقت الابداعى والتحضير له فى الوقت التحضيرى ، ولزيادة فاعلية استغلال الوقت، يجب على الإدراى أن يوازن بين الوقت الذى يستغرق فى الانتاج أو تنفيذ العمل وبين الوقت الذى يقضى فى التحضير والإبداع، فالمعروف أن الوقت المتاح للجميع محدود بحد معين. فاذا تبين أن كثيراً من الوقت يخصص لتنفيذ أعمال روتينية فى المنظمة، فإن ذلك يعنى أن هناك قليلا من الوقت المخصص للإبداع أو التحضير أو كليهما معا، من هنا كانت عملية التوازن ضرورية ، لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة، بما فيها عنصر الوقت.

ويقسم الوقت الانتاجى بشكل عام إلى قسمين رئيسيين هما:

أ- وقت الانتاج العادى، أو غير الطارىء ، أو المبرمج.

ب - وقت الانتاج غير العادى، أو الطارىء ، أو غير المبرمج .

زمادامت المنظمة تسير ضمن خطة الانتاج العادى، مع تحكيم فى الانتاج غير العادى، فهى فى وضع جيد. وقد يحدث أن يظهر إنتاج غير عادى أو طارىء فى المنظمة ويفترض أن يكون الإنتاج فى مثل هذه الحالة ومحدود التأثير وإلا فمعنى ذلك ضرورة حدوث تغير جذرى طارىء على مستوى المنظمة، لمواجهة هذا الانتاج الطارىء. ولنجاح الإدارى فى ذلك، يفترض أن يخصص جزءا من وقته المخصص للإنتاج العادى ، لمواجهة الإنتاج غير العادى، بذلك يستطيع أن يتمتع بمرونة كافية تسمح له بانجاز الانتاج العادى.

4- الوقت غير المباشر أو العام Overhead Time

يخصص عادة هذا الوقت للقيام بنشاطات فرعية عامة، لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة وعلى علاقتها بالغير كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات كثيرة فى المجتمع، وحضور الإدارى لندوات أو تلبية لدعوات أوافتتاح مؤسسات معينة. إن هذه النشاطات المختلفة تحتاج إلى وقت كبير من قبل الإدارى ولذلك عليه أن يحدد كم من الوقت يمكن أن يخصص لمثل هذه النشاطات أو يفوض شخصا معينا للقيام بها بدلا منه، مع الأخذ بعين الاعتبار التوازن بين النشاطات الداخلية والخارجية فى إنجاز الأعمال الرسمية الموكولة له ، وإبقاء جسور العلاقة والتعاون مع الآخرين فى الخارج قائمة ووثيقة.

 

توزيع النشاطات اليومية للشخص العادى    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ثالثاً: أهم مضيعات الوقت

مفهوم مضيعات الوقت  مفهوم ديناميكى يتغير بتغير الظروف والأوقات وهو يعنى بالنشاط الذى يأخذ وقتا غير ضرورى أو يستخدم وقتا بطريقة غير ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله.

وهناك  عدة ملاحظات تتعلق بمضيعات الوقت أهمها:

    ü      يعتبر أى نشاط مضيعاً  للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك.

    ü      كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك.

    ü      الوقت لا يضيع من تلقاء ذاته بل يحتاج إلى فاعل لذلك.

    ü      جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها ويمكن إحلال أنشطة منتجة بدلا منها.

* وتتعدد الدراسات فى شأن مضيعات الوقت، فمن دراسة أجراها مايكل ليوف أستاذ الإدارة بجامعة نيوأورليانز ومؤلف كتاب " إعمل بذكاء" شملت مجموعات من الإداريين من 14 دولة تبين أن أهم مضيعات الوقت هى:

    ¨       المعوقات الهاتفية.

    ¨       الزوار غير المتوقعين.

    ¨       الاجتماعات المجدولة وغير المجدولة.

    ¨       الأزمات.

    ¨       عدوم وجود أهداف وأولويات ومواعيد للإنجاز.

    ¨       مكاتب مزدوجة وعدم تنظيم شخصى.

    ¨       تفويض غير فعال وتدخل فى الروتين والتفاصيل.

    ¨       محاولة إنجاز الكثير بسرعة وتقدير الوقت اللازم بدون واقعية.

    ¨       عدم وجود أو عدم وضوح الاتصالات أو الارشادات.

    ¨       معلومات غير ملائمة أو غير دقيقة أو متأخرة.

    ¨       التردد والتأجيل أو التسويف.

    ¨       عدم القدرة على قول " لا ".

    ¨       مسؤولية وسلطة مضطربة.

    ¨       ترك المهام قبل إنجازها.

    ¨       نقص الإنضباط الذاتى.

أما " دركر" فقد حدد العوامل التى تؤدى إلى ضياع الوقت فى الآتى:

    ×      سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم فالإدارة السيئة تؤدى إلى ضياع وقت العديد من العاملين وبخاصة وقدت المدير. ومن مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.

    ×      تضخم عدد العاملين. حيث تؤدى زيادة العاملين عن الحد المناسب إلى ضياع الوقت لأن الناس يحبون أن يجتمعوا بعضهم مع بعض ويتبادلوا الزيادات والاحاديث.

