ما الفرق بين مهام الإدارة المكتبية و السكرتارية؟

– الإدارة المكتبية:

لم تعد وظيفة المكتب في وقتنا الحاضر تقتصر على إستلام البيانات والمعلومات وتسجيلها وحفظها فقط ، بل أصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات وأقسام المنظمة لسرعة إتخاذ القرارات والتخطيط السليم لإعمال المنظمة.

لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب ، أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة. وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للإتصالات والحفظ ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب المنظمات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل ، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الإتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها ، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب.

ولقد زاد من أهمية العمل المكتبي في المنظمات الحكومية والتجارية والبنوك في السنوات الأخيرة ، الإتجاه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة والذي يعتمد في مضمونه على المعلومات في إتخاذ القرارات وإنجاز الأعمال مما جعل البعض يطلق عليه (الإدارة بالمعلومات).

وتعتبر المعلومات أساساً لإتخاذ القرارات الإدارية وتجميع هذه المعلومات وتنسيقها وتداولها بشكل منظم لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الأعمال المكتبية والتي تنتشر في كل ركن من أركان المنظمة. أما– السكرتارية

أولاً - مفهومها :

يطلق لفظ (سكرتارية) على الوحدة التنظيمية التابعة لمديري الإدارات وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوي هذه الوحدة جهازاً بشرياً يسد إليه مهمة إنجاز كافة الأعمال المكتبية المتمثلة في تحرير المراسلات وإعداد التقارير ومعالجة البريد الوارد والصادر وتنظيم أرشيف المكتب وغير ذلك.

ثانياً - تعريفها :

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت وبأدنى تكلفة.

وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب و عجز عن أداء مهمته ، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.

هناك اختلاف كبير بين الإدارة والسكريتارية، الادارة تعني التخطيط والتسيير، أما السكرتارية فمجرد اداة تنفيذ وتنظيم، إذا فالمفهومين مختلفين جدا، لكن باختصار السكرتارية تضم بعض المهام الإدارية ، والإدارة هي الموجه للمهام السكرتارية.

شكرا للدعوة .................. اتفق مع اجابة الاستاذة مها شرف

شكرا لدعوتي للاجابة على سؤالك

وبرأيي قبل أن  نقول أن هناك فرق بين الإدارة المكتبية والسكرتارية يجب ذكر اختصاصات كل منهم

أولا : مدير المكتب :تتلخص أعماله في

• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها .

• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس.

• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها.

• حضور الاجتماعات مع الرئيس .

• حضور المؤتمرات الصحفية .

• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك .

أما أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :

• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز .

• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له .

• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس.

وحفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها 

ومن هنا من وجهة نظري المتواضعة لا أري اختلاف بين الإثنين وذلك نظرا لوجه لتشابه الكبير في المهام الملقاة كل منهما 

وشكرا لحسن قراءتكم

شكرا للدعوة واتفق مع اجابة أ. مها

أتفق مع إجابة الأستاذة ................ مها شرف

تتلخص في ان الادارة المكتبية بالعمل بالسجلات واستلام البيانات والمعلومات  بينما الادارة السكرتارية تقوم بالتعامل مع مدييين والعملاء مباشرة تتلقي التقاريروالبيانات من مديرين  وتتعامل مع العملاء نيابة عن المديرين وتنظيم المواعيدوىتقوم  ايضا بالعمل عن المديرين عن زياادة ضغط العمل

شكرا للدعوة  انا في انتظار  اجابات الخبراء  

شكرا لدعوتك

اتفق مع الاجابة المتميزة للزميلة مها شرف

الاعمال المكتبية تشمل كافة الاعمال المكتبية التي تؤدى داخل المكاتب من ادخال بيانات وحفظها واسترجاعها وامور الطباعة وتحرير المراسلات التجارية

بينما السكرتاريا هي الوظيفة التي تقدم خدمات لادارة سواء كانت فنية مساندة او مكتبية حتى تتمكن جميع الادارات من انجاز المهام