How can we record the purchase of raw materials promptly when the supplier’s invoice is received late?

When the company receives the supplier bill late, the purchase of raw materials can be recorded immediately through some accounting procedures. 

عندما تتلقى الشركة فاتورة المورد متأخرة، يمكن تسجيل شراء المواد الخام بشكل فوري من خلال بعض الإجراءات المحاسبية. إليك بعض الطرق:

1. *استخدام حسابات مستحقات المشتريات:*

- *عند استلام المواد الخام*: تسجل الشركة المواد الخام في حساب المخزون، ويتم عمل قيد محاسبي لتسجيل الزيادة في المخزون والالتزام تجاه المورد.

```

من حـ/ المخزون (المواد الخام)

  إلى حـ/ مستحقات المشتريات

```

- *عند استلام الفاتورة*: عند وصول الفاتورة، يتم مطابقة الفاتورة مع مستندات الاستلام والتأكد من صحة المبالغ والتفاصيل. إذا كانت جميع التفاصيل صحيحة، يتم تسجيل الفاتورة في الدفاتر المحاسبية دون الحاجة إلى تعديل قيود المخزون.

```

من حـ/ مستحقات المشتريات

  إلى حـ/ حسابات الدائنين (الموردين)

```

2. *استخدام نظام الشراء والاستلام والفوترة (Purchase Order System):*

- *إنشاء أمر شراء*: عند طلب المواد الخام، يتم إنشاء أمر شراء يحتوي على تفاصيل المواد المطلوبة والكميات والأسعار المتفق عليها.

- *استلام المواد*: عند وصول المواد، يتم تسجيلها في المخزون بناءً على مستندات الاستلام.

- *تسجيل الفاتورة عند وصولها*: عند وصول الفاتورة، يتم مطابقتها مع أمر الشراء ومستندات الاستلام، ومن ثم تسجيلها في النظام المحاسبي.

3. *تقديرات مستحقات المشتريات:*

- *تقدير قيمة المشتريات*: إذا كانت الفواتير تصل بانتظام متأخرة، يمكن للشركة تقدير قيمة المشتريات الشهرية بناءً على الفواتير السابقة وتسجيلها كـ "مستحقات مشتريات" في نهاية كل شهر.

```

من حـ/ المخزون (تقديرات المشتريات)

  إلى حـ/ مستحقات المشتريات

```

- *تسوية التقديرات عند وصول الفاتورة الفعلية*: عند وصول الفاتورة الفعلية، يتم تسوية الفرق بين التقدير والفاتورة الفعلية.

4. *تحسين عملية إدارة الفواتير:*

- *متابعة الفواتير*: يمكن تحسين عملية إدارة الفواتير من خلال متابعة الموردين بشكل مستمر لضمان وصول الفواتير في الوقت المناسب.

- *استخدام التكنولوجيا*: استخدام أنظمة إدارة الفواتير الإلكترونية يمكن أن يساعد في تسريع عملية استلام وتسجيل الفواتير.

باستخدام هذه الطرق، يمكن للشركة تسجيل شراء المواد الخام بشكل فوري حتى عند وصول الفواتير متأخرة، مع الحفاظ على دقة السجلات المحاسبية. 📊

• Record goods on receipt using a Goods Received Note.

• Debit Raw Materials Inventory, Credit GRNI (Goods Received Not Invoiced).

• When invoice arrives: Debit GRNI, Credit Accounts Payable.

• Ensures inventory is updated and liabilities are not understated, 

When raw materials are delivered but the supplier invoice hasn't come through yet, the best approach is to rely on the delivery documentation, like a goods received note (GRN) or internal receiving report. That way, the materials can still be recorded in the inventory system right away. In accounting terms, you'd usually record the materials as inventory and set up a temporary liability, often under something like “accrued expenses” or “goods received, not invoiced.” This lets the books reflect what’s actually on hand, without having to wait on the paperwork. Once the invoice finally arrives, it’s just a matter of matching it up and adjusting if there are any price or quantity differences. This method keeps your records timely and helps avoid inventory mismatches.

When the supplier’s invoice is received late, we can record the purchase of raw materials promptly using an accrual or goods received note (GRN) method. This involves:

1. Recording the raw materials as inventory when they are received.

2. Creating an accrued liability (accounts payable) for the estimated amount if the invoice has not yet arrived.

3. Adjusting the entry later when the actual invoice is received to reflect the exact amount.

This ensures that the financial statements accurately reflect the inventory and liabilities at the reporting date, even if the invoice is delayed.

“If the supplier’s invoice is late, we can record the purchase using an accrued entry. This records the materials and the payable in the correct period, and we adjust it when the invoice arrives.”

Record the purchase when goods are received (using Goods Received Not Invoiced account) and adjust once the invoice arrives.

إذا تأخرت فاتورة المورد، يجب تسجيل شراء المواد الخام فور استلامها بالاعتماد على إشعار استلام البضاعة (GRN) أو مستندات التسليم، وليس انتظار الفاتورة.

1. عند استلام المواد الخام:

• مدين: مخزون المواد الخام

• دائن: بضاعة مستلمة ولم تُفوتر (GRNI) أو التزامات مستحقة

بهذا الشكل يتم إثبات المخزون فورًا مع تسجيل التزام مؤقت حتى وصول الفاتورة.

1. عند استلام فاتورة المورد لاحقًا:

• مدين: بضاعة مستلمة ولم تُفوتر / التزامات مستحقة

• دائن: الدائنون – المورد

وبذلك يتم تسوية الالتزام المؤقت وربطه بالفاتورة الفعلية.

When raw materials are received in the warehouse but the supplier’s invoice is not yet available, the purchase must still be recorded promptly to ensure accurate financial reporting. Waiting for the invoice would understate both inventory and liabilities, and may cause cut-off errors at month-end or year-end. To address this, companies typically use a “Goods Received Not Invoiced (GRNI)” or “Accrued Liabilities” account. As soon as the goods are received, finance should record them at the expected purchase cost, usually based on the purchase order or agreed supplier price. This entry debits Raw Materials Inventory and credits GRNI, reflecting that the company has received goods and owes money, even though the invoice has not been issued.

When the supplier invoice is later received, the GRNI is reversed and replaced with Accounts Payable. If there is a difference between the estimated and actual cost, an adjustment is made either to inventory (if material) or to a purchase variance account (if immaterial). This treatment aligns with IFRS principles—IAS 2 requires inventory to be recorded when control of goods is obtained, IAS 37 requires accruals when obligations can be reliably estimated, and IAS 1 requires that financial statements be prepared on an accrual basis. In this way, inventory and liabilities remain accurate and timely, without waiting for the physical invoice.