أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
التنظيم الإداري لإدارة المخازن والمستودعات
نظراً لأهمية المخزون كعنصر رئيسي من الأصول المتداولة في أي تنظيم او منشأة، فلابد من الاهتمام المتزايد بالمخزون والمخازن لما له من أثر واضح على تكلفة المنتجات وتكلفة المبيعات.
ولاختلاف أنواع المخزون يختلف معها أنواع المستودعات وانشطتها ( والتي كانت تختلف من منشأة لأخرى حسب نوعها وحجمها ) يختلف معها أنواع المستودعات مثال :
- مستودعات المواد الخام.
- مستودعات المواد النصف المصنعة والمواد تحت التشغيل.
- مستوع المنتجات التامة الصنع والجاهزة للبيع.
- مستودعات مواد التعبئة والتغليف.
- مستودعات مواد الإصلاح والصيانة وقطع الغيار.
- مستودعات المخلفات والمواد الغير صالحة للاستعمال.
- مستودعات المستهلكات والمطبوعات.
كما أن ارتباط كثير من الإدارات بإدارة المستودعات يزيد من التشابك في مدى مسئولية وإدارة المخزون والمستودعات مثال ارتباط إدارة المستودعات بالإدارات التالية :
- إدارة المشتريات.
- إدارة الإنتاج.
- إدارة المبيعات.
- إدارة مراقبة المخزون.
- الإدارة المالية.
- إدارة النقل والحركة.
أيضا هناك كثير من الأنشطة المتعلقة بتنظيم وإدارة المستودعات بشكل يلبي كافة المتطلبات الحالية والمستقبلية ومن هذه الأنشطة :
- انشاء وتنظيم المستودعات.
- الفحص والاستلام.
- التخزين والصرف.
- النقل والمناولة.
- مراقبة المخزون.
ولابد ان نفرق أيضا بين إدارة المخزون وإدارة المخازن – فإدارة وتخطيط المخزون تركز على الأنشطة المرتبطة بتخطيط ومراقبة الأصناف المخزنة لتحقيق مجموعة من الأهداف المطلوب تحقيقها للوفاء باحتياجات المنشأة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة وعدم الاسراف أو إساءة استخدام الموال المستثمرة في تلك المواد. كما يتضمن تخطيط المخزون أيضا تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد الخاصة بالاستثمار في المخزون مثل:
- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من الاستثمار في المخزون.
- تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من أصناف المواد المطلوبة.
- تحديد الأوقات والمواعيد وتواريخ الصلاحية المطلوب توافرها في كل صنف.
- تحديد الاستثمار المالي المطلوب لتوفير هذه الأصناف ومصادر الحصول عليها.
- تحديد السياسات والإجراءات الخاصة بالحصول على الأصناف المطلوبة بالتنسيق مع المشتريات.
- تحديد السياسات والإجراءات الخاصة بالاحتفاظ وبيع الأصناف التامة الصنع والجاهزة للبيع بالتنسيق مع إدارة المبيعات والتسويق.
- تحديد السياسات والاجراءات الخاصة بمراقبة المخزون.
كما لابد من الأخذ في الاعتبار ان الاستثمار في المخزون والمخازن يعتبر تجميد للأموال وتقلل من قيمة النقد المطلوب للإنتاج وتؤثر بالتالي على حجم العائد من استثمار هذه الأموال.
وتعتبر ميزة التحكم في المخزون ميزة تنافسية اذا ان الزيادة في المخزون عن الحد المطلوب يترتب عليه زيادة في تكلفة الاحتفاظ بها ، ونقصانها يترتب عليه فقد جزء من المبيعات.
لاحظنا من الملخص السابق كثير من التداخلات بين الإدارات المختلفة وتنوع المستودعات واختلاف الأنشطة والاهداف والسياسات والإجراءات مما يثير تساؤلاً مهماً ألا وهو: من المسئول؟؟ من المسئول عن المستودعات ومن المسئول عن المخزون امام الإدارة العليا؟
لذا – فهناك ثلاثة أشخاص مسئولين امام المدير العام عن المخازن والمخزون وهم:
- مشرف دعم وتطوير المستودعات:
- ويكون شخص ذو خبرة وحنكة في كيفية تنظيم المستودعات ودعمها وتطويرها ووضع أنظمتها وسياساتها والإجراءات والقواعد الخاصة بالعمل بها ووضع نظام الفهرسة ((barcodes لجميع انواع المواد بالمستودعات بالتعاون مع مشرفي المستودعات الفرعية وكيفية الاستخدام الأمثل لراس المال المستثمر فيها.