ويقول " دركر" أن المدير الذى يقضى أكثر من (10%) من وقته فى حل مشكلات العلاقات الإنسانية والنزاعات بين العاملين يكون ليده عدد فائض منهم. فالعدد الزائد عن الحاجة لا يكون عاطلاً عن العمل فحسب، بل يؤدى إلى إعاقة الآخرين عن أداء أعمالهم وإضاعة أوقاتهم،وذلك بسبب زيادة فرص الاحتكاك والتفاعل الاجتماعى بينهم.

3. زيادة عدد الاجتماعات عن الحد المعقول. إن الاجتماعات مكلفة من حيث الوقت والجهد والمال وبالتالى، يجب على المدير أن يحرض على تقليل عدد الاجتماعات إلى الحد الأدنى .

كما عليه أن لا يدعو للمشاركة فيها إلا الأشخاص المعنيين فقط ، فضلاً عن عليه أن يتعلم فن إدارة الاجتماعات.

4. عدم كفاية المعلومات وأنظمة الأتصال، فالمعلومات تشكل حجر الزواية فى عمل المدير وبالتالى فقد يضيع وقت كبير نتيجة لتأخير وصول المعلومات أو نتيجة لوصول معلومات غير  دقيقة.

5. زيادة المفاجئة ، والاجتماعات غير الناجحة ، والتردد فى إتخاذ القرارات، والخوف من إرتكاب الأخطاء، والتفويض غير الصحيح وسوء ترتيب الأولويات( والمقطاعات) أثناء العمل والمجاملات والتفاعل الاجتماعى داخل المنظمة.

6. المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد، وقراءة الصحف والمجلات.

7. البدء فى تنفيذ أية مهمة  قبل التفكير فيها والتخطيط لها والانتقال إلى مهمة جديدة قبل إنجاز المهمة السابقة، والإهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.

ويحدد بعض الدارسين العرب أهم المضيعات فى بيئة الإدارة العربية فيما يلى:

 

أهم (مضيعات) الوقت

معدل الوقت الضائع اسبوعياً

-  تأخر فى الصباح عن العمل الرسمى

61.8 دقيقة

- مكالمات هاتفية لأغراض خاصة

35.4 دقيقة

- قراءة المجلات المتعلقة بالعمل

49.4 دقيقة

- تناول الشاى والقهوة

46.6 دقيقة

- مراجعة المستشفى

75.5 دقيقة

- مغادرة المكتب قبل نهاية يوم العمل

42.5 دقيقة

- (مضيعات) أخرى

123.5 دقيقة

 

 

1- تسجيل الوقت: المنهج والفائدة

يقوم منهج تسجيل  الوقت على دعامتين أساسيتين أولهما أن المديرين يجهلون عادة طبيعة مشكلات وقتهم، ولو طلبنا إلى أحدهم أن يصف وظيفته وأن يحدد الوقت الذى ينفقه لتنفيذ واجباتها وتحمل مسؤولياتها وقارنا بين ما وصفه وحدده بما يتم فعلا على الواقع لوجدنا مساحة واسعة من الإختلاف والتباين، ولا شك أن دقة المعلومات عن كيفية انقضاء الوقت فى العمل تساعد على التوصل إلى تعريف وتحديد دقيق لمشكلات الوقت ومن ثم التوصل إلى حل علمى لها. وتتمثل الدعامة الثانية لفكرة تسجيل الوقت فى أن التكلفة المالية التى تتحملها المنظمة للوقت كبيرة ولكن كثيرا من المديرين لا يعون التكلفة الحقيقة لأوقاتهم  والوقوف على قيمة  الوقت يجعلنا ندرك ببساطة قيمة الدقائق والساعات التى نضيعها هنا وهناك وهى قيمة عالية وعالية جدا.

ويعنى بتسجيل الوقت رصد كل الأنشطة التى يمارسها المدير فى فترة زمنية معينة والوقت الذى تستغرقه كل نشاط فى تلك الفترة ثم القيام بتحديد متوسط الوقت الذى بقضية فى كل نشاط، وذلك بغية التعرف على الأنشطة التى تستغرق وقتاً أكثر مما هو مفروض بهدف تقليل الوقت الذى يقضيه المدير فيها، وتلك التى تستغرق وقتاً أقل بهدف توجيه الإهتمام إليها، وتلك التى تقضى فيها المدير وقتا معينا ولكن من الممكن الاستغناء عنها والهدف من وراء ذلك كله هو إعادة توزيع الوقت على الأنشطة وفق اهميتها ونسبة إسهامها فى تحقيق الأهداف.

إن الهدف من تسجيل الوقت هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط وإبراز الأنشطة غير المهمة والأنشطة المهمة بهدف تقليل الوقت الذى يقضيه المدير فى الأولى وزيادة الوقت المخصص للثانية وبهدف التعرف على مضيعات الوقت وما يخرج منها عن سيطرته. وفى هذا لا بد للمدير من أن يتعرف بأهمية التسجيل وأن يتحلى بالصبر والأمانة فى تحليل النتائج وأن يكون لديه الإستعداد للتخلى عن بعض الطرق والأساليب التى ألفها فى العمل.

هذا ويمكن أن يقوم بالتسجيل المدير نفسه أو شخص آخر فى المنظمة ولكل مزايا وعيوب لكن ما يعنينا هو البدء بتسجيل الوقت أيا كانت الفترة التى تستغرق فى هذا التسجيل، وعلى أية حال يعتبر التسجيل اليومى من أفضل الأساليب للحصول على المعلومات الضرورية عن كيفية قضاء المدير لوقته.

