ماهى مهام السكرتيره التنفيذية؟

هذا السؤال مكرر ولكن هذه كانت إجابتي عليه

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتيرة التنفيذية

اولا - معالجة البريد

يستلم البريد اليومي

.يفرز البريد الي...

.يعرض البريد على المدير

.يوجه البريد حسب الاختصاص

.يصور البريد الوارد حسب الاهمية

.يوزع البريد على الاقسام المختصة

.يحفظ البريد الموجه للحفظ

.يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر

.يرسل البريد الصادر

 

.ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية

يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف

.يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة

.يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال

.يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص

.يجري الاتصالات المطلوبة للمدير

.يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

 

.ثالثا - اعداد المراسلات :

يحرر المادة المكتوبة

.يطبع المادة المحررة

.يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة

.يصور الاوراق والمستندات المطلوبة

.يصمم النماذج المطلوبة للعمل

 

.رابعا - تنظيم الاجتماعات :

يحجز قاعة الاجتماعات

.يوجه الدعوة للمشاركين

.يجهز قاعة الاجتماع

.يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع

.يدون الملاحظات في الاجتماع

.يعد محضر الاجتماع

.يوزع محضر الاجتماع.

 

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

يسجل بيانات الزوار

.يعرض الاجندة على المدير

.يجهز البيانات المطلوبة

 

.سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

يستقبل الزوار

.يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة

.يقوم باستقبال كبار الضيوف

 

.سابعا - ترتيب السفريات:

يجمع البيانات المتعلقة بالسفر

.يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها

.يجهز ملف السفر

.يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير

.يلغى الزيارة حسب طلب المدير

 

.ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .

يصنف المحفوظات .

يرمز المحفوظات.

يفهرس المحفوظات .

يحفظ المحفوظات .

يتلف المواد المحفوظة.

يحضر الملفات عند الطلب.

 

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

يطلع على ملف المتابعة يوميا.

يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

 

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

يؤمن المواد والمستلزمات.

يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

يستلم المواد والمستلزمات للادارة.

يحضر المصروفات النثرية للادارة.

 

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج

يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج

نحضيركل مايلزم المدير من أوراق ومستندات ليوم العمل . تنسيق المواعيدبحسب الأولوية والأهمية ليوم العمل .ترتيب المستندات والأوراق في المصنفات .إعلام المديربالمواعيد وأهميتها من الإتفاق على الأولويةلليوم القادم

الحفاظ على جداول المُدراء وإدارتها. القيام على تجهيز ترتيبات السفر للمُدراء. القيام على إعداد الفواتير والتقارير المالية. تنسيق وتنظيم الخدمات المكتبية، مثل: السجلات والإدارة المالية وإعداد الميزانية وقضايا الموظفين. الردّ على المُكالمات الهاتفية والمُراسلات. تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال. تجميع البيانات وإجراء البحوث. تجهيز اللوازم العامة للمكتب وتنظيم قاعدة إدارة السجلات. قراءة المذكرات والعروض والتقارير وتحليلها لتحديد أهميتها. توضيح الإجراءات والسياسات الإدارية والتشغيلية للمُوظفين. الإشراف على المُوظفين الآخرين وتدريبهم. مُراجعة إجراءات التشغيل من أجل تحديد إمكانية إجراء التحسينات على مجالات سير العمل أو إعداد التقارير. توفير المعلومات التي يحتاجها المُشرفين والمرؤوسين وزملاء العمل. توفير المعلومات من جميع المصادر ومراقبتها.

لمعرفة مهام وواجبات السكرتير قبل واثناء وبعد الاجتماعات تفضل تجد الجواب بهذا المقالة

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية