هل منصب السكرتارة مهم للادارة وماهي مهامها الاساسية؟

شكرا على الدعوة. ان منصب السكرتيرة مهم جدا ومن اهم واجباتها هي فن ادارة وتنظيم الوقت والاجتماعات وجدولة عمل الإدارة.

شكرا لدعوتك 

نعم مهم للادارة ومهامه كثيرة منها 

- تحديد مواعيد الاجتماعات 

- تلقي الاتصالات 

- تحديد مواعيد السفر 

- الحجوزات الفندقية وحجوزات الطيران 

- الاتصال بباقي الاقسام

- الارشفة

- جدولة الاعمال اليومية والاسبوعية

- الانابة عن القسم او المدير في بعض الاجتماعات

- اعطاء الاوامر نيابة عن المدير في حال غيابه وبما يضمن سير العمل  

شكرا على الدعوه الكريمه

وظيفه السكرتاريه هامه للإداره لا شك فى ذلك،  حيث تتيح للمدير (وبإختصار شديد) إستثمار وقت العمل أفضل إستثمار ممكن بكفاءه وفاعليه لصالح المنظمه

أما عن المهام الأساسيه التى تطلع بها فهى عديده، وتختلف من منظمه لآخرى وإن كان من أهم تلك المهام بصفه عامه ما يلى

- تنظيم المواعيد للقائمين بالإداره

التجهيز ومتابعه التجهيز مع المسئولين لعقد الإجتماعات 

إستلام البريد الوارد للإداره، وعرضه على الإداره ،وأيضا تسليم البريد الصادر للإداره المختصه تمهيدا لإرساله

الحفظ والأرشفه وتنظيم الملفات 

متابعه الموضوعات التى لم يتم الإنتهاء منها تماما ومازالت معلقه مع المسئولين المعنيين بتكليف من الإداره

الرد على الأتصالات الهاتفيه 

القيام بما يتم تكليفها به من أعمال آخرى من جانب الإداره من بعض الأعمال الروتينيه

 

بالطبع مهم جدا للادارة فوظيفة السكرتارية الاساسية هي استلام المكالمات - استلام الملفات بالنيابة عن المدير - توصيل أي معلومة للموظفين بالنيابة عن المدير- العمل على بعض التقارير المهمة السرية التي لا يستطيع الاطلاع عليها أي موظف غير المدير - توجيه الرسائل للموظفين بالنيابة عن المدير - العمل على إدارة بعض أمور الشركة أو المؤسسة ... الخ

نعم وظيفة السكرتير او السكرتيرة مهم لتنظيم الملفات وسهولة الحصول على المعلومات

بالتأكيد، خصوصا في الإدارة العليا 1- معالجة البريد الصادر والوارد2- استقبال الزوار3- الرد على الهاتف4- أعمال الطباعة 5- الحفظ والتصنيف 6- تجميع البيانات 7-تنسيق وجدولة الإجتماعات 8-تعتبر كبوابة رئيسية للمراجعين إلى الإدارة العليا