سجلات الوقت

تتعدد هذه السجلات تبعا للهدف ونوع النشاط المزمع السيطرة عليه وتورد دراسات الإدارة فى شأن إدارة الوقت عدة أنواع من السجلات منها:

1- السجل اليومى للوقت.

الوقت فى غاية الأهمية لك كفرد وللمنظمة التى تعمل فيها ولذا فإن إعداد سجل يومى للوقت يمكن أن يساعدك فى التعرف على كيفية توظيفك لوقتك وبالرغم من أهمية هذا السجل فإن كثيراً من الناس لا يستخدمونه لأنهم يعتقدون أن ذلك يحتاج إلى وقت وهم لا يمتلكون مثل هذا الوقت  بالإضافة إلى أنهم لا يقرون بفائدته لاعتقادهم أنهم يعرفون أين تذهب أوقاتهم وبالتالى، فان إستخدام مثل هذا السجل يضيف عبئا جديدا دونما فائدة مناسبة ، ويشير الواقع العلمى إلى خطأ مثل هذا الاعتقاد   فالذاكرة ليست دقيقة بحيث تغنىعنه، كما أن من استخدام مثل هذا السجل إستشعر فوائده، وباتت جهوده أكثر نفعا وأكتشف أشياء أصابته بالدهشة.

 

2- السجل الملخص للوقت.

عندما ينتهى المدير من تسجيل الوقت اليومى، يقوم بتلخيص السجل وذلك على النحو التالى:

النشاط

مجموع الوقت المخصص له

النسبة المئوية

ملاحظات

 

 

 

 

 

ولتحليل نتائج السجل الملخص للوقت، يمكن طرح الأسئلة التالية:

v  ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان من الواجب عليك أن تقوم بها؟

v  ما هى الأنشطة التى قمت بها اليوم، وكان المفوض أن لا يقوم بها؟

v  هل قضيت الساعة الأولى من وقتك اليومى بصورة فعالة؟

v  ما هو الوقت الأكثر انتاجية فى يوم عملك؟ ولماذا؟

v  ما هو الوقت الأقل انتاجية فى يوم عملك ؟ ولماذا؟

v  ما هى ( المقاطعة) التى حدثت معك اليوم وتعتبــر من أكثـــر ( مضيعات) وقت عملك؟

v  ما هى أسباب ( المقاطعات)؟

v  كيف يمكن السيطرة على المقطاعات ، وما هى طرق تخفيضها أو القضاء عليها؟

v  ما هى اكبر ثلاث ( مضيعات) لوقت عملك اليومى؟

v  كيف يمكن القضاء على هذه ( المضيعات) الكبيرة الثلاث؟

v  ما هى نسبة الوقت التى أنفقتها على أنشطة ذات قيمة عالية؟

v  ما هى نسبة الوقت التى انفقتها على أنشطة ذات قيمة منخفضة؟

v  ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أقل، مع ضمان الحصول على نتائج مقبولة ؟

v  ما هى الأنشطة التى ينبغى أن يخصص لها وقت أكثر ؟

v  ما هى الأنشطة التى يمكن تفويضها ؟ ولمن؟

v  ما الذى يمكن أن تفعله لكى تحصل من وقتك على أكبر فائدة ممكنة؟

 

3-  سجلات الوقت الخاصة .

     بالإضافة إلى السجل العادى، قد تستخدم عدة سجلات خاصة ذات فائده مثل سجل الهاتف وسجل الإجتماعات وسجل المقاطعات حيث تفيد فى التزويد بمعلومات تفصيلية أكثر مما يزودنا به السجل العادى .

(2)  تحليل الوقت

يقصد بذلك التعرف على الأنشطة غير المنتجة التى تستغرق الوقت والأنشطة التى تسبب ضياعا له، ويمكن التخلص منها أو السيطرة عليها، على أن تكون نقطة البدء فى هذا السبيل هى إقتناع المدير بأنه فى إمكانه زيادة فعالية توظيفه للوقت وأنه وحده الذى يستطيع أن يزيد هذه الفعالية .

     ويمكن إجمالى عوائد تحليل الوقت فى الآتــى :-

      v         التعرف على الأنشطة التى لا حاجة للمدير أن يقوم بها ولا ينجم عنها أية نتيجة مفيدة، الأمر الذى يؤدى إلى التساؤل عن ماهية الأضرار التى قد تترتب على عدم قيامه بنشاط ما؟ فاذا ما ظهرت الإجابة بأنه لا ضرر فإن عليه أن يتوقف عن أداء ذلك النشاط لأنه يمثل مضيعة للوقت .

      v         الوقوف على المهام التى يقوم بها المدير حاليا ويستطيع تفويضها للآخرين .

      v         تحديد الأنشطة التى تؤدى إلى ضياع وقت المدير ويستطيع السيطرة عليها، والأنشطة التى يقوم بها وتؤدى إلى ضياع وقت المرؤوسين، فقد يقوم المدير فى بعض الحالات بعمله بكفاءة ولكنه يكون سببا رئيسيا فى ضياع وقت المرؤوسين إذ لا يفهم أو لا يدرك ما يقوم به المرؤوسون (وهذا على خلاف الشائع) والتغلب على هذه المشكله لا يحتاج إلى تفصيل كثير إذ يكفى تحديد المهام بدقة وتحديد السلطة والمشاركه والتعرف على إذارة المرؤسين لأوقاتهم .

      v         تحليل الأنشطة باستخدام مصفوفة المستعجل والمهم

      v         يكتسب النشاط قيمته من اسهامه فى تحقيق الأهداف، فكلما كان إسهامه كبيرا كانت قيمته عاليه وكان أكثلا أهمية، والأنشطة المهمة تعطى نتائجها فى المدى الطويل، فى حين تعطى الأنشطة المستعجلة نتائجها فى المدى القصير، وهى أكثر (الحاحا) من الأنشطة المهمة، كما أنها قد تسهم أو لا تسهم فى تحقيق الأهداف.

