ماهو دور قسم الشؤون الإدارية ؟ وماهو الوصف الوظيفي لمدير الشؤن الإدارية ؟

شكرا للدعوة

دور الشئون الإدارية هو تحديد الأهداف التنظيمية، والتخطيط والتنظيم ومتابعة التنفيذ للخطط حسب اللوائح المنظمة والإجراءات المعتمدة

لمهام و المسؤوليات:

1- المشاركة في وضع الأهداف الرئيسية للشركة والمشاركة في صياغتها.

2- إعداد الخطط الفرعية و البرامج التنفيذية الخاصة بالشئون الإدارية بما يحقق الأهداف الرئيسية للشركة.

3- المشاركة في الاجتماعات التي يُدعى إليها وإبداء الرأي في النتائج والقرارات.

4- أرشفة وإصدار كافة القرارات الصادرة عن الإدارة العليا واعتمادها.

5- الإشراف على وضع نظام خاص بتصنيف وترقيم كافة السجلات والمستندات والوثائق الرسمية.

6- مسئول عن إعلان / إعلام جميع العاملين بالقرارات الإدارية بعد اعتمادها.

7- رئاسة و إدارة الاجتماعات الدورية الخاصة بمديرية الشؤون الإدارية والمساعدة في إصدار القرارات المناسبة بناءً على الحقائق الواردة.

8- تنفيذ خطط الجودة المعتمدة الخاصة بالشؤون الإدارية.

9- المشاركة في صياغة وإعداد إجراءات الشؤون الإدارية بالتنسيق مع باقي الإدارات.

10- مراجعة و تدقيق الإجراءات و النماذج و السجلات و التعليمات الخاصة بنظام الجودة عن الشؤون الإدارية قبل اعتمادها من المدير العام.

11- دراسة الشكاوي التي ترد بشأن الشركة وذلك بالاشتراك مع كافة الإدارات والأقسام المعنية بالأمر.

12- التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هي المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين.

13- تطبيق سياسات وإجراءات العلاقات العامة التي تعزز سمعة الشركة في الداخل والخارج.

14- الرقابة على استعمال وصيانة الأجهزة ووسائل النقل والاتصال والخدمات الإدارية الأخرى.

15- مسؤول مسؤولية كاملة عن حملة صيانة السيارات و التعامل مع جهات المرور وكل ما يتبع لهذا الأمر.

16- مسؤول مسؤولية كاملة عن تجهيز وتأهيل مباني الخدمات، واتخاذ ما يلزم من إجراءات وقائية وعلاجية للحفاظ على هذه المباني.

17- مسؤول مسؤولية كاملة عن الأمن والحفاظ على محتويات الشركة من السرقة وله الحق في إصدار التعليمات و القرارات التي تمكنه من ذلك.

18- تدريب الأفراد العاملين بالشؤون الإدارية على أعمالهم و نقل خبرته إليهم.

19- رفع التقارير الأسبوعية و النصف شهرية والشهرية والنصف سنوية والسنوية للإدارة العليا ومناقشة هذه التقارير في اجتماعات الدورية للمدراء.

20- التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هي المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين.

21- مسؤول عن توزيع وتجهيز أماكن عمل الموظفين الجدد بالتعاون مع باقي الإدارات.

22- الإشراف على تأمين احتياجات أماكن العمل بالأدوات المكتبية اللازمة.

23- الإشراف على كل ما يخص أعمال الزراعة والنظافة وتوجيه الأوامر بهذا الخصوص.

24- متابعة تأمين وسائل نقل لكافة الموظفين في الشركة.

25- متابعة تأمين وسائل نقل لكافة المهمات لجميع الإدارات أثناء وخارج أوقات الدوام الرسمي.

26- متابعة عمل شؤون الموظفين والتأكد من استكمالهم للملفات الخاصة بالموظفين وتسجيلهم بمكتب العمل والتأمينات الاجتماعية.

27- تقييم المقترحات الخاصة بتطوير الاجراءات الإدارية التي تتناول الخدمات الإدارية في الشركة.

28- الإشراف والاطلاع على تنفيذ كافة إجراءات التعاقدات الخاصة باستئجار المباني الخاصة بالشركة.

