ماهي ادوات العمل الارشيفية وهل هي الركيزة الاساسية للتصرف الوثائقي الارشيفي؟

السلام عليكم موضوع مذكرتي تقييم وسائل البحث الأرشيفية. ماهو التساؤل الرئيسي المناسب؟

الادوات الواجب استعمالهاف في الارشيف :

-1 - المحل و  يجب ان تتوفر فيه : المساحة و العلو. التهوية . الرطوبة و درجة الحرارة 

-2 - الرفوف المعدنية من النوعية الرفيعة

-3 - طاولات لكي نضع عليها الوثائق .لانها لا يجب ان توضع على الارض اثناء فرزها

-4  - وضع الستائر على النوافذ

-5 - توفير مطفاة الحرائق بمدخل المحل

-6 - توفير العلب و الخيط و الغراءو الخيط

-7 - توفير الحاسوب و الطابعة

-8 - توفير فير الهيكل التنظيمي للمؤسسة

-9 - توفير العامل المختص في التوثيق و الارشيف

أدوات العمل الأرشيفية هي السجلات للتسجيل العلب للحفظ وكدلك الحسوب

 

نحتاج الى العلب الارشيفية لحفظ الملفات   الادارية وايضا الى السجلات لتسجيل جميع معلومات الملفات الادارية وذلك لتسهيل عملية البحث

اولا يجب معرفة المؤسسة و الهيكل التنظيمي للمؤسسة من اجل التفريق بين ارشيف كل هيئة

ومن هنا تبدأ تتضح اولى معالم التصنيف و الترقيم

ثانيا، يجب جرد كل وثائق الارشيف دون استثناء مهما كان نوعها او وعاءها

ثالثا، التخلص من كل ما ليس له علاقة بالارشيف (الاوراق البيضاء مثلا)

اعداد مسودة مدونة و ارسالها الى كافة هيئات المؤسسة لتحيينها و المصادقة عليها

ان هذه المدونة هي الركيزة الاساسية لمعرفة الوثائق التي تنتجها المؤسسة خلال تأدية مهامها، و تتضمن كل المعلومات التي تساعد الارشيفي على تأدية المهمة على اكمل وجه. 

ان قواعد حفظ الارشيف موحددة و مقننة، و الارشيفي يصنع الفارق باستعمالها في محيط خاص بالمؤسسة التي يعمل بها

و يضع بصمته الخاصة في تطبيقها من خلال ادخال التكنولوجيات المتاحة من اجل القيام بمهمته.

يفضل ان يكون هنالك نظام الكتروني وتقوم بالارشفة الوثائق باعطاء كل وثيقه رقم متسلسل وتقوم بعمل لها مسح ضوئي ثم اضافتها بالنظام وبعد ذلك تحفظ الوثيقه بالملف الورقي ...طبعا النظام الالكتروني له فؤاد عدم او تلاشي للضياع بالاضافة للسرعه باسترجاع المعلومات