     وكلما كان النشاط مستعجلا كان الإحتمال ضعيفا فى أن يكون مهما. وفى المقابل كلما كان النشاط أكثر أهمية كان الاحتمال كبيرا فى أن يغدو مستعجلا .

    إن المشكلة التى تواجه المدير عادة هى أنه يعيش فى توتر وقلق فيما بين ما هو مستعجل وما هو مهم من الأنشطة فالأنشطة المهمة ليست محل استعجال لتنفذ اليوم أو حتى هذا الأسبوع، فهى نادراً ما تكون مستعجلة، فى حين تستحوذ الأنشطة المستعجله على الإهتمام وإزدياد الرغبة فى إنجازها، ذلك أنها تسبب ضغطا نفسياً على المدير مع كل ساعة تمر أو مع كل يوم ينقضى .

     والمدير لا يعرف أحياناً أن النشاط المستعجل هو عاجل حقيقة أم أنه يتنكر بهذا الثوب ويصبح بالتالى من عاداته أن يستجيب له كأنه مستعجل فعلا مع أنه ليس كذلك، كثير من الأنشطة المستعجلة تلبس فى الحقيقة هذا الثوب. وما يحتاج إليه المدير هو الحكمة والشجاعة والنظام للقيام بالنشاط المهم أولا. فإذا ما استطاع أن يقف أمام طغيان المستعجل واستبداديته فإنه يغدو قادر على حل معضلته بالنسبة للوقت .

     إن المصفوفة التالية ذات قيمة عاليه فى تحليل الأنشطة، وبالتالى معرفة نسبة الوقت المنقضى على ما هو مهم وعلى ما هو مستعجل .

 

غير مهم

مهم

 

3

1

مستعجل

4

2

غير مستعجل

مصفوفة المستعجل والمهم من الأنشطة

 

     يشير المربع الأول من المصفوفة إلى أن الأنشطة الواقعة فيه مهمة ومستعجلة ويرغب الجميع فى أن يكون عدد هذه الأنشطة قليلاً.

 والأنشطة فى المربع الثانى مهمة وغير مستعجلة ويمكن تأجيلها فان الوقت المنصرف عليها قليل. وتشير الدراسات إلى أن نسبة الوقت المستغرق فى أدائها تتراوح بين (10%) و (40%) ومثلها الاجتماعات، والوصول إلى مكان العمل متأخرا، وتركه مبكراً. يشير المربع الثالث إلى أن الأنشطة الواقعة فيه غير مهمة ومستعجلة  وهى وفق هذه النظرة تستهلك جزءاً كبيراً من الوقت بالرغم من إسهامها القليلة فى تحقيق الأهداف وتمثل على ذلك بالهواتف والزوار، وهى تستحوذ على نسبة تتراوح بين (50%) و (70%) من الوقت، فى حين أن الأنشطة فى المربع الرابع غير مهمة وغير مستعجلة .

     تأتى هذه المصفوفة لتسترعى الإنتباه إلى أن المهام المستعجلة لبست بالضرورة مهمة، إذ كثيرا ما تأتى صفة الإستعجال نتيجة لضغط الأزمة ووطائها سببا فى اضطراب الاولويات وبالتالى فان المدير الفعال لا يسلم نفسه للأمور المستعجله ويرضخ للإدارة بالأزمات .

     يعتقد المدير أن كل ما يعمله مهم، وهذا ليس صحيحاً، إذ لو حاول أن يحلل الأنشطة التى يقوم بها وفق المصفوفة المشار إليها لا تضح له (إذا ما كان أمينا مع نفسه) أن بعض الأنشطة التى يقوم بها أكثر أهمية من بعض، بل إنه يقضى وقتا طويلاً فى القيام بأنشطة غير مهمة .

 

 (3) تخطيط  الوقت

     على الرغم من الاعتقاد بأهمية التخطيط فإنه لا يتم تخصيص الوقت الكافي لهذا النشاط الحيوي ويميل الأفراد إلى إشغال أنفسهم بما هو عاجل من المهام على حساب ما هو مهم. وهو ما يطلق عليه فى دراسات الوقت طغيان المستعجل .

     التخطيط لا نلمس نتائجه إلا بعد فترة من الزمن وربما لا نلمسها أبداً ولذلك نتردد فى القيام به تبعا لترددنا فى القيام بأى عمل لا يقدم لنا نتائج سريعة، على الرغم من أن التخطيط يعمل على تجسير الفجوة بين ما هو قائم فعلا أو ما نحن عليه الآن وبين ما تستهدف تحقيقه، وهو أسلوب يصل المستقبل بالحاضر، ومع ذلك لا يقوم به الأفراد عادة لأنه نشاط معقد يتطلب تفكيراً فى المستقبل بطريقة منتظمة وتنبؤا بالأحداث المتوقعة واستشرافا للمستقبل .

