كيفية عمل الدورة المستندية لعملية الشراء؟

• الدورة المستندية للمشتريات :

  1- طلب شراء من الادارة الرغبة فى الشراء موضح به مواصفات الاصناف وكمياتها 

  2- توقيع السلطة المفوضة على طلب الشراء ( مدير الادارة الراغبة فى الشراء مثلاً )

  3- موافقة السلطة المصرح لها .

  4- توجيه الطلب الى ادارة المشتريات 

  5-  تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات على الاقل وتختار العرض الاقل 

  6- تحرر ادراة المشتريات امر توريد للبائع محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة 

  7- يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام وفواتير الشراء 

  8- يتم ارسال الفواتير الى ادراة الحسابات لاصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة المورده 

  9- يتم تسليم الشيك الى المورد .

  10- يتم تسجيل العملية فى السجلات وتسجيل المورد فى سجل الموردين 

- طلب الشراء بواسطة المخزن او القسم الطالب

- اعتماد طلب الشراء من الشخص المسئول سواء مدير الانتاج او المدير العام

- اذا كان الصنف يتم طلبه لاول مرة يتم طلب3 عروض اسعار من3 موردين

- بعد المفاضلة يتم ارسال امر شراء الي المورد الافضل من ناحية الجودة و السعر و التسهيلات

- عند ورود الصنف المطلوب يتم فحصة ثم عمل اذن اضافة به الي المخازن

- يتم تحويل اذن الاضافة الي الادارة المالية للمراجعة و انشاء فاتورة المشتريات

- يتم تحرير طلب اصدار شيك او طلب صرف نقدية حسب المتفق عليه