أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
متقاربتين في بعض المهام والواجبات عدا أن الفرق بينهما أن مهام وواجبات السكرتير التنفيذي تكون اكثر من مهام السكرتير العادي وحسب نوع الشركة أو المنشأة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ، اختلف الكثير فى هذا السؤال بسبب التشابه الكبير بين السكرتير والسكرتير التنفيذى ومدير المكتب ولكن السكرتير التنفيذى هو نفس السكرتير العادى لكن يزيد عليه بعض المهام ، السكرتير التنفيذى له بعض السلطات ويكون له دور فى التعاقدات والمشتروات فى أى شئ وله سلطة فى اتخاذ بعض القرارت ، لذلك سيكون هذا هوا رأى شخصي ، فهى تختلف بين الشركات والمؤسسات ، السكرتير ممكن أن يكون خاص أو سكرتير للشركة ككل ، والسكرتير التنفيذى نفس الوضع ولكن سأضع مسمى سكرتير تنفيذى خاص = مدير المكتب ، فمدير المكتب هو السكرتير التنفيذى الخاص ، والآتى هو مهام كل منهم :
السكرتير
1- ارسال واستقبال الفاكسات والبريد الالكترونى والعادى وفرزه وتوزيعه على المختصين
2- تحويل المكالمات الهاتفية
3- استقبال الزوار وتنظيم المقابلات
4- حفظ وتنسيق جميع البيانات مثل (أرقام التليفون - الكروت الشخصية – الإيميلات الالكترونية)
5- القيام بالأعمال المكتبية مثل كتابة الرسائل والخطابات وأعمال النسخ والطباعة وغيرها
6- متابعة الاحتياجات للأدوات المكتبية
7- أرشفة وتنسيق الأوراق والمستندات
8- متابعة الصيانة للأجهزة ( صيانة الكمبيوترات – الطابعات – برادات وفلاتر المياه – أجهزة الإنترنت – الأضواء والتكييفات )
9- متابعة النظافة والمحافظة على المظهر العام
السكرتير التنفيذى :
1- ارسال واستقبال الفاكسات والبريد الالكترونى والعادى وفرزه وتوزيعه على المختصين
2- متابعة ارسال واستلام الشحنات والتعاقد مع شركات الشحن
3- الرد على المكالمات الهاتفية أو تحويلها للمختص
4- استقبال الزوار وتنظيم المقابلات وإعداد جدول للمدير العام لتنظيم المقابلات
5- حفظ وتنسيق جميع البيانات مثل (أرقام التليفون - الكروت الشخصية – الإيميلات الالكترونية)
6- القيام بالأعمال المكتبية مثل كتابة الرسائل والخطابات وأعمال النسخ والطباعة وغيرها
7- متابعة الاحتياجات للأدوات المكتبية مع التعاقد على شرائها
8- أرشفة وتنسيق الأوراق والمستندات
9- متابعة الصيانة للأجهزة ( صيانة الكمبيوترات – الطابعات – برادات وفلاتر المياه – أجهزة الإنترنت – الأضواء والتكييفات )
10- متابعة النظافة والمحافظة على المظهر العام
11- التحضير للاجتماعات وتجهيز الأوراق والمستندات وحجز القاعات وتنظيم الاجتماع
12- ارسال الدعوات لحضور الاجتماعات واستقبال الزوار وتوزيع خطة الاجتماع على الحاضرين
13- إعداد أجندة وخطة أسبوعية لأعمال للمدير
14- ترتيب السفريات وحجز التذاكر والإقامة ، والسفر إذا لزم الأمر
15- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية ورفع تقارير دورية عن حالة العمل والعاملين وعرض الشكاوى والاقتراحات
16- يحل محل المدير وله السلطة فى اتخاذ بعذ القرارت نيابة عن المدير
17- عمل كل ما يطلبه المدير فى إطار المقدرة
هل تحتاج لمساعدة في كتابة سيرة ذاتية تحتوي على الكلمات الدلالية التي يبحث عنها أصحاب العمل؟