     وإذا كان التخطيط كنشاط على هذا النحو فيه صعوبة فان تخطيط الوقت فيه قدر أكبر من الصعوبة لأنه يعنى وضع إطار مسبق للوقت ووضع حدود له .

          ويتضمن التخطيط الإجابة عن هذه الأسئلة

          1-  ماذا يجب أن يعمل ؟

          2-  متى يجب أن يعمل ؟

          3-  أين يجب أن يعمل ؟

          4-  ما الذى يجب أن يعمل ؟

          5-  ما هى الأولويات ؟

6-    ما مقدار الوقت المستغرق ؟

 

خامساً: الإدارة الفعالة للوقت

    يلخص بعض الدارسين خصائص أكثر الإداريين فعالية فى الآتى :

    ¨       القدرة على التنفيذ الفورى، إذ أن 80% من الأعمال الواردة إلى مكتب الادارى تتم معالجتها فوراً .

    ¨       القدرة علة التفويض، فالإدارى الجيد يحيط نفسه بموظفين أكفاء .

    ¨       الرغبة فى القيام بدعم وتشجيع وإظهار الإهتمام بالمرؤوسين .

    ¨       القدرة على فصل الغث من السمين، فالإدارى الذى يمكنه ذلك يتجنب الوقوع فى فخ التفاصيل البسيطة وغير المفيدة .

    ¨       رفض تضييع الوقت فى القيام بالمهام المستحيلة، فالإدارى الفعال يستطيع أن يعترف بالهزيمة وينتقل إلى أشياء أخرى غيرها .

    ¨       القدرة على توقع مكانته فى المستقبل .

    ¨       لديه الإحساس بالوقت والتوقيت والشعور بالحقيقة .

    ¨       القدرة على تحديد مواعيد إنهاء معقولة لكل المشروعات .

     وبنظرة سريعة إلى هذه الخصائص يتبين أن الوقت وبالتبعية إداراته قاسما مشتركا أعظم بينها وبين ما هو حاضر فى كل خصيصة بطريقة ظاهرة أو غير ظاهرة مباشرة أو غير مباشرة .

     ­وقد تعددت المقترحات فى شأن إدارة الوقت بطريقة فعالة تمكن من السيطرة على مضيعاته ومن ثم توقف هدره وفقدانه باعتباره أثمن الموارد التى تملكها أية منظمة، وتختلف الدراسات فى هذا الشأن فبعضها يحدد أنشطة رئيسية تتسبب بعدم إدارتها بكفاءة فى ضياع الوقت مثل الإجتماعات، الإتصالات، استخدام الهاتف، التنظيم الشخصى، الزيارات، التقارير، وتنظيم المكتب والتعامل مع الأوراق وغير ذلك .

وأهم هذه الاقتراحات هى ما يأت :

1-    خصص فترات طويلة متواصلة للمهام الرئيسية .

2-    تحكم فى المعترضات خلال الفترات الحرجه بعدم قبول أى زائر أو أى اتصال هاتفى .

3-    خصص وقتا للتخطيط الإبداعى والتحضير، والأنشطة العامة .

4-    إجمع معا الأعمال المتشابهة لتوفر لك الإبتداء والتوقف عن العمل مرارا .

5-    ضع كل المكالمات الهاتفية معا، دع سكرتيرتك تطلب لك الرقم التالى عندما تكون على وشك الإنتهاء من المتحدث الحالى .

6-    ضع المشروعات ذات الأهمية العالية فى أوائل أيام الأسبوع .

7-    حدد الوقت الخاص بك الذى تكون فيه فى ذروتك - أى عندمـــا تكون فى أصفــى ذهــن   خصص هذا الوقت لمتابعة الأولويات المهمة.

8-    خصص وقتا للأزمات غير المتوقعة .

9-    ضع أقل الأعمال أهمية فى الوقت الذى تكون فيه فى ذروة نشاطك حتى تنحز منها الكثير فى وقت قصير .

10-   أجل المشروعات القصيرة حتى تبدأ فى المشروعات الأطول منها .

11-   احترس من عملية التفويض العكسى. أى كم من الوقت يفرض عليك بواسطة مرؤوسيك؟ أحد المديرين عنده رد جاهز على مرؤوسيه الذين يدخلون مكتبه بدون موعد قائلين "حضرة المدير  لدينا مشكلة" إذ يجيب بقوله "بالطبع لديكم مشكلة" .

12-   تحرك بسرعة بالنسبة للقرارات الممكن الرجوع عنها، وتحرك ببطء بالنسبة لتلك التى لا يمكن الرجوع عنها .

13-   دع مرؤوسيك يعرفون أن هناك أوقاتاً معينة لا تود فيها أن يقاطعك أحد وأوقاتاً أخرى يمكنهم المجئ إليك فيها .

14-   إرم بعيداً البريد غير المفيد. تحت عنوان البريد هناك إقتراحات أخرى: وجه البريد مباشرة إلى المرؤوسين، قم بإلغاء الاشتراكات مع المؤسسات التى ترسل كثيراً من البريد وحاول أن تشطب اسمك من قوائم البريد التجارية .

15-   حدد الأهداف - بعيدة المدى وقصيرة المدى - وحدد تاريخ انجاز كل هدف .

16-   حدد الأولويات يوميا. رتب المهام حسب أولوياتها وأهميتها .

17-   قم بتنفيذ المهام الرئيسية، وفوض المستعجلة منها ولكن لا تفوض المهام المستعجلة جدا منها  تجنب إلزام نفسك فوق طاقتك ولا تضيع وقتك فى أمور مخفضة الأولوية .

18-   نظم أوراقك، الأوراق التى تتطلب البت السريع، وتلك التى تقرؤها وتمررها إلى الآخرين أو تحفظها، وتلك التى يمكن رميها والتخلص منها .

19-   تجنب التأجيل أو التسويف أو المماطلة .

20-   قم بالمهام غير المحببة لديك وغير السارة أولا .

21-  انتبه متى تضيع وقتك وقم بعمل ملائم .

22-   سجل أفكارك دائما، لا تثق فى ذاكرتك .

23-   درب باستمرار مرؤوسيك على أداء الأعمال .

24-   ركز على عمل واحد فى زمن معين .

25-   فى فترة راحة الغذاء غادر مكتبك وتناول غذائك فى الكافتيريا .

26-   استغل ساعات العمل - قبل وبعد الغذاء - فى أداء الأعمال السهلة .

27-   تناول غداء خفيفاً لا يؤثر فى نشاطك لا سيما فى الايام الحارة .

28-   إغلق باب غرفتك عندما لا تريد الإزعاج .

29-   قابل زوارك خارج مكتبك (فى غرفة السكرتيرة) وحاورهم وأنت واقف .

30-   حدد زمن مقابلة لكل زائر حتى لا يتعداه .

31-   إستخدم الدكتافون فى إملاء رسائلك .

32-   إجعل خطاباتك قصيرة وموجزة .

33-   لا تضع أوراقا على مكتبك واجعله دائما مرتبا .

34-   إذا لم يكن محدثك واضحا، اطلب تكرار ما يقوله .

35-   حدد إجتماع شهرى لمدة 15 دقيقة لمرؤوسيك لمناقشة موضوع الاستفادة من الوقت .

36-   إذا كان معك زميل فى المكتب، حادثه فى فترات متقطعة وليس دائما باستمرار .

37-   مراقبة مدى التقدم فى إنجاز الأعمال .

38-   ونشير فى النهاية إلى النتائج المبهرة لاستخدام الحاسوب وبرامجه المتعددة فى شأن إدارة الوقت، وكذلك التقدم الهائل فى وسائل الاعلام مثل البث التليفزيونى واستخدامه فى عقد المؤتمرات، وما إلى ذلك، فكل استخدام لهذه التقنيات يفيد ولا شك فى توفير الوقت والتخلص من كثير مضيعاته .

 

 

خاتمــــة

     على الرغم من أن المدير - فى أى مستوى إدارى - لا يستطيع أن يسيطر تماماً على وقته مهما حاول وزاد من حرصه، حيث أن كثير من مضيعات الوقت المزعجة تشكل جزءا من الوظيفة التى يشغلها، فانه مما لا شك فيه أنه يستطيع أن يسيطر على كثير من هذه المضيعات إذا ما اختار ذلك .

     حقيقة قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتعلم إدارة الوقت بشكل جيد، إلا أن الاستثمار فى تعلم الخطوات الصحيحة فى إدارة الوقت يستحق هذه الجهود والوقت الذى ينفق فى شأنها، إذ تقلل الإدارة الفعالة للوقت ضغط العمل وتعطى الفرد شعوراً زائداً بالرضا الوظيفى وبالانجاز معا وهو ما ينعكس فى النهاية على كفاءة المنظمة ككل .

     ونعود فنكرر هنا أن إدارة الوقت إنما تعنى فى الحقيقة إدارة الحياة ومن ثم فعلينا أن نتوقف عن تضييع الوقت ونبدأ فى إدارته واستثماره  فالفرق بين مصطلحى الكفاءة Efficiency الفاعلية Effectiveness فى إستخدام الوقت هو مفتاح القضية وذلك لأن الكفاءة تعنى مجرد القيام بالعمل بشكل صحيح بينما تعنى الفاعلية أن تقوم بالعمل الصحيح بشكل صحية

تدريبية: نعت  إدارة : اسم مجرور

شاكر للدعوة الكريمة واؤيد راي السادة الزملاء

شكرا على الدعوه الكريمه

لإعداد حقيبه تدريبيه لمثل هذا النوع من البرامج ، فأنه يجب إتخاذ ما يلى من خطوات بإختصار شديد:

1- التعرف على الأحتياجات التدريبيه للمتدربين ، من خلال زياره مبدئيه لمكان عملهم أو الإلتقاء بالمسئؤلين المباشرين عن التدريب بالمنظمه.

2- تحديد أهداف البرنامج التدريبى بالمشاركه مع مسئولى التدريب بالجهه الطالبه للتدريب والجه المنظمه للتدريب.

3- تحديد التاريخ والمده والمواعيد الخاصه بالتدريب.

4- إختيار مكان التدريب ، مع مراعاه توافر الوسائل المساعده على التدريب ، وكذلك عدد المتدربين ، وتوافر وسائل الراحه لهم.

5- تخطيط البرنامج التدريبى من حيث الموضوعات الفرعيه ، ووضع توقيتات محدده لكل موضوع ، وتخصيص أوقات للمناقشات والتطبيقات والتدريبات العمليه.

6- عرض المخطط الكامل للبرنامج التدريبى على الجهه الطالبه للتدريب ، وكذلك الجهه المسئوله عن التدريب ، للأتفاق النهائى على الموضوعات والتوقيتات والشكل العام وأيضا كافه التفاصيل.

7- تصميم البرنامج التدريبى ، والأمثله التطبيقيه ، والتدريبات العمليه ، ووضع أسس تقييم للمتدربين أثناء وبعد مشاركتهم بالبرنامج التدريبى ، وكذلك تصميم بطاقه تعارف لتوزيعها على المتدربين فى بدايه البرنامج ، وكذلك إستبيان مختصر للتعرف على تقييم المتدربين للبرنامج بصفه عامه متضما تقيمهم لموضوعات البرنامج ، وموعده وتوقيتاته ، والتعرف على مدى إستفادتهم الفعليه من حضور البرنامج.

8- عقد لقاء مع مسئولى التدريب بالجهه الطالبه ، وكذلك الجهه المنظمه بعد إنتهاء البرنامج ، لتلسيمهم صور من الإستبيان الخاص بالمتدربين ، والتقييم الخاص بهم ، وللتعرف على ردود أفعالهم وتقييمهم للبرنامج لأخذها فى الأعتبار مستقبلا.

هذا نموذج مصغر لدورة في إدارة الوقت

 

·         دورات إدارة الوقت غالبا ما تبدأ بتحديد الأهداف

·         هذه الأهداف تسجل و يمكن تجزئتها إلى مشروع ، خطة عمل أو قائمة مهام بسيطة .

·         بعد ذلك يمكن للأنشطة أن تقيم بناء على مدى استعجالها و أهميتها , ثم تحدد الأولويات و المدى الزمنى

·         هذه العملية ينتج عنها خطة لها قائمة مهام أو تقويم زمني للأنشطة

·         العملية كاملة يتم دعمها بمجموعة مهارات تتضمن التحفيز الشخصي , مهارات التفويض , ادوات التنظيم ، و أدارة الأزمات

 

أهداف الدورة

·         تخطيط و تحديد اولويات الأنشطة اليومية بطريقة أكثر كفاءة و انتاجية

·         تخطي مشكلة التسويف سريعا و بسهولة

·         معالجة الأزمات بفعالية و بسرعة

·         تنظيم بيئة العمل و سيولته من اجل الاستخدام الأفضل للوقت

·         استخدام الطقوس لجعل حياتك تسير بنعومة

·         التخطيط للإجتماعات بطريقة أنسب و أكثر فعالية 

الخبر السيء أن الوقت يطير . الخبر الجيد أنك أنت الطيار

(مايكل التشولر) 

تحديد الأهداف "الذكية"

·         تحديد الأهداف هو بمثابة عنصر حرج لاستراتيجيات إدارة الوقت الفعالة

·         عملية تحديد الأهداف يمكن استخدامها في كل نواحي حياتك

·         تحديد الأهداف يكفل لك سبق الأحداث

·         بعض الناس يلقون باللوم لكل ما يجري خطأ في حياتهم على شيء آخر أو على شخص آخر

·         الأناس الناجحون يسخرون أنفسهم للأخذ و للقيام بمسؤولياتهم عن حياتهم بغض النظر عن الأمور الغيبية أو الأحداث الخارجة عن السيطرة

 

الصفات الثلاث للأهداف The Three P’s

 

إن تحديد أهداف ذات مغزى بعيدة المدى يمثل خطوة عملاقة نحو تحقيق أحلامك . و في المقابل ، فإن تحديد و إنجاز الأهداف قصيرة المدى سيساعدك في تحقيق المهام التي تحتاجها لإنجاز تلك الأهداف بعيدة المدى . من المهم أيضا أن تكون متأكدا من أن كل أهدافك تطلق القوة الكامنة في الصفات الثلاث :

إيجابي       Positive

شخصي   Personal

ممكن        Possible

 

الطريقة الذكية SMART Way

SMART هو اختصار للحروف الأولى لمجموعة من الخواص التي يلزم توفرها للهدف لكي يكون واقعيا قابلا للتحقق بواسطة محقق الهدف:

·         متخصص Specific         

·         قابل للقياس   Measurable 

·         قابل للتحقق Achievable  

·         مناسبRelevant             

·         محدد بوقت Timed             

ترتيب الأهداف حسب الأولويات

·         إنجاز الأهداف المثيرة للتحدي يتطلب الكثير من الطاقة العقلية

·         استثمر بؤرة تركيزك العقلي على هدف واحد ، أهم هدف في الوقت الحالي

·         اختر الهدف الذي سيكون له أكبر اثر على حياتك مقارنا مع المدى الزمنى الذي سيستغرقه تحقيقه

·         قسم كبير من تحديد الهدف ليس فقط أن تعرف ماذا تريد ، و لكن ايضا أن تعرف مالذي يتوجب عليك التضحية به في حياتك لتحصل عليه 

تحديد اولويات وقتك

•         إن إدارة الوقت تعني ما هو أكثر من مجرد إدارة وقتنا ، إنها تعني إدارة أنفسنا فيما يتعلق بالوقت

•         إنها تعنى بتحديد الأولويات و القيام بالمسؤولية

•         إنها تعني تغيير العادات أو الأنشطة التي تتسبب بضياع وقتنا

•         إنها تعني أن تكون راغبا في تجريب طرق و أفكار مختلفة تمكنك من إيجاد افضل طريق لتحصل على الاستفادة القصوى من وقتك

قاعدة 80/20

•         إن قاعدة 80/20 و المعروفة ايضا بمبدأ باريتو ، تنص على أن ثمانين بالمائة من نتائجك تأتي من عشرين بالمائة فقط من أفعالك

•         لمعظم الناس ، فتلك القاعدة تعني النزول إلى مستوى تحليل فيم تقضي وقتك

•         هل تركز على العشرين بالمائة من الأنشطة التي تنتج ثمانين بالمائة من النتائج في حياتك؟

مصفوفة العاجل/ الهام ((I

•         إن إدارة الوقت بفعالية ، و تحقيق الأشياء التي تريد تحقيقها يعني أن تقضي وقتك في الأشياء الهامة و ليس فقط العاجلة

-                      الهام : هذه هي الأنشطة التي تؤدي إلى تحقيق أهدافك و لها أكبر الأثر على حياتك

-                      العاجل : هذه الأنشطة تتطلب اهتمام فوري ،  و لكنها غالبا ما ترتبط بأهداف شخص آخر فضلا عن أهدافك انت

عمل صحيفة إنتاجيتك

1.      لكي تبدأ ، احضر كشكولا ذو كعب لولبي و ضع عنوانا له "صحيفة انتاجيتي الشخصية" أو صحيفة انتاجيتي الاحترافية"

2.      عنون كل صفحة باليوم و التاريخ و ما يلزم عمله لهذا اليوم بالتحديد

3.      لاحقا ، رتب أولويات المهام حسب درجة الأهمية

4.      ظلل البنود الثلاث الأولى و ركز عليها أولا

5.      اشطب على البنود بمجرد انهائها

6.      البنود التي لا يتم انهائها ترحل للصفحة التالية

جزّأ ، خصص ، تعامل

·         جزأ: قسم المشروعات الكبيرة إلى مهام محددة يمكن اتمامها في أقل من 15 دقيقة

·         خصص: خصص الأوقات المحددة سلفا لإتمام المهام المحددة مبكرا قدر الإمكان في بداية اليوم

·         تعامل: و الآن بادر بالتعامل مع مهمة محددة مركزا فقط على هذه المهمة و ليس على المشروع ككل

معالجة التسويف

·         التسويف يعني تأجيل مهمة ما (أو عدة مهام) و التي يلزم أن تأخذ اولوية .

·         إن القدرة على التغلب على التسويف ومن ثم معالجة الأمور الهامة و التي لها أكبر الأثر إيجابا على حياتك هي  علامة مميزة لأكثر الناس نجاحا

لماذا نسوّف

·         لا توجد نهاية زمنية محددة

·         الموارد المتوفرة غير مناسبة

·         لا أعرف من أين ابدأ

·         المهمة تشعرني بأنها تستحوذ عليّ

·         افتقاد الحماس للقيام بالعمل

·         الخوف من الفشل أو النجاح

 تسع طرق لمعالجة التسويف

1.      احذف

2.      فوض

3.      افعلها الآن

4.      اطلب النصيحة

5.      قم بتجزئتها

6.      طبق قاعدة ال 15 دقيقة

7.      حدد مدى زمني واضح للانتهاء

8.      اعط نفسك مكافأة

9        قم بإزالة التشويش

 

إدارة الأزمة

•         أول شيء تريد فعله عندما تحدث الأزمة هو التعرف على نقاط الإتصال و إخبارهم بحقيقة الموقف.

•         ثم ينبغي أن تجمع و تحلل المعلومات.

–        مالذي حدث؟

–        ماذا كانت الأسباب المباشرة؟ ما هي الأسباب غير المباشرة؟

–        ماذا سيحدث لاحقا؟ ماذا يمكن أن يحدث لاحقا؟

–        ما هي الأحداث التي ستتأثر بهذه الأزمة؟

–        من أيضا يلزمه معرفة ما يجري؟

•         و فوق كل شيء يجب عليك أن تأخذ وقتا لإجراء بحث مناسب

و ينبغي ايضا أن تتعرف على وقت العتبة (أقل وقت يلزم لفعل شيء ما)

 

الدروس المستفادة

 

•         بعد أن تنتهي الأزمة خذ برهة لتنظر كيف حدثت و كيف يمكن منعها في المستقبل

•         أدوات التخطيط و تحديد الأولويات التي نناقشها في هذه الدورة يمكن أن تساعد في منع هذا النوع من الطواريء . و لكن غالبا ما ستجد أنك تقوم بالتعديل و الإتقان للأسلوب الذي تعمل به ، لذلك فمن المهم أن تتعلم من هذه المرات التي لم تنجح فيها هذه الأدوات .

•         يمكنك حتى أن تكون مجهزا لمواجهة الكوارث التي يمكن توقعها مثل المرض ، الحريق أو السرقات. 

هذا النوع من الدورات والورش يندرج تحت مسمى "تطوير الذات"، ومنه يمكن التفرع بنوع هذه البرامج التدريبية يمكن ان يكون ادارة الوقت في الوظائف الادارية او ادارة الوقت في العمل الصحفي او ادارة الوقت في الازمات، فالموضوع كما يتضح من معناه من شقين: الاول إدارة بكل ما تعنيه هذه المفردة من فهم لحيثيات العملية الادارية من تدريب واشراف وتقييم وتخطيط لكنها في على المستوى الشخصي وليس المستوى المؤسسي العام، ادارة الوقت تعد من الورش التي ترقى بمستوى التخطيط الاستراتيجي الشخصي وهو من الخبرات الاساسية والمهمة في تطوير الذات، افضل الاشخاص الاداريين من يجيد ادارة نفسه اي ادارة وقته والتخطيط للعمل.