ماهي مسؤوليات موظف الاستقبال الناجح ؟

أولاً السؤال أستاذتى الفاضلة يجب إعادة صياغته فمسؤوليات موظف الإستقبال لا تقيم بالنجاح أو الفشل لأنها فى النهاية مهام لابد أن ينفذها حتى ينجح لكن موظف الإستقبال الناجح لابد أن يكون لديه مهارات حتى ينجح ويتفوق عن غيره وعلى سبيل المثال :

•           الحفاظ على الوجه المبتسم دائما :

الإبتسامه يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الإستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه ،و ان يكون واجهة ودية في كل وقت. ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. لا تظن أن الإبتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.

•          تنميه مهارات الاتصال :

إعطى العملاء المعلومات المفيده لهم, بدلا من الانغماس فى محادثة طويلة لا لزوم لها لا تساعدك على تحقيق مهامك. الأصح أن تكون متوازنا فى محادثتك معهم. الإجابه السريعه  المهذبه تقوم بهذه المهمة نيابة عنك.كما سيكون من الأفضل أن  تعرف البيانات والمعلومات المتعلقة بالمنتج والمنشاه التي تعمل بها لترد على أي استفسار يوجه لك.

•         مراعاه الوقت :

لا تجعل الزوار فى مكتب الاستقبال أو على التليفون ينتظروا أكثر من اللازم.  مع الاحترام والمجاملة وفر احتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. قد لا تكون قادرا على التوصل الى حل مبكر لمشكله ما, أو الموظف المطلوب مشغول عليك الإعتذار بادب للعميل و إشرح سبب التأخير .

•           رفع حجم الاستعداد الإدارى :

العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع العملاء ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المنشأه . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب العملاء.  علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.

•          ممارسة فن تعدد المهام :

أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.

باختصار مسئولياته

استقبال المراجعين

الرد على الهاتف واستفسارات العملاء

خدمة المراجعين وفتح ملفات وتوثيق بياناتهم وتسجيلهم لديه واخذ صور من الاثبات الشخصي له وعمل سكان له

تنسيق وترتيب وتنظيم عمليات الدخول والخروج وساحة الانتظار

يجب أن يدرك الشخص الذي يعمل بهذه الوظيفة أنه يعد واجهة الشركة أو من بمثابة يمثلها أمام العملاء ،و من الضروري أن يكون لديه مجموعة من المهارات التنظيمية التي تساعده على تنظيم المواعيد ،و الأحداث ،و الإجتماعات ،و كذلك القيام بأداء مهامه الوظيفية دون تقصير ،و كذلك القيام بأداء أكثر من مهمة في نفس الوقت بنجاح شديد .

من موصفات موظف الأستقبال الهامة ان يتحدث العديد من اللغات الاجنبية  ويجب ان يكون لديه شخصية قوية و يتعامل مع جميع المشاكل بكل هدوء واحترام و سرعة حلها و يجب ان يكون لديه معلومات عامة وثقافية وكيفية التعامل مع النزلاء والشركات وايضا يجب عليه ان يسمع جيدا قبل ان يتحدث ويعلم جيدا انه يمثل اسم الفندق والعامليين به حيث انه يتواصل مع النزلاء والعامليين وادارة الفندق

العمل من اجل راحة العميل وتكون واجهة الشركة 

اخي الفاضل محمود

نشكر لكم حسن اجابتكم التفصيلية على السؤال المطروح من قبلنا

السلام عليكم أولا : الأخلاق - حسن الإستقبال - الإبتسامة - حسن النية - مهارات الإتصال والحوار - مهارات الإقناع .

الاحترام الزى الكويس المعاملة الكويسة الامان الابتسامة