هل يتم أرشفة مسودات القرارات والتقارير والتعديلات اليدوية على الأوراق؟!

يمكن للارشيفي حفض كل وثيقة وبرفقتها نسختين فقط ويجب وضع جدولا خاص باقصاء الوثائق

تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالى :(ا) محفوظات نشيطة :وهى الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات الشركة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال، وهى تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أى أنها تحت أيدى الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم .(ب) محفوظات متوسطة النشاط:وهى ما يطلق عليها ( المؤقتة ) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في الشركة ، وهذا النوع من المحفوظات أما أن يحفظ بوحدات اللامركزية في الإدارات ، أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزى بمركز الاتصالات والمحفوظات ، وذلك وفق التنظيم الإدارى المتبع في كل منظمة.(جـ) محفوظات غير نشطة :وهى السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعوا الحاجة للرجوع إليها ربما لانتهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات طويلة عليها – هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة ، منتهية).(د) المستديمة :وهى الأوراق والسجلات التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ، وهذه لا يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات الدول والأوامر والقرارات السارية المفعول وغيرها مما تعتبر مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ .(هـ) المنتهية :وهى الأوراق التي انتهى العمل بها تماماً أو ليس لها أى قيمة مثل : المسودات والصور الزائدة من المراسلات الصادرة والدعوات إلى اجتماعات ، وبطاقات التهانى بالأعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير عليها ، وكذلك الموضوعات المنتهية فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها

لا يجب حفظ المسودات في الارشيف 

لانه ببساطة لا يجب ان يحتوي على المسودات بل  الارشيف يجب ان يحتوي على الوثائق الرسمية القابلة للحفظ المؤقة او القابلة للحفظ الدائم

من الاخطاء الشائعه احفظ نسخه من كل شيء مما يزيد من تكدس الوثائق وازدياد عدد الملفات فاذا صدر التقرير بشكله النهائي وتم اعتماده من الجهات المسؤولة لا داعي لحفظ اي مسودة بعدها