ما اهم مهام مدير المكتب؟ وما الفرق بينه وبين السكرتير؟

أمين السكرتير مهام

1- تنظيم العمل بالمكتب

2- تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال

3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة

4- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة

5- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج

6- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى

7- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين

8- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل

9- عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى

مهام السكرتير التنفيذي الأمين التنفيذي

1- تحضير المراسلات والتقارير.

2- تحضير مواد العروض التقديمية.

3- تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.

4- تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.

5- متابعة أجندة التقويم المدير العام.

6- إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.

7- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.

8- استقبال الزوار والعملاء.

9- أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.

- إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.

- التعاقد مع شركات الشحن الدولي كال دي إتش إل وال فيديكس.

- الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته

مهام مدير المكتب مكتب مدير

1- ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.

2- تفويض الأعمال

3- تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.

4- التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.

5- إعداد التقارير

6- الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.

7- صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.

8- الاحتفاظ بسجلات الذاتية.

9- تنظيم عملية جلب موظفين جدد.

- ترأس بعض الاجتماعات.

- إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.

- التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.

- القيام بإدارة نظام الرواتب -أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.

- مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.

- مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.

- تأمين الأثاث المكتبي اللازم.

- تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.

- مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.

ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟مفهوم السكرتارية : هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY) والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...تعريف السكرتير : هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...وظيفة السكرتير : 1- معالجة البريد الصادر والوارد ..2- استقبال الزوار..3- الرد على الهاتف ..4- أعمال الطباعة ..5- الحفظ والتصنيف ..6- تجميع المعلومات ...وغيرها ........

مدير المكتب :تتلخص أعماله :  • تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ... • البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس .. • التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدربموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ... • حضور الاجتماعات مع الرئيس ... • حضور المؤتمرات الصحفية ... • مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ... 

شكراً علي الدعوة ... مهامه هي مهام إدارية بالإضافة إلي تنظيم وقت المدير - يمكن القول أن وظيفته تنفيذية وذلك لتمتعه بصلاحيات أكبر من السكرتيرة - ويمكن أن نطلق عليه جزافاً هو مدير أعمال المدير من الناحية الإدارية.

شكراً للدعوة اتفق مع إجابة الأساتذة الأفاضل. 

شكرا للدعوة اتفق مع اجابات الخبراء المختصين

ما شاء الله اجابات رائعة من أ.جورج وأ.سمير وأ. طارق

شكرا على الدعوة

أولا مدير المكتب يعتبر مدير إداري فهو يقوم بالتنظيم و الإشراف على كل الأنشطة و الأعمال لضمان سير عمل المكتب أمل السكرتير فيقوم بضمان الإحتياجات و الترتيبات المتعلقة بالمدير كاستقبال ضيوفه و تحضير المراسلات و التقارير إلى غير ذلك , لذا يمكن محورة أعمالهما في مايلي :

مهام مدير المكتب هي :

- التعامل مع البريد العادي و الإلكتروني

- ترتيب رحلات العمل و الإجتماعات و المواعيد

- إعداد التقارير

- الإشراف على الطاقم الإداري و السكرتاريا

- همزة وصل بين أعضاء فريق الإدارة

- ترأس بعض الإجتماعات

أما مهام السكرتاريا فهي :

- تحضير مواعيد العروض التقديمية

- تأمين الترتيبات عند رحلات المدير

- متابعة أجندة المدير

- إستقبال الزوار و العملاء

- أداء المهام المكتبية من نسخ و تصوير و رقن و طباعة و فاكس و بريد إلى غير ذلك

اتفق مع اجابات

الاستاذ/ سمير عبد الوهاب

والاستاذ / جورجى عاصى

مع تحياتى

اتفق مع الاجابات السابقة وشكرا على الدعوة

شكرا على الدعوة واتفق مع اجابه السادة المتخصصين 

شكرا لدعوتي الكريمة للاجابة على هذا السؤال الجيد والمهم والذي لايعرفه الكثير حيث يعتقد معظم الناس أن السكرتير هو نفسه مدير المكتب

ولكن من وجهة نظري أنه إذا كان هناك بعض التشابه في بعض المهام إلا أن مددير المكتب يتختلف عن السكرتير 

- ومهام مدير المكتب تتضمن بشكل عام :

1. ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.

2. تفويض الأعمال

3. تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.

4. التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.

5. إعداد التقارير

6. الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل. 

7. صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.

8. الاحتفاظ بسجلات الذاتية.

9. تنظيم عملية جلب موظفين جدد.

10. ترأس بعض الاجتماعات.

11. إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.

12. التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.

13. القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.

14. مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.

15. مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.

16. تأمين الأثاث المكتبي اللازم.

17. تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.

18. مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.

- وبالنسبة للفرق بين مدير المكتب والسكرتير :

مدير المكتب هو :

من بتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكل عام ودور مدير المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظر منه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة، وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.

وبشكل عام بنهاية المطاف.. فإن مدير المكتب مسؤول عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.

السكرتير هو : 

من يقوم  بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقية الأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلال أشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء وتنظيم الاجتماعات.

وآسف للإطالة ..... وأشكركم لحسن قراءتكم