- مشرف إدارة مراقبة المخزون:
- ويكون مسئولا عن كيفية تنفيذ الإجراءات والسياسات والأنظمة الخاصة بالحفاظ على المخزون ومستويات تخزينه والجرد المفاجئ والعشوائي لبعض المواد وكيفية الحفاظ على جودة المخزون ومراقبة سياسات الاستلام والصرف وفقا لنوعية المواد المستخدمة ( كسياسة الوارد أولا يصرف اولاً او الوارد أخير يصرف اولاً ).
- مدير المستودعات:
هنا لابد من تحديد شخص قائم بذاته يكون المسئول الوحيد امام الإدارة العليا تتركز في يده كافة مسئوليات إدارة المستودعات والمخزون، ويكون مسئولا عن كافة إدارات المخازن والمستودعات الفرعية وعن مديريها ويرفع كافة التقارير الخاصة بالمخزون والمستودعات للإدارة العليا وله ح حضور اجتماعاتها وله كافة الصلاحيات الإدارية الخاصة بالمستودعات ومنسوبيها.
كما انه مسئولا عن تنفيذ الأنظمة والسياسات والإجراءات الخاصة بالمخازن والمستودعات والمخزون، وتحديد البرامج المطلوبة لها بالتعاون مع مشرف دعم وتطوير المستودعات ومديري الإدارات الأخرى، مع وجود مسئولية تضامنية مع مديري الإدارات الأخرى نظرا للتداخل والتشابك الشديد بين الإدارات مما يتعلق بعملية التخزين واثارها الإيجابية والسلبية على المنشأة.
مشرفو المستودعات الفرعية: تحت إدارة مدير المستودعات ومسئولين امامه عن المستودعات التابعة لهم
وهم مسئولين بالكامل عن المستودعات الفرعية امام مدير المستودعات في إدارة المستودعات الخاصة وتنحصر مسئولية كل مشرف مستودع في كل ما يخص المستودع التابع له من ناحية المخزون وكمياته وجودته وحركته والموظفين التابعين له ورفع التقارير الدورية وأي تقارير مطلوبة لمدير المستودعات والتنسيق مع مديري الادارات الأخرى في ما يتعلق بالمخزون المتاح بالمستودعات في حال وجود اي مشكلة او خلل ، ومسئولين مسئولية تضامنية مع مديري الادارات الأخرى مثال المسئولية التضامنية بين مشرف مستودع المواد الخام وادارة المشتريات وادارة الانتاج ، والمسئولية التضامنية لمشرف مستودع المواد التامة الصنع مع مدير المبيعات ومدير الانتاج ايضاً، اذ أن ضمن مسئوليتهم رفع التقارير الخاصة بالكميات وتواريخ الصلاحية وحركة المواد لمديري الإدارات الأخرى كل حسب تخصصه.
ويعتبر الثلاثة اشخاص آنفي الذكر مسئولية مجتمعين عن :
- الاستخدام الأمثل لنماذج الصرف والإضافة والاستلام والتسليم والحصر والجرد وكافة النماذج المطلوبة لأعمال المخازن والمستودعات.
- ربط كافة العمليات الخاصة بالمخازن والمستودعات والمخزون بالبرامج الخاصة بها والبرامج الأخرى المحاسبية والإدارية والمشتريات والمبيعات ...الخ.
- التركيز على مركزية المخزون لتخفيض راس المال المستثمر فيه والاستفادة من مزايا المركزية وفي نفس الوقت توزيع المستودعات المركزية داخليا الى مستودعات فرعية ( داخلية ) للاستفادة من مزايا اللامركزية في المستودعات والفصل بين المستودعات الفرعية داخلياً.
- التعاون مع إدارة المراجعة الداخلية ( إدارة تابعة للإدارة العليا مباشرة ) في اصدار أي تقارير خاصة بالمخزون والمخازن وتلافي أية ملاحظات سلبية تنوه عنها إدارة المراجعة الداخلية.
هل تحتاج لمساعدة في كتابة سيرة ذاتية تحتوي على الكلمات الدلالية التي يبحث عنها أصحاب العمل؟