عند انتهاء أعمال الدورة المالية في معظم الشركات يبقى بعض المستندات الغير مستخدمة "فواتير,سندات,...." ما هو التصرف الأمثل بالنسبة لها هل تتلف أم تحفظ؟

أعتقد لا توجد شركة الأن تستخدم هذا النظام المكلف 

حيث أغلب الشركات تعمل علي طباعة جميع المستندات المالية ( أوامر الدفع ، سندات القبض ، فواتير مجدولة ، ،سندات الأدخال ، تسلسل نماذج الجرد المستودعات ، نماذج جرد الخزينة ( العهد ) ، نماذج سندات تسلم وأستلام المخزون ) .. بدون تاريخ محدد .

وتترك تحديد التاريخ فارغ .. للتعبئة في تاريخة و علي حسب الأستخدام .

ولكن خاصية أعدام المستندات و الفواتير بعد كل سنة أو دورة مالية ..  فهذا يرفع المصروفات العامة .

اتفق مع ما ذكره الاستاذ حسين ولكن

من وجهة نظرى ان الطريقة الاخرى افضل وهى عدم كتابة السنة المالية على المطبوعات وعند الانتهاء من العام المالى يستمر العمل على نفس المطبوعات .

إذا كانت المستندات تخص دورة مالية محددة كأن يكون مطبوع عليها السنة التي تخصها2014 مثلاً فيتوجب اتلافها و عمل محضر بالاتلاف بناء على محاضر تكون أعدت سابقاً بأرقام آخر المستندات المستخدمة و هذا ما أقوم به شخصياً كل عام

أما إن لم تكن المستندات تخص سنة معينة فيمكن استخدامها في السنة التالية و هذا يساهم في تخفيض التكاليف و لكن لا يتم الاحتفاظ بها دون استخدام لأن أي استخدام خاطئ لها قد يكون له نتائج كارثية على عمل الشركة

اذا كان المقصود مطبوعات فارغة فيمكن استخدامها لفترات تالية

اما اذا كان المقصود مستندات مدون بها بيانات فيتم عمل ارشيف لها

ويمكن تبويبها حسب الاهمية ويتم تشكيل لجنة لأعدامها بعد خمس سنوات والمستندات الاكثر اهمية عشر سنوات

اتفق تماما مع إجابة الاستاذ / شريف 

واضيف واشير الى ان العديد من الشركات الان بها تطور تكنولوجى حيث تقوم بطباعة كافة مستنداتها من على البرنامج وتربطها باى حركات مالية مع بعضها البعض وذلك للحد من الإختلاسات والكوارث 

والبعض الأخر مطبوعاته تكون غير محددة التاريخ فيقوم بتعبئتها يدويا على الرغم من ان هذا أيضا يؤثر على الرقابة المالية ويضعفها 

يجب استخدماها بشرط عدم ذكر السنة على هذه المطبوعات عند الطباعة

تحفظ في الارشيف لحين الانتهاء من الفحص الضريبي لها 

حسب القانون المعمول في كل بلد وفقا للقانون التجاري اليمني يجب الاحتفاظ بها10 سنوات

الشركات الناجحة بتقوم بطباعة مستنداتها لاكثر من فترة مالية ( سنة مالية ) وبالتاللى يكون المستند مطبوعا كاملا عدا خانة التاريخ بتكون بطريقة لكى يتم استعمال المستند اكثر من سنة مالية كالاتى    /     / .....2

وبذلك يمكن ااستعمال المستندات حتى عشر سنوات ، غير ذلك يجب اعدام المستندات المطبوعة لسنة مالية طالما لم يتم استخدامها 

ومتفق مع الاستاذ حسين من  لابد من اعدامها 

يجب التخلص منها بشرط ان تكون مسجله فى دفاتر منيول او على

برنامج محاسبى يتم حفظ نسه منه فى الشركة للاحتياج فى اى وقط

بسم الله الرحمن الرحيم 

اتفق مع الاخوة الزملاء فى امكانية استخدام المستندات طالما لم يدون عليها تاريخ محدد .