ماهو الفرق بيت الوثائق والمحفوظات؟

الوثائق هي عبارة عن المادة الورقيه التي سوف نقوم بحفظها لتلاشي الضياع . اما المحفوظات فهي عبارة عن كل ما تم حفظه سواء الكتروني او على اقراص مدمجة او بالملفات

الوثائق قد تكون جزء من المحفوظات بينما المحفوظات يمكن ان تكون وثائق ,كتب , خرائط قديمة ,اوعية التسجيل ......

الوثائق تعتبر الوثائق من اهم اوعية حمل المعلومات التي لايسهل التعامل معها مثل باقي المواد المنشورة فهي نتاج غير مقصود يهدف الي تادية نشاط ما ولها طبيعة خاصة في الاستخدام مثل الكتاب ويكسب تنمية من التخصص الدقيق المرتبط بما يحمل من مميزات وبنوعبة النشاط والفكر الانساني ومميزاته ،ويرتبط في انجازه وجواده علي ماينتج من معلومات ،والخبرة او المعلومة او الفكرة ان لم تسجل ولم تنقل اللاخرين تعتبر غير موجودة بينهم بالنسبة لهم وهذه الحقيقة هي التي جعلت الانسان يدرك اهمية الوثائق ومايحيط بها من معلومات وحقائق متنوعة ويحفظها باشكال مختلفة ولاسباب متعددة من اهمها ضعف طاقة الذاكرة الطبيعية في الاحتفاظ بتفاصيل مايمر به من وقائع واحداث علم الوثائق وتعريف الوثيقة تنحصر اهتمامات علم الوثائق علي الوثائق المكتوبة ، المعتمدة بتصديق رسمي ،التي تتصف بكونها عملا اداريا او قانونيا يعتد به ،وقد تكون غير ذلك متل خطب ومذكرات الزعمات ومراسلتهم الشخصية . تعريف الوثيقة كتر الوثيقة كتر الجدل في تعريف الوثيقة وانواعها من كونها رسمية او غير رسمية مكتوبة او غير مكتوبة ذات صفة قانونية او غير قانونيةوتعرف علي انها هي كل مدون يعطينا صورة او جزء من صورة للمجتمع البشري وكل مايحيط به كونيا في زمان معين ومكان معين . اما المحفوظاتتعريف المحفوظات: اساس الوثائق التي تتنج من نشاط اي جهاز اداري خلال عمليات تبادل المعلومات والبيانات والاجراءات في الشؤون الادارية والمالية والفنيةوالعامة وللمحفوظات نوعان مميزان هماالنوع الاول :المحفوظات النشيطة :وهي الاوراق والملفات التي لازالت مطلوبة للعمل في الجهاز الاداري والتي تنتقل من مكتب الي اخر خلال المعاملات الاجرائية وهذا النوع يتطلب الرجوع اليها لاستكمال الاجراءت او اخد البيانات والمعلومات منها.النوع التاني: المحفوظات غير النشيطة :هي الاوراق والملفات التي انتهي العمل منها واصبحت غير مطلوبة في الوقت الحاضر . وتعني المحفوظات عدة اشياء 1. المواد التي تحفظ لضرورة الرجوع اليها وهي تكون غالبا في شكل اوراق مجمعة في ملفات 2. تعني المحفوضات المكان التي تحفظ فيه الاوراق والملفات وغيرها وقد يكون هذا المكان وحدة ادارية في شكل ادارة او قسم او مكتب محفوظات او قد يكون مجرد مخزن للحفظ التابع لاحد الاجهزة الادارية 3.وتعني كذلك العمليات التي تتم للرقابة علي الاوراق في مراحل انشائها وتوزيعها وقيدها وفهرتها وحفظها للرجوع اليها بسهولة عند الحاجة.

الوثائق هي كل مدون يعطينا صورة او جزء من صورة للمجتمع البشري وكل ما يحيط به كونيا في زمان معين ومكان معين أما المحفوظات فهي أساس الوثائق التي تتنج من نشاط اي جهاز اداري خلال عمليات تبادل المعلومات والبيانات والاجراءات في الشؤون الادارية والمالية والفنية والعامة