شكرا لدعوتك

قسم الشؤون الادارية يحوي على العديد من الوظائف الادارية البحتة واحيانا الفنية تلحقة بعض الشركات بقسم الموارد البشرية واخرى تلحق قسم الموارد البشرية به ( ولكن حسب خبرتي من المفترض ان يكون قسم مستقل بذاته او على الاقل يديره مشرف لكي لايكون ادارة في حال كانت الشركة لاتبحث عن التكاليف العالية لما لهذا القسم من اهمية ولما ينضوي تحته من مهام جسام ) , حيث يعتبر هذا القسم هو قسم الخدمات الساندة للمنظمة وخاصة اذا كان للمنظمة ( الشركة) فروع كثيرة وموظفين يفوق عددهم عن 200 موظف او ان الشركة لها فروع في اقاليم او محافظات اخرى , اضافة لذلك فان القسم يحوي ضمن عمله العديد من الوحدات من الممكن ان نوجز الدارج منها

• وحدة الارشيف : وهي المسؤولة عن حفظ السجلات والارشفة وحفظ البيانات الورقية واحيانا الالكترونية
• وحدة المشتريات : بما تحويه هذه الوحدة من عطاءات وعروض واشخاص مختصين بعمليات الشراء والتجهيز والبحث عن عروض واسعار ومصادر
• الوحدة الهندسية : للشركات التي تحوي على مباني ومرافق انشائية تحتاج الى صيانة هندسية او مراقبة هندسية دائمة على ان لايكون اختصاص الشركة هندسي او انشائي
• الوحدة الفنية : للشركات الكبرى والتي تحتاج الى فنيين وتقنين لصاينة معداتها واجهزتها ضمن مقرها الرئيسي او فروعها على ان لايكون  نشاط الشركة تقني او فني
• وحدة الصيانة : للالايات والمعدات الثقيلة والمتوسطة وللاجهزة الكهربائية واليات النقل والتأسيسات الرئيسية للشركة وفروعها
• الخدمات المكتبية : وتشمل التصوير والطباعة والترجمة ومراجعة اعلانات الشركة لغويات قبل ارسالها الى الناشر او قسم التسويق والقرطاسية وتوزيعها وتجهيز المكاتب بالحواسيب الشخصية والكراسي واجهزة التصوير والتصوير الضوئي
• خدمات التسليم والتجهيز : وتشمل اصدار براءة الذمة ووصولات استلام القرطاسية والاجهزة المكتبية واي امور اخرى تصدر او تسلم من قبل الادارة للموظفين
• السياقة والتوصيل : بعض الشركات لها سواقين وسيارات نقل اما للبضائع او للموظفين ويتم مراقبة وادارة هذا العمل من قبل ادارة شؤون الموظفين
• التأمينات : بعض الشركات توكل مهمة متابعة التأمينات الصحية وتسجيل الموظفين لدى دائرة التامين الصحي والضمان او مكاتب العمل بالتعاون مع قسم ادرة الموارد البشرية

مدير ادارة الشؤون الادارية مسؤول عن كل ماسبق ذكره ويقوم بتوزيع المهام على موظفيه والتاكد من ان كل الوظائف المذكورة اعلاه قد تم اتمامها بشكل صحيح وكامل على جميع المكاتب مع اتمام جميع الوظائف المرفقة من شراء وتوصيل وصيانة

ملاحظة: يختلف دور ادارة شؤون الموظفين من شركة لاخرى ومن نشاط لاخر وماتم سرده اعلاه يعتبر الحالة المثالية ضمن هيكل تنظيمي مثالي

مع التقدير

قسم الشؤون الإدارية متابعة تنفيذ النظام الداخلي ( علاوات _ إجازات مرضية _مهمات _ إلخ .......) أما المدير متابعة عمل قسمه والإشراف عليه بالإضافة حضور إجتماعات المديرية العامة أو الشركة ..وتنفيذ تعليمات المدير العام ... 

الشئون الادارية باختصار: مهمتها هي تسهيل عمل الموظفين بالمنشأة من توفير السلع والاحتياجات من اداوات تصوير ومكتبية وسكن عمال وكهرباء ونظافة وصيانة ومرافق عامة

شكرا على الدعوة

ماشاءالله على الخبرات الموجودة لدينا بالوطن العربي لا اريد ان ازيد على ما تم من اجابات جزاكم الله كل خير

دور الشؤون الادارية الهتمام بكل ما يخص الاداره من موظفين ومراجعين ..

 الخدمات المكتبية ..

2. الاتصالات والنقل ..

3. خدمات المرافق ..

اتفق مع اجابة الاستاذ عمر سعد

شكرا على الدعوه الكريمه

أؤيد كل ما جاء برد السيد / وائل زايد 

له ادوار عديدة على سبيل المثال تنظيم مواعيد الحضور والانصراف والمرتبات والتامينات الاجتماعية ومتابعة التزام الموظفين

دورها تقديم الخدمات والدعم لاقسام الشركة من خلال تنفيذ الخطط أو تنفيذ سياسات الشركة ، ولا علاقه لها بالتطوير والتنظيم .......... الخ .