في حالة عدم توازن ميزان المرجعه ... ما الطرق المتبعه لكشف الخطاء؟ وكيف تتم معالجته؟

معظم الاجابات انحصرت ما بين النظام اليدوي والاكسيل لكن في حاله البرامج الجاهزة .لا يمكن طباعه القيد الا في حاله اذا كان متوازن . وقد تكمن المشكله في ارصدة بدايه الفترة . او حينما تظهر بعض الحسابات بارصدة عكس طبيعتها مما يشير الي وجود خطأ ويؤدي الي عدم تساوي طرفي الميزان .

إن إعداد ميزان المراجعة وتوازنه لا يعني بشكل مطلق صحة تحليل وتسجيل العمليات المالية وترحيلها إلى الحسابات المناسبة, فهناك أخطاء لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة,فمثلا المبالغ المدفوعة مقابل الحصول على بضاعة إذا سجلت عن طريق الخطأ في الجانب المدين في حساب المباني بدلا من الجانب المدين من حساب المشتريات فان ميزان المراجعة يبقى متوازنا وكذلك إذا حذفت عملية مالية بالكامل من دفتر اليومية أو من دفتر الأستاذ فذلك لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة , أما إذا كان الحذف في جزء من العملية المالية بمعنى طرفها المدين مثلا دون تسجيل طرفها الدائن,فإن ميزان المراجعة لن يتوازن,ومن ذلك نستنج إن ميزان المراجعة بمثابة وسيلة تأكد مبدئي من توازن الحسابات في دفتر الأستاذ وليس دليلا قاطعا على صحة هذه الحسابات.

وقد يحدث عدم التوازن في ميزان المراجعة نتيجة خطأ واحد أو عدة أخطاء ولاكتشاف هذه الأخطاء فلابد من إتباع إجراءات معينة مرتبة وفق تتابع منطقي ويمكن توضيح هذه الإجراءات كما يلي:

1. التحقق من جمع خانتي ميزان المراجعة ويمكن إجراء ذلك بإعادة جمعها بطريقة مختلفة مثل الجمع من أسفل إلى أعلى هذا في ظل استخدام النظام اليدوي, أما في ظل استخدام نظام الكمبيوتر مثل الإكسل فإنه في العادة لا يتم جمع أحدى خلايا الميزان وبالتالي يتم مراجعة صيغة الجمع للتأكد من ذلك.

2. أما إذا لم يكن الخطأ ناتجا من جمع خانتي الميزان و يجب تحديد الفرق في الميزان والذي غالبا ما يرشدنا إلى مصدر الخطأ فإذا كان الفرق يقبل القسمة على رقم (9) فعندئذ قد يكون سبب الخطأ كتابة مبلغ معين بطريقة عكسية , فعلى سبيل المثال إذا فرضنا أن رصيد حساب الصندوق هو2, ريال وتم نقله إلى الميزان بطريقة عكسية حيث كتب2, ريال, ففي هذه الحالة يكون الخطأ (الفرق) هو ريال وهو يقبل القسمة على رقم (9) مثل غيره من الأخطاء المماثلة. وهناك طريقة أخرى نستخدم فيها فرق الميزان للكشف عن سبب الخطأ فإذا فرضنا أن رصيد حساب المعدات المكتبية كان مدينا بمبلغ ريال , وأثبت خطأ في خانة الدائن بميزان المراجعة, ففي هذه الحالة سوف يكون الفرق قي مجموع الميزان ضعف مبلغ ريال أي ريال , ومثل هذه الأخطاء التي تنتج من إثبات مبلغ مدين في خانة الدائن أو العكس, ويمكن الكشف عنها بسهولة إذا راجعنا المبالغ المثبتة في خانتي ميزان المراجعة وبحثنا عن مبلغ يعادل مبلغ الفرق تماما, فقد يحدث هذا الخطأ نتيجة ترحيل الطرف المدين لعملية معينة دون ترحيل الطرف الدائن لها.

3. مقارنة المبالغ المثبتة في ميزان المراجعة مع تلك الموجودة في دفتر الأستاذ, بحيث نضمن أن أرصدة كل حساب في دفتر الأستاذ تم إدراجه في الخانة الصحيحة بميزان المراجعة.

4. إعادة ترصيد كل الحسابات بدفتر الأستاذ.

5. تتبع كل عمليات الترحيل من دفتر اليومية إلى الحسابات بدفتر الأستاذ.

استاذ عبد العزيز اجاب بطريقة ممتازة ولكن اضيف اضافة بسيطة :

طرق كشف الاخطاء فعليا مراجعة القيود وخاصة فى الشهر الذى يحتمل فيه الخطأ وهو الشهر الذى به كم من القيود المتشابهة ومن رايى يجب المراجعة على قيد قيد حتى تصل الى الخطأ وخاصة خطأ  تشابه الارقام بمعنى رقم فى المدين ممكن يكتب فى الدائن وهذا اكثر الاخطاء شيوعا ويظهر مع كثر حجم العمل المحاسبة نفسه  افضل طريقة المراجعة بشكل دقيق وخاصة الارقام الترحيل والتاكد من التوزان ... اما المعالجة اصلاح الخطأ نفسه من خلال كشف القيد المعنى بالخطأ وعكسه او تصحيحه حسب الحالة لعمل التوزان وارى من الافضل مراجعة الموزاين يوميا خاصة مع وجود البرامج الجاهزة الخاصة بالمحاسبة ....... اصبحت العملية فى متتهى السهولة ............ واخيرا شاكر للدعوة